Informationspflichten für Vergabeverfahren

Informationspflichten nach der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) gem. Art. 13 DSGVO (Erhebung von Daten bei der betroffenen Person) und nach Art. 14 DSGVO (Anmeldung durch Dritte) für Vergabeverfahren
Für die bessere Lesbarkeit des Textes wird auf die Verwendung geschlechtsspezifischer Sprachformen verzichtet. Sämtliche Personenbezeichnungen gelten für alle Geschlechter.

1. Name und Kontaktdaten der verantwortlichen Stelle

Industrie- und Handelskammer (IHK) Karlsruhe
Lammstraße 13 – 17
76133 Karlsruhe
Telefon: 0721 174-0
Telefax: 0721 174-290
E-Mail: info@karlsruhe.ihk.de
Vertreten durch: Präsident und Hauptgeschäftsführer

2. Kontaktdaten der Datenschutzbeauftragten

Industrie- und Handelskammer (IHK) Karlsruhe
Datenschutzbeauftragte
Lammstraße 13 – 17
76133 Karlsruhe
Telefon: 0721 174-0
Telefax: 0721 174-290
E-Mail: datenschutz@karlsruhe.ihk.de

3. Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Die IHK Karlsruhe muss bei der Vergabe von Leistungen im Unterschwellenbereich sowie unter Umständen im Oberschwellenbereich das Vergaberecht beachten.
Der Verantwortliche verarbeitet personenbezogene Daten im Rahmen der Durchführung von Vergabeverfahren im Verfahren der Verhandlungsvergabe mit oder ohne Teilnahmewettbewerb, beschränkten Ausschreibung mit oder ohne Teilnahmewettbewerb und öffentlichen Ausschreibung zu folgenden Zwecken:
  • Vorbereitung des Vergabeverfahrens (z. B. Markterkundung)
  • der Teilnahmeantragsprüfung
  • der Prüfung und Wertung von Angeboten
  • der Kommunikation mit Bewerbern/Bietern (z. B. Beantwortung von Bewerber-/Bieterfragen, Nachforderung von Unterlagen)
  • ggf. Aufhebung von Vergabeverfahren
  • der Erteilung des Zuschlags (Vertragsschluss)
  • der Dokumentation/Archivierung
  • ggf. bei einer Rüge/Aufhebungsverfahren
  • zu Statistikzwecken (Vergabestatistik).
Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung sind Art. 6 Abs.1 S.1 lit. a. b, c, Abs.3 S.1 lit. b DSGVO i. V. m. §§ 97 ff. Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB), Verfahrensordnung für die Vergabe öffentlicher Liefer- und Dienstleistungsaufträge unterhalb der EU-Schwellenwerte (UVgO) i. V. m. Finanzstatut der IHK; i. V. m. Compliance-Codex der IHK i. V. m. Beschaffungstabelle i. V. m. Beschaffungshandbuch der IHK-Organisation i. V. m. § 4 S. 1 Gesetz zur vorläufigen Regelung des Rechts der Industrie- und Handelskammern (IHKG) i. V. m. VV-Beschluss v. 09.07.2014 zur Anwendung von VOB/A und VOL/A sowie VOF mit der Maßgabe, dass die jeweiligen kommunalen Wertgrenzen bzw. die Wertgrenzen der BeschaffungsO gelten i. V. m. Dienstanweisung; Laufzettel der IHK zur Prüfung von Beschaffungen, Bauvorhaben, Verträgen, Beteiligungen, Kooperationsabsprachen, Verpflichtungen i. V. m Vertrag, Zuschlag i. V. m. §§ 1, 4 Landesdatenschutzgesetz (LDSG).

4. Kategorien der verarbeiteten personenbezogenen Daten und Quellen der Daten

Die folgenden Kategorien personenbezogener Daten werden oder können ggf. gefordert/erhoben bzw. verarbeitet werden:
  • Personalien (z. B. Name)/Adress- und Kontaktdaten des Bieters, soweit es sich um natürliche Personen oder Personengesellschaften handelt,
  • Personalien/Adress- und Kontaktdaten von Ansprechpartnern des Bieters (z. B. Namen, geschäftliche Kontaktdaten),
  • Daten mit Bezug zur beruflichen Tätigkeit des Betroffenen oder eingesetzten Beschäftigten des Bieters (z. B. Daten aus denen hervorgeht, dass eine Person bei einem bestimmten Unternehmen in einer bestimmten Position/in einem bestimmten Tätigkeitsbereich beschäftigt ist),
  • ggf. Daten zur Aus- und Weiterbildung des Bieters, soweit es sich um natürliche Personen oder Personengesellschaften handelt oder von eingesetzten Beschäftigten des Bieters (z. B. Lebenslauf, Studien- und Ausbildungsnachweise, Weiterbildungs- und Schulungsnachweise o. ä.),
  • ggf. Daten zur wirtschaftlichen Eignung des Bieters, soweit es sich um natürliche Personen handelt,
  • Daten zu Aufträgen/Vertragsbeziehungen mit Dritten,
  • Daten aus einem zwischen der IHK Karlsruhe und dem Bieter ggf. bereits bestehenden Vertragsverhältnis.
Neben den von Ihnen bereitgestellten Daten verarbeiten wir ggf. Informationen aus öffentlichen Registern, von benannten Referenzgebern, aus eVergabe-Portalen sowie aus öffentlich zugänglichen Quellen (z. B. Internetauftritt, Handelsregister, Presse). Sofern gesetzlich zulässig, informieren wir Sie nach Art. 14 DSGVO bzw. unter Beachtung gesetzlicher Ausnahmen.

5. Empfänger oder Kategorien von Empfängern der personenbezogenen Daten

  • Mitarbeiter des Verantwortlichen, insbesondere Mitarbeiter der Vergabestelle,
  • Mitarbeiter anderer Geschäftsbereiche des Verantwortlichen, insbesondere der Geschäftsbereiche Veranstaltungsmanagement, Facility- und Qualitätsmanagement, Recht,
  • ggf. durch den Verantwortlichen beauftragte/vertraglich gebundene Berater, Fachplaner, Architekten,
  • IT-Dienstleister,
  • Referenzgeber zur Überprüfung von Referenzen,
  • auf Verlangen des Bewerbers oder Bieters werden die nicht berücksichtigen Bieter über die wesentlichen Gründe für die Ablehnung ihres Angebots, die Merkmale und Vorteile des erfolgreichen Angebots sowie den Namen des erfolgreichen Bieters unterrichtet,
  • nach Durchführung einer Beschränkten Ausschreibung ohne Teilnahmewettbewerb oder einer Verhandlungsvergabe ohne Teilnahmewettbewerb wird für die Dauer von drei Monaten über jeden so vergebenen Auftrag ab einem Auftragswert von 25.000 € ohne Umsatzsteuer informiert. Dabei wird das beauftragte Unternehmen genannt, soweit es sich um eine natürliche Person handelt, wird deren Einwilligung eingeholt bzw. deren Name anonymisiert.
  • Im Falle einer Klage Gerichte, im Falle eines Nachprüfungsverfahrens Vergabekammern/Vergabesenate.
  • Unterlegene Bieter, die bei Vergabeverfahren im Oberschwellenbereich über den Namen des Unternehmens, dessen Angebot angenommen werden soll, Gründe der Nichtberücksichtigung ihres Angebots und frühesten Zeitpunkt des Vertragsschlusses informiert werden.

6. Übermittlung von personenbezogenen Daten an ein Drittland

Ihre Daten werden grundsätzlich in Deutschland verarbeitet. Nur in Einzelfällen und im gesetzlich zulässigen Rahmen findet die Datenverarbeitung auch im Ausland statt. Sollten Daten an einen Dienstleister mit Sitz in einem Drittland übermittelt werden, wird die Übermittlung auf Standardvertragsklauseln (SCC) als geeignete Garantie gestützt.

7. Dauer der Speicherung der personenbezogenen Daten

Ihre Daten werden nach Erhebung bei der IHK Karlsruhe so lange gespeichert, wie dies unter Beachtung der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen erforderlich ist. Vergabeunterlagen sind bis zum Ende der Laufzeit des Vertrags/der Rahmenvereinbarung aufzubewahren, mindestens jedoch für drei Jahre ab dem Tag des Zuschlags (§ 8 Abs. 4 VgV, § 6 Abs. 2 S. 1 UVgO, § 6 Abs. 3 KonzVgV, § 8 Abs. 3 SektVO, § 20 EU VOB/A).

8. Betroffenenrechte

Nach der DSGVO stehen Ihnen folgende Rechte zu:
Werden Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet, so haben Sie das Recht Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten zu erhalten (Art. 15 DSGVO).
Sollten unrichtige personenbezogene Daten verarbeitet werden, steht Ihnen ein Recht auf Berichtigung zu (Art. 16 DSGVO).
Liegen die gesetzlichen Voraussetzungen vor, so können Sie die Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung verlangen (Art. 17, 18 DSGVO).
Wenn Sie in die Datenverarbeitung eingewilligt haben oder ein Vertrag zur Datenverarbeitung besteht und die Datenverarbeitung mithilfe automatisierter Verfahren durchgeführt wird, steht Ihnen gegebenenfalls ein Recht auf Datenübertragbarkeit zu (Art. 20 DSGVO).
Widerspruchsrecht nach Art. 21 DSGVO
Sie haben das Recht aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit der Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten, die auf Grund von Artikel 6 Abs. 1 lit. e oder f DSGVO (Datenverarbeitung, die erforderlich ist für die Wahrnehmung einer Aufgabe, die im öffentlichen Interesse liegt oder in Ausübung öffentlicher Gewalt erfolgt, die dem Verantwortlichen übertragen wurde; auf der Grundlage einer Interessensabwägung) erfolgt, Widerspruch einzulegen, dies gilt auch für ein auf diese Bestimmungen gestütztes Profiling im Sinne von Art. 4 Nr. 4 DSGVO, soweit zutreffend. Legen Sie Widerspruch ein, werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen. Für den Fall, dass Sie einer Verwendung Ihrer personenbezogenen Daten für Werbezwecke widersprechen, werden wir Ihre personenbezogenen Daten für diese Zwecke nicht weiter verarbeiten. Diese gilt auch für das Profiling, soweit es mit einer solchen Direktwerbung in Verbindung steht.
Sofern Sie von Ihren oben genannten Rechten Gebrauch machen, prüft die IHK Karlsruhe, ob die gesetzlichen Voraussetzungen hierfür erfüllt sind.
Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an die/den Datenschutzbeauftragte/n:
IHK Karlsruhe
Datenschutzbeauftragte
Lammstraße 13 – 17
76133 Karlsruhe
Telefon: 0721 174-0
Telefax: 0721 174-290
E-Mail: datenschutz@karlsruhe.ihk.de
Bei datenschutzrechtlichen Beschwerden können Sie sich an die zuständige Aufsichtsbehörde wenden.
In der Regel können Sie sich hierfür an die Aufsichtsbehörde Ihres üblichen Aufenthaltsortes oder Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes wenden.

9. Widerrufsrecht bei Einwilligung

Wenn Sie in die Verarbeitung durch die IHK Karlsruhe durch eine entsprechende Erklärung eingewilligt haben, können Sie die Einwilligung jederzeit für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Datenverarbeitung wird durch diesen nicht berührt.

10. Pflicht zur Bereitstellung der Daten

Die IHK Karlsruhe benötigt die angeforderten Daten um das Vergabeverfahren durchzuführen, die Angebote auszuwerten und ggf. den Zuschlag erteilen zu können. Die Bereitstellung bestimmter Angaben und Nachweise ist für die Teilnahme am Vergabeverfahren gesetzlich/vergaberechtlich erforderlich. Ohne diese Angaben ist eine Teilnahme bzw. die Wertung des Angebots nicht möglich, da das Angebot unvollständig ist.

11. Automatisierte Entscheidungen/Profiling (Art. 22 DSGVO)

Es findet keine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling im Sinne von Art. 22 DSGVO statt.