Offenlegungspflichten für Unternehmer

HINWEIS: Dieser Artikel soll – als Service Ihrer IHK Kassel-Marburg – nur erste Hinweise geben und erhebt daher keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Obwohl er mit größtmöglicher Sorgfalt erstellt wurde, kann eine Haftung für die inhaltliche Richtigkeit nicht übernommen werden.

Einleitung

Unternehmen unterliegen verschiedenen Veröffentlichungspflichten. Diese rechtlichen Hinweise sollen Ihnen einen Überblick über die wichtigsten Veröffentlichungspflichten geben.
Der Begriff Veröffentlichung wird hier als Oberbegriff für jede an die Öffentlichkeit gerichtete Bekanntgabe verwendet. Unter diesen Begriff fallen u. a. Offenlegungspflichten und Bekanntmachungen. Beachten Sie bitte, dass die Begrifflichkeiten landläufig oft nicht einheitlich verwendet werden bzw. nicht klar abgrenzbar sind.
Einige Veröffentlichungen müssen von den Unternehmern selbst vorgenommen werden, andere werden von Amts wegen durch die Gerichte durchgeführt. Kommen Unternehmen ihren Veröffentlichungspflichten nicht nach, drohen Zwangs- oder Ordnungsgelder. Im Einzelfall können unterbliebene Veröffentlichungen aber auch zivil- oder strafrechtliche Haftungsfolgen auslösen.
In Deutschland können alle veröffentlichungspflichtigen Unternehmensdaten zentral auf der Internetplattform www.unternehmensregister.de von jedermann abgerufen werden.

Veröffentlichungspflichten der Unternehmen (Registergericht)

Eintragungen bei den Registergerichten (Handelsregister u.a.)

Es existieren zahlreiche unterschiedliche öffentliche Register, wie z.B. das Handels-, Vereins-, Genossenschaftsregister. Das Handelsregister dient der Publikation von Tatsachen, die für den handelsrechtlichen Geschäftsverkehr von Bedeutung sind. Über das Handelsregister besteht die Möglichkeit, sich ein Bild über bestimmte geschäftliche Verhältnisse eines Unternehmens zu verschaffen. Das Handelsregister dient damit dem allgemeinen Anliegen des Handelsrechts, einen sicheren und beschleunigten Geschäftsgang zu ermöglichen. Für Genossenschaften, Vereine, Partnerschaften und rechtsfähige eingetragene BGB-Gesellschaften bestehen spezielle Register bei den Amtsgerichten. Unter der Internetadresse www.handelsregister.de sind die Abrufe von Registerinhalten aus dem
  • Handelsregister,
  • Genossenschaftsregister,
  • Vereinsregister und
  • Partnerschaftsregister
  • Gesellschaftsregister
kostenfrei und ohne Registrierung oder Login möglich.

Wer ist zur Eintragung verpflichtet?

Unternehmen mit Kaufmannseigenschaft sind verpflichtet, bestimmte unternehmensrelevante Tatsachen in das Handelsregister eintragen zu lassen. Eintragungspflichtig sind danach grundsätzlich alle Gewerbetreibenden, ausgenommen sind lediglich Gewerbetreibende, deren Unternehmen nach Art und Umfang keinen kaufmännisch organisierten Geschäftsbetrieb erfordert (Kleingewerbe). Eingetragen werden müssen wegen ihrer Rechtsform: Kapitalgesellschaften (GmbH, AG), Personenhandelsgesellschaften (OHG, KG, einschließlich der GmbH & Co. KG) und EWIV (Europäische wirtschaftliche Interessenvereinigung). Darüber hinaus Einzelunternehmer und BGB-Gesellschaften, wenn ihr Betrieb einen bestimmten Umfang erreicht hat (vgl. § 1 HGB). Wenn die BGB-Gesellschaft über Rechte verfügen will, für die eine Eintragungspflicht in ein öffentliches Register besteht, beispielsweise dem Handelsregister, wird künftig die Eintragung im neuen Gesellschaftsregister zwingend vorausgesetzt. Im übrigen ist die Eintragung freiwillig. Das Gesellschaftsregister wird von den Amtsgerichten, die auch für die Handels-, Genossenschafts-, Partnerschafts- und Vereinsregister zuständig sind, geführt.

Einzutragende Tatsachen

Die einzutragenden Tatsachen ergeben sich grundsätzlich aus den jeweiligen gesetzlichen Bestimmungen. Es kann zwischen eintragungspflichtigen und eintragungsfähigen Tatsachen unterschieden werden.
Eintragungspflichtige Tatsachen
Eintragungspflichtige Tatsachen sind solche Umstände, die z.B. beim Handelsregister zur Eintragung angemeldet werden müssen.
Gründung
Zu Beginn ihrer Tätigkeit müssen alle eintragungspflichtigen Unternehmen ihre Gesellschaft in das Handelsregister eintragen lassen, §§ 29, 1 HGB („Betriebsbeginnpublizität“). Jeder Kaufmann ist verpflichtet, seine Firma, den Ort und die inländische Geschäftsanschrift seiner Handelsniederlassung bei dem Gericht, in dessen Bezirke sich die Niederlassung befindet, zur Eintragung in das Handelsregister anzumelden.
Laufender Betrieb
Nach der Anmeldung eines Unternehmens zum Handelsregister bestehen auch im laufenden Geschäftsverkehr vom Gesetz vorgegebene Eintragungspflichten. Einzutragen sind beispielsweise:
  • Änderungen der Firma
  • Die Erteilung der Prokura
  • Das Erlöschen der Prokura
  • Die Verlegung des Sitzes eines Unternehmens
  • Die Errichtung einer Zweigniederlassung
  • Die Aufhebung einer Zweigniederlassung
  • Das Erlöschen der Firma
Neben den allgemeinen bestehen auch rechtsformspezifische Eintragungspflichten. Einige davon sind hier für die jeweiligen Rechtsformen beispielhaft (nicht abschließend) aufgeführt.
Bei der OHG sind dies der Eintritt eines neuen Gesellschafters sowie das Ausscheiden von Gesellschaftern. Weiterhin die Änderungen in der Vertretungsbefugnis der Gesellschafter. Auch die Auflösung und Liquidation der Gesellschaft führen zu weiteren Eintragungspflichten.
Bei der KG der Eintritt und das Ausscheiden von Komplementären und von Kommanditisten. Darüber hinaus sind Erhöhungen oder Herabsetzungen der Haftsummen der Kommanditisten in das Handelsregister durch sämtliche Gesellschafter einzutragen (§ 175 HGB). Auch die Auflösung und Liquidation der Gesellschaft führen zu weiteren Eintragungspflichten.
Bei der GmbH sind die Bestellung und Abberufung eines Geschäftsführers sowie Änderungen der Vertretungsbefugnis der Geschäftsführer eintragungspflichtig. Weiterhin sind in Bezug auf das Stammkapital Kapitalerhöhungs- sowie Kapitalherabsetzungsmaßnahmen anzumelden. Auch andere Änderungen des Gesellschaftsvertrags bedürfen der Eintragung, da sie erst mit Eintragung in das Handelsregister wirksam werden. Der Auflösungsbeschluss und die Liquidation der Gesellschaft lösen weitere Eintragungspflichten aus.
Bei der AG sind die Bestellung, Abberufung (oder Amtsniederlegung) von Vorstandsmitgliedern oder die Änderung ihrer Vertretungsbefugnis einzutragen. Weiterhin sind Beschlüsse über Erhöhung sowie Herabsetzung des Grundkapitals anzumelden. Auch die Abwicklung und deren Schluss begründen Eintragungspflichten.
Bei der eingetragenen BGB-Gesellschaft (eGbR) bestehen Mitteilungspflichten gegenüber dem Gesellschaftsregister. Ändert sich der Name der eingetragenen Gesellschaft, der Sitz, die Vertretungsbefugnis der Gesellschafter oder tritt ein Gesellschafter aus oder ein, muss dies beim Gesellschaftsregister notariell zur Eintragung angemeldet werden. Ändert sich die Anschrift der eGbR, so kann dies von der Gesellschaft selbst angemeldet werden. Auch die Löschung löst Eintragungspflichten aus.
Weitere Pflichten zur Anmeldung und Eintragung ergeben sich für Unternehmen bei einer Umwandlung nach dem Umwandlungsgesetz.
Eintragungsfähige Tatsachen
Darüber hinaus gibt es eintragungsfähige Tatsachen. Diese können, müssen aber nicht eingetragen werden. Eintragungsfähige Tatsachen sind in der Regel solche, die für den Eintragenden von Vorteil sind, z. B. Haftungsausschlüsse. Daher ist deren Eintragung freiwillig. Eintragungsfähig sind allerdings nur Tatsachen, deren Eintragungsfähigkeit das Gesetz festlegt.
Beispiel: Eintragung eines Haftungsausschlusses bei Erwerb eines Handelsgeschäftes nach § 25 Abs. 2 HGB. Dieser Haftungsausschluss wird allerdings auch erst durch Eintragung in das Handelsregister wirksam.

Form und Frist der Eintragung

Eintragungen in das Handelsregister erfolgen grundsätzlich aufgrund einer entsprechenden Anmeldung. Die Anmeldung muss den Antrag enthalten, eine bestimmte Tatsache ins Handelsregister einzutragen.
Bei der OHG und KG müssen die Anmeldungen grundsätzlich von allen Gesellschaftern vorgenommen werden. Dies betrifft auch die nicht vertretungsberechtigten persönlich haftenden Gesellschafter und Kommanditisten (vgl. § 106 Abs. 7 HGB). Bei der GmbH und AG sind die jeweils nach außen vertretungsberechtigten Organe (Geschäftsführer bzw. Vorstand) anmeldepflichtig.
Hinweis: GmbH-Geschäftsführer sollten dabei beachten, dass sie nach ihrer Abberufung als Geschäftsführer oder Niederlegung des Geschäftsführersamtes selbst nicht mehr berechtigt sind, diese Tatsache zur Eintragung in das Handelsregister anzumelden.
Die Anmeldung hat in notariell beglaubigter Form zu erfolgen. Sie muss in elektronischer Form an das Handelsregister gesandt werden. Für die elektronische Übermittlung der Anmeldung ist eine Spezialsoftware erforderlich. Diese steht im Internet zum kostenfreien Download unter www.egvp.de zur Verfügung. Darüber hinaus ist allerdings eine qualifizierte Signaturkarte für die wirksame Übersendung der Unternehmensdaten notwendig. Daher ist es aus Zeit- und Kostengründen empfehlenswert, die mit der Spezialsoftware vertrauten Notariate auch mit der Übersendung der Daten an das Handelsregister zu beauftragen.
Die Anmeldung von eintragungspflichtigen Tatsachen muss unverzüglich erfolgen.
Hinweis: Die Eintragungen im Handelsregister werden nach der Eintragung vom Gericht von Amts wegen in elektronischer Form bekannt gemacht. Dies hat unverzüglich im Anschluss an die Eintragung zu erfolgen. Hierbei wird der Unternehmer nicht mehr tätig.
WARNUNG: Achten Sie auch darauf, dass es in der Praxis vorkommen kann, dass Adressbuchverlage Ihnen unaufgefordert als Rechnung aufgemachte Angebote zur Eintragung Ihres Unternehmens in ein Branchenverzeichnis oder Register zusenden. Diese Angebote können leicht mit einer Rechnung der Justizkasse für die Bekanntmachung verwechselt werden. Da die Angebote häufig mit einem Überweisungsträger verbunden sind, kann durch Zahlung des in Rechnung gestellten Betrages ein Vertrag zustande kommen. Sie sollten beachten, dass diese Angebote nichts mit der Bekanntmachung seitens des Gerichts oder auch mit ihren eigenen gesetzlichen Anmeldepflichten zu tun haben. Sie sollten deshalb vor Zahlung prüfen, welche Leistungen mit dem Angebot verbunden sind und ob Sie den Vertrag auch wirklich abschließen wollen.

Wirkungen der Eintragung

Deklaratorische und konstitutive Eintragungen
Die Eintragung von Tatsachen im Handelsregister hat unterschiedliche Bedeutung. Überwiegend dienen die Eintragungen nur zur Publizierung bereits rechtswirksamer Tatsachen (deklaratorische Eintragung). Daneben gibt es aber auch Eintragungen, bei denen die Rechtswirkung erst mit dieser Eintragung erfolgt (konstitutive Eintragung).
Deklaratorische (erklärende) Eintragungen bezeugen lediglich das Vorliegen von Tatsachen, die außerhalb des Registers bereits eingetreten sind.
Beispiel: Die Eintragung der Firma eines Kaufmannes, der bereits ein Handelsgewerbe betreibt. Dieser Kaufmann ist nicht erst mit Eintragung in das Handelsregister ein echter Kaufmann, sondern bereits zuvor. Die Eintragung hat somit nur rechts bekundenden Charakter.
Beispiel: Die Erteilung der Prokura. Diese entsteht schon mit der Erteilung an den Prokuristen. Die Eintragung der Prokura hat dann nur kundgebenden Charakter.
Konstitutive Eintragungen haben dagegen eine Doppelfunktion. Sie schaffen eine neue Rechtslage und bekunden diese zugleich öffentlich. Die Eintragung wirkt in diesen Fällen rechtsbegründend.
Beispiel: Freiwillige Eintragung eines kleingewerblichen Unternehmens, das nach dem Umfang seiner Tätigkeit nicht zur Eintragung verpflichtet ist (Kleingewerbetreibender): Die Eintragung bewirkt, dass der Kleingewerbetreibende zum Kaufmann im Sinne des Handelsgesetzbuches wird und den für Kaufleuten geltenden Vorschriften unterliegt, z. B.
  • Buchführungspflichten
  • Berechtigung zum Führen einer Firma
  • Berechtigung zum Erteilen einer Prokura etc.
Beispiel: Erst mit der Eintragung in das Handelsregister entstehen die GmbH und die AG als solche, da die Eintragung Entstehungsvoraussetzung ist. Vor der Eintragung bestehen die GmbH und die AG nur in der Form der Vor-GmbH bzw. Vor-AG.
Vertrauensschutz und Haftungsfolgen
Eintragungen im Handelsregister und deren Bekanntmachungen bewirken gegenüber Dritten einen Vertrauensschutz, den sog. öffentlichen Glauben nach § 15 HGB. Dies führt dazu, dass Registerinhalt und -bekanntmachung für und gegen Dritte wirken. Dies gilt selbst dann, wenn der Dritte gar nicht Einsicht in das Handelsregister genommen hat. Grund dafür ist die durch das Handelsregister bezweckte Rechtsicherheit und der Verkehrsschutz.
Bei richtiger Eintragung und Bekanntmachung einer Tatsache im Handelsregister kann sich ein Dritter nicht darauf berufen, er habe die Tatsache nicht gekannt. Ausgenommen sind Rechtshandlungen, die innerhalb von 15 Tagen nach der Bekanntmachung vorgenommen wurden.
Beispiel: Ein Gesellschafter ist aus einer OHG ausgeschieden. Diese Tatsache wurde im Handelsregister eingetragen. Für neu entstehende Verbindlichkeiten der OHG haftet dieser Gesellschafter nicht mehr, auch wenn der Vertragspartner glaubt, er würde weiterhin der OHG angehören.
Bei fehlender Eintragung und Bekanntmachung von eintragungspflichtigen Tatsachen können diese einem Dritten nicht entgegengehalten werden, es sei denn, er hatte Kenntnis von dem Umstand. Der Rechtsverkehr kann sich also auf das Schweigen des Handelsregisters verlassen.
Beispiel: Einem Prokuristen wurde die Prokura entzogen. Der Geschäftsführer hat vergessen, diesen Umstand in das Handelsregister eintragen zu lassen. Dort erscheint der ehemalige Prokurist deshalb weiterhin als (aktiver) Prokurist. Verträge, die von diesem ehemaligen Prokuristen abgeschlossen werden, sind für das Unternehmen deshalb weiterhin bindend.
Bei unrichtiger Eintragung und Bekanntmachung einer eintragungspflichtigen Tatsache kann sich ein Dritter auf die eingetragene Tatsache berufen, es sei denn er kannte die Unrichtigkeit (§ 15 Abs. 3 HGB).
Hinweis: Aufgrund dieser Wirkungen sollten alle eintragungspflichtigen Tatsachen im Eigeninteresse unverzüglich eingetragen werden. Sodann sollten die Eintragung, aber auch deren Bekanntmachung, auf ihre Richtigkeit hin überprüft und gegebenenfalls richtig gestellt werden.
Darüber hinaus kann es bei pflichtwidriger Verletzung von Eintragungspflichten auch zu weiteren zivil- oder strafrechtlichen Haftungsfolgen für die eintragungspflichtigen Vertreter kommen.

Sanktionen bei unterbliebenen Eintragungen

Werden die gesetzlichen Pflichten zur Anmeldung ins Handelsregister nicht erfüllt, ist die Festsetzung eines Zwangsgeldes durch das Registergericht möglich. Das einzelne Zwangsgeld darf 5.000 € nicht überschreiten, vgl. § 14 HGB.

Die Offenlegung des Jahresabschlusses

Kapitalgesellschaften wie beispielsweise Gesellschaften mit beschränkter Haftung und Aktiengesellschaften sowie bestimmte andere Unternehmen sind verpflichtet, ihre Rechnungslegungsunterlagen beim Betreiber des Bundesanzeigers bzw. für Geschäftsjahre, die nach dem 31. Dezember 2021 beginnen, bei der das Unternehmensregister führenden Stelle offenzulegen oder unter gewissen Voraussetzungen zu hinterlegen. Diese Offenlegungspflicht soll es der Öffentlichkeit (Geschäftspartner, Gläubiger, Gesellschafter u. a.) ermöglichen, sich über die wirtschaftliche Lage und die Leistungsfähigkeit eines Unternehmens zu informieren. Damit soll der Gläubigerschutz und die Funktionsfähigkeit des Marktes gewährleistet werden.
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Wer unterliegt der Offenlegungspflicht?

Die Offenlegungspflicht kann auf verschiedenen Gründen beruhen:
Zunächst unterliegen Kapitalgesellschaften und alle Personengesellschaften, bei denen keine natürliche Person unbeschränkt haftet (kapitalistische Personengesellschaften), den Offenlegungsvorschriften nach dem Handelsgesetzbuch.
Sonstige Unternehmen, wie beispielsweise Personengesellschaften, aber auch Einzelkaufleute, können ab einer bestimmten Unternehmensgröße nach dem Publizitätsgesetz zur Offenlegung verpflichtet sein. Kreditinstitute sowie Versicherungsunternehmen unterliegen aufgrund ihrer Betätigung der Offenlegungspflicht.

Kapitalgesellschaften und kapitalistische Personengesellschaften

Die Offenlegungspflicht von Kapitalgesellschaften richtet sich nach den §§ 325 ff. HGB.
Erfasst von der Pflicht zur Offenlegung sind alle Kapitalgesellschaften, wie z. B:
  • GmbH/ UG (haftungsbeschränkt)
  • Aktiengesellschaft (AG)
  • Kommanditgesellschaft auf Aktien (KGaA)
  • eingetragene Genossenschaften (e. G.)
Auch ausländische Kapitalgesellschaften, die eine Zweigniederlassung im Inland haben, sind zur Offenlegung verpflichtet. Diese Pflicht und Ihr Umfang ergibt sich aus § 325 a HGB. Anknüpfungspunkt sind die Unterlagen des Heimatrechts.
Weiterhin sind die offenen Handelsgesellschaften (OHG) und Kommanditgesellschaften (KG) zur Offenlegung verpflichtet, wenn bei ihnen keine natürliche Person haftet, vgl. § 264a HGB, wie regelmäßig z. B.
  • GmbH & Co. KG bzw. GmbH & Co. OHG
  • Genossenschaft & Co. KG
Beim Umfang der Offenlegungspflichten für die vorgenannten Gesellschaften wird nach großen, mittelgroßen und kleinen Unternehmen differenziert. Große Gesellschaften haben sehr weitgehende Offenlegungspflichten, während es für mittelgroße und kleine Gesellschaften Erleichterungen bei der Offenlegung gibt. Zum 17. April 2024 sind Änderungen bei den Schwellenwerten eingetreten. Die höheren Schwellenwerte zur Definition der Unternehmensgrößen nach dem HGB gelten ab Geschäftsjahre, die am oder nach dem 1. Januar 2024 beginnen. Die Unternehmen dürfen die höheren Schwellenwerte aber auch schon für Geschäftsjahre, die nach dem 31.12.2022 beginnen, nutzen.

Kleinst-Gesellschaften
Kleinste Kapitalgesellschaften werden durch das Micro-Bilanzgesetz durch eingeschränkte Offenlegungspflichten entlastet. Eine Kleinst-Gesellschaft liegt vor, wenn die an den Abschlussstichtagen von zwei aufeinanderfolgenden Geschäftsjahren mindestens zwei der drei nachstehenden Voraussetzungen nicht überschreiten:
  • 450.000 € Bilanzsumme nach Abzug eines auf der Aktivseite ausgewiesenen Fehlbetrags (§ 268 Abs. 3 HGB);
  • 900.000 € Umsatzerlöse in den 12 Monaten vor dem Abschlussstichtag;
  • im Jahresdurchschnitt zehn Mitarbeiter.
Diese Regelungen gelten aber auch für sog. haftungsbeschränkte Personenhandelsgesellschaften i. S. d. § 264a HGB. Dies sind offene Handelsgesellschaften (OHGs) und Kommanditgesellschaften (KGs), bei denen keine natürliche Person persönlich haftender Gesellschafter ist bzw. keine Personengesellschaft mit einer natürlichen Person als Vollhafter haftet. Hierzu gehören die Kapitalgesellschaften & Co., wie z. B. der GmbH & Co. KG.
Grundsätzlich müssen diese Gesellschaften nur eine vereinfachte Bilanz und eine vereinfachte Gewinn- und Verlustrechnung erstellen. Ferner wird diesen Gesellschaften freigestellt, ob sie weitere Angaben unter der Bilanz machen oder – wie bisher – einen Anhang zum Jahresabschluss aufstellen.
Zu den Angaben, die unter der Bilanz zu machen sind gehören Angaben über §§ 251 (Haftungsverhältnisse), 268 Absatz 7, 285 Nummer 9 Buchstabe c (z.B. Vorschüsse, Kredite an Geschäftsführer) HGB und im Falle einer Aktiengesellschaft oder Kommanditgesellschaft auf Aktien die in § 160 Absatz 1 Satz 1 Nummer 2 des Aktiengesetzes genannten Angaben. Sofern keine Regelungen getroffen sind sollte erklärt werden, dass diese nicht vorliegen.
Allerdings gelten diese Erleichterungen dann wiederum nicht, wenn die Kleinstkapitalgesellschaften in einen Konzernabschluss einbezogen werden müssen.
Die Bilanz muss nicht mehr veröffentlicht, aber immer noch im Unternehmensregister hinterlegt werden.
Kleine Gesellschaften
Kleine Kapitalgesellschaften sind solche, die mindestens zwei der drei nachstehenden Merkmale nicht überschreiten:
  • 7.500.000 Euro Bilanzsumme
  • 15.000.000 Euro Umsatzerlöse in den zwölf Monaten vor dem Abschlussstichtag
  • im Jahresdurchschnitt fünfzig Arbeitnehmer
Kleine Gesellschaften müssen nur die Bilanz und den – die Bilanz erläuternden - Anhang einreichen, vgl. § 326 HGB.
Sinn und Zweck des Anhangs ist eine den tatsächlichen Verhältnissen entsprechende Darstellung der Vermögens-, Finanz- und Ertragslage des Unternehmens durch ergänzende quantitative und qualitative Informationen, die dem Zahlenwerk der Bilanz und der Gewinn- und Verlustrechnung nicht zu entnehmen sind. So sind beispielsweise die im Jahresabschluss angewandten Methoden der Bilanzierung und Bewertung einzelner Bilanzposten im Anhang anzugeben.
Mittelgroße Gesellschaften
Mittelgroße Gesellschaften sind solche, die mindestens zwei der drei nachstehenden Merkmale nicht überschreiten:
  • 25.000.000 Euro Bilanzsumme.
  • 50.000.00 Euro Umsatzerlöse in den zwölf Monaten vor dem Abschlussstichtag.
  • im Jahresdurchschnitt zweihundertfünfzig Arbeitnehmer.
Sie müssen – ebenso wie große Unternehmen – grundsätzlich alle in § 325 HGB genannten Unterlagen veröffentlichen, können jedoch hinsichtlich des Inhalts der Unterlagen von der Erleichterung des § 327 HGB Gebrauch machen.
Große Gesellschaften
Große Gesellschaften sind solche, die mindestens zwei der drei für mittelgroße Gesellschaften bezeichneten Merkmale überschreiten. Weiter gilt eine Gesellschaft stets als groß, wenn sie bestimmte Voraussetzungen nach dem Wertpapierhandelsgesetz erfüllt.
Große Gesellschaften unterliegen den weitestgehenden Offenlegungspflichten, vgl. § 325 HGB. Sie müssen umfangreiche Unterlagen einreichen, wie beispielsweise den vollständigen Jahresabschluss, d. h. die Bilanz, die Gewinn- und Verlustrechnung und den Anhang.
Konzerne sind erst ab einer bestimmten Größenordnung nach §§ 290 ff. HGB bzw. ab Erreichen der Schwellenwerte des Publizitätsgesetzes zur Veröffentlichung des Konzernabschlusses verpflichtet. Für Genossenschaften bestehen Modifizierungen nach den §§ 336 ff. HGB.
Offenlegungspflichten nach dem Publizitätsgesetz
Das Publizitätsgesetz regelt in Deutschland die Publizitätspflicht von Unternehmen, die nicht schon als Kapitalgesellschaften zur Offenlegung ihres Jahresabschlusses verpflichtet sind. Dazu gehören insbesondere Personengesellschaften und Einzelunternehmen.
Diese Unternehmen sind dann zur Offenlegung verpflichtet, wenn für das abgeschlossene Geschäftsjahr und für die zwei darauf folgenden Geschäftsjahre mindestens zwei der nachfolgenden drei Merkmale zutreffen. Zu beachten ist, dass es dabei auf den letzten Tag des jeweiligen Geschäftsjahres ankommt (Abschlussstichtag):
  • die Bilanzsumme einer auf den Abschlussstichtag aufgestellten Jahresbilanz übersteigt 65 Mio. Euro
  • die Umsatzerlöse des Unternehmens in den zwölf Monaten vor dem Abschlussstichtag übersteigen 130 Mio. Euro
  • das Unternehmen hat in den zwölf Monaten vor dem Abschlussstichtag durchschnittlich mehr als 5.000 Arbeitnehmer beschäftigt
Offenlegungspflichten von Kreditinstituten und Versicherungsunternehmen
Kredit- bzw. Finanzdienstleistungsinstitute sowie Versicherungsunternehmen sind generell, unabhängig von ihrer Größe, zur Offenlegung verpflichtet.

Form und Frist der Offenlegungspflicht

Sämtliche Unterlagen sind der das Unternehmensregister führenden Stelle elektronisch zur Einstellung in das Unternehmensregister zu übermitteln. Für die elektronische Übermittlung bzw. Einreichung ist die Publikationsplattform der Bundesanzeiger Verlag GmbH zu nutzen: www.publikations-plattform.de. Hier finden Sie auch Informationen zum vorgeschalteten Identifizierungsverfahren. Für Fragen ist die Bundesanzeiger Verlag GmbH unter der aus dem deutschen Festnetz kostenfreien Servicerufnummer 0800 1234339 zu erreichen.
Hinweis: Wenn Sie als Unternehmen einen steuerlichen Berater haben, sollten Sie darauf achten, dass dieser für die Offenlegung in der Regel einen gesonderten Auftrag benötigt, da die Offenlegung normalerweise nicht zum steuerlichen Beratungsauftrag gehört.
Die Einreichungsfrist beträgt höchstens ein Jahr. Sie wird vom Abschlussstichtag des Geschäftsjahrs an berechnet. Für bestimmte kapitalmarktorientierte Unternehmen gilt gemäß § 325 Absatz 4 Satz 1 HGB eine kürzere Frist von nur vier Monaten.

Sanktionen bei Nichtbeachtung der Offenlegungspflicht

Bei Nichtbeachtung der Offenlegungspflichten droht ein Ordnungsgeldverfahren. Zu beachten ist, dass diese Pflichten auch nach Gewerbeabmeldung („Ruhen“), Insolvenz oder Liquidation fortbestehen.
Der Betreiber des Unternehmensregisters prüft, ob die einzureichenden Unterlagen fristgemäß und vollständig eingereicht wurden. Ist dies nicht der Fall, unterrichtet der Betreiber des elektronischen Bundesanzeigers das Bundesamt für Justiz. Dieses leitet von Amts wegen ein Ordnungsgeldverfahren ein mit der Aufforderung, innerhalb einer Nachfrist von sechs Wochen den gesetzlichen Einreichungs- und Veröffentlichungspflichten nachzukommen. Dies geschieht unter Androhung eines Ordnungsgeldes, das mindestens 2.500 Euro beträgt und bis zu 25.000 Euro betragen kann.
Wird die Veröffentlichung erst nach Ablauf der sechswöchigen Frist vorgenommen kann das Ordnungsgeld auf einen Betrag von 500 Euro (Kleinst-Kapitalgesellschaften), 1.000 Euro (Kleine Kapitalgesellschaft) festgesetzt werden. War in den anderen Fällen bereits ein höheres Ordnungsgeld als 2.500 Euro (maximal bleiben 25.000 Euro möglich) angedroht worden, setzt das Bundesamt das Ordnungsgeld auf 2.500 Euro herab, wenn nach Ablauf der Sechswochenfrist eine Veröffentlichung erfolgt.
Bei einer Kapitalmarktorientierten Gesellschaft i. S. v. § 264d HGB ist für die Höhe des Ordnungsgeldes § 335 Abs. 1a HGB zu berücksichtigen. Wird das Ordnungsgeldverfahren gegen eine vertretungsberichtigte Person der Kapitalgesellschaft eingeleitet, werden im Rahmen des Ermessens auch frühere Verstöße mit berücksichtigt.
Wenn die Sechswochenfrist nur geringfügig überschritten ist (die Rechtsprechung geht zur Zeit von maximal einer Woche aus), kann das festgesetzte Ordnungsgeld auch unter die Mindestbeträge herabgesetzt werden.
Sie sollten deshalb in einem solchen Fall unbedingt Einspruch gegen den Ordnungsgeldbescheid einlegen und die Herabsetzung des Ordnungsgeldes verlangen. Das Bundesamt für Justiz setzt in seiner gegenwärtigen Praxis das Ordnungsgeld sogar bei einem zweiwöchigen Überschreiten der Sechswochenfrist im Kulanzwege herab. Unbedingt erforderlich ist aber auch hierfür die fristgerechte Einlegung eines Einspruchs gegen die Ordnungsgeldfestsetzung. Der Einspruch hat aber keine aufschiebende Wirkung.
Mit der Androhung werden den Beteiligten zusätzlich die Kosten des Ordnungsgeldverfahrens von etwa 100 Euro zuzüglich Zustellauslagen auferlegt. Auch durch Nachreichung der Unterlagen innerhalb der Nachfrist entfallen diese Kosten nicht nachträglich.
Das Ordnungsgeldverfahren kann so häufig wiederholt werden, bis die Offenlegung tatsächlich erfolgt ist. Das bedeutet, dass auch das Ordnungsgeld und die Verfahrensgebühr mehrfach festgesetzt werden können.
Weiterhin kommen bei pflichtwidriger Verletzung der Offenlegungspflichten auch hier zivil- und strafrechtliche Haftungsfolgen in Betracht.
Hinweis: In der Praxis kann es vorkommen, dass das Bundesamt für Justiz versehentlich auch bei Unternehmen, die nicht zur Offenlegung verpflichtet sind (z. B. KGs mit natürlicher Person als unbeschränkt Haftendem) oder die zu einem anderen Zeitpunkt erst verpflichtet sind (z. B. abweichendes Geschäftsjahr) Ordnungsgeldverfahren einleitet. Auch in diesen Fällen muss Einspruch eingelegt werden, damit weder Ordnungsgeld noch Verfahrenskosten anfallen.
Weitergehende Informationen zur Einreichung der Unterlagen finden Sie auf der Internetseite des Bundesanzeigers unter www.bundesanzeiger.de.
Der elektronische Bundesanzeiger ist darüber hinaus unter der Servicenummer 0800 1234339 von Mo.- Fr. von 8:00 bis 18:30 Uhr (kostenlos aus dem deutschen Festnetz) zu erreichen. Aus dem Ausland: +49 221 97668-0 (kostenpflichtig).
hier ein Merkblatt bereit.

Kapitalmarkt- und Fondsinformationen

Börsennotierte Unternehmen und Fondsbetreiber unterliegen noch weitergehenden Veröffentlichungspflichten, die hier nur angedeutet werden können.
Nach dem Wertpapierhandelsgesetz unterliegen börsennotierte Unternehmen beispielsweise der Pflicht, Ad-hoc-Meldungen und regelmäßige Finanzberichte zu veröffentlichen, sowie Directors' Dealings und Stimmrechtsmitteilungen der Marktteilnehmer zu melden.
Fondsbetreiber sind nach dem Investmentgesetz verpflichtet, Anlegerinformationen bereitzustellen. Dazu gehört beispielsweise die für den Anleger kostenlose Verfügbarkeit eines Verkaufsprospektes mit Vertragsbedingungen.

Insolvenzveröffentlichungen

Juristische Personen (z. B. AG, GmbH), sowie Personengesellschaften ohne eine natürliche Person als unbeschränkt Haftendem (z. B. GmbH & Co. KG) müssen bei Vorliegen der Insolvenzreife unverzüglich, spätestens aber drei Wochen nach Eintritt der Insolvenzreife den Insolvenzantrag beim zuständigen Gericht stellen. Das Insolvenzverfahren wird somit nicht durch Einschreiten des Gerichts von Amts wegen, sondern nur auf Grund eines Antrags eröffnet. Wird die Frist nicht gewahrt, drohen straf- und zivilrechtliche Sanktionen wegen Insolvenzverschleppung.
Die aufgrund der Eröffnung eines Insolvenzverfahrens erforderlichen Eintragungen und Bekanntmachungen werden dann grundsätzlich von Amts wegen vorgenommen. Dies gilt z. B. für Eintragungen ins Handelsregister und die aufgrund der Insolvenzordnung erfolgenden Bekanntmachungen.
Die nach der Insolvenzordnung erfolgten Bekanntmachungen sind unter der Internetadresse www.insolvenzbekanntmachungen.de im Internet zeitlich befristet einsehbar.

Weitere Veröffentlichungspflichten von Unternehmen

Vor der Auflösung einer GmbH – wodurch diese in die Liquidationsphase eintritt – ist eine letzte Schlussbilanz der werbenden Gesellschaft zu erstellen, ferner eine Liquidations-Eröffnungsbilanz. Nach der wohl herrschenden Ansicht sind also zwei Bilanzen innerhalb weniger Tage zu erstellen. Die Offenlegungspflichten gelten auch in der Liquidationsphase einer Kapitalgesellschaft fort. Dies erfasst insbesondere die (Liquidations-) Eröffnungsbilanz und Schlussbilanz, erläuternde Berichte und die weiterhin erforderlichen Jahresabschlüsse und Jahresberichte.
Neben den bereits genannten Veröffentlichungs- und Bekanntmachungspflichten können insbesondere bei Kapitalgesellschaften (z. B. AG und GmbH) noch weitere Veröffentlichungspflichten seitens der Unternehmen bestehen.
Beispiel: Bei der AG sind die Einberufung der Hauptversammlung und deren Tagesordnung zu veröffentlichen
Überdies können sich bei den Gesellschaftsformen weitere Veröffentlichungspflichten aus Satzung bzw. Gesellschaftsvertrag ergeben.
Transparenzregister
Insbesondere sind alle juristischen Personen des Privatrechts und eingetragenen Personengesellschaften im Transparenzregister eintragungspflichtig. Sie müssen dort ihren wirtschaftlich Berechtigten angeben, also die natürlichen Personen, in deren Eigentum oder unter deren Kontrolle der Vertragspartner steht oder auf deren Veranlassung eine Transaktion durchgeführt oder eine Geschäftsbeziehung letztlich begründet wird. Die Bundesanzeiger Verlags GmbH führt das Transparenzregister. Unter dem Link zum Transparenzregister finden Sie eine Kurzanleitung, wie Sie Ihrer Mitteilungspflicht nachkommen

Stand: Mai 2024