Polen: Meldepflicht im grenzüberschreitenden Warenverkehr

Die AHK Polen hat den folgenden Leitfaden erstellt, der einen allgemeinen Überblick und Praxishinweise zu den Meldepflichten gibt. Insbesonders empfohlen wird die Hinzuziehung eines Rechtsanwaltes (Punkt 7).

Der „SENT-Bericht“ ist die Meldung in das polnische elektronische Überwachungssystem SENT (System Elektronicznego Nadzoru Transportu). Das System dient der Überwachung bestimmter Warenbewegungen in Polen, insbesondere bei Waren mit erhöhtem Missbrauchs-, Steuer- oder Marktmanipulationsrisiko. Erfasst werden nicht nur rein innerpolnische Transporte, sondern auch Transporte nach Polen, aus Polen sowie durch Polen hindurch. Die Rechtsgrundlage bildet das polnische Gesetz zur Überwachung des Straßen- und Schienengüterverkehrs. Die Meldung läuft über die Plattform PUESC.

SENT erfasst vor allem bestimmte sensible Warengruppen. Im Gesetz sind insbesondere bestimmte Chemikalien, Treib- und Heizstoffe, vollständig vergällter Alkohol, Tabaktrockenware sowie bestimmte Arznei-/Medizinprodukte genannt; daneben können weitere Warengruppen per Verordnung einbezogen werden. Für bestimmte Produktgruppen gelten Mengenschwellen, etwa bei einzelnen CN-Positionen ab 500 kg oder 500 Litern; für Heizstoffe gelten teils Sonderregeln. Zugleich enthält das Gesetz Ausnahmen, z.B. für bestimmte Kleinverpackungen, Postsendungen oder Waren in bestimmten Zollverfahren.

Wichtig für den heutigen Rechtsstand: Seit 17.03.2026 ist der SENT-Katalog erweitert worden. Neu erfasst sind insbesondere Kleidung und Schuhe, u.a. Waren der CN-Kapitel 61, 62 und 64 sowie gebrauchte Kleidung CN 6309 00 00. Dabei gelten Schwellen, z.B. über 10 kg Bruttogewicht bei Kleidung und mehr als 20 Stück bei Schuhen. Diese Erweiterung beruht auf der Verordnung vom 10.09.2025, die am 17.03.2026 in Kraft getreten ist.

Die Pflichten hängen von der jeweiligen Rolle im Transportsystem ab. Das System unterscheidet insbesondere zwischen Absender / versendendem Unternehmen (podmiot wysyłający), Empfänger (podmiot odbierający) und Frachtführer / Carrier (przewoźnik). Je nach Transportkonstellation muss eine dieser Parteien die Erstmeldung abgeben; die anderen müssen die Meldung ergänzen, aktualisieren oder abschließen.

Bei Transporten, die in Polen beginnen, richtet sich die PUESC-Dienstbeschreibung an Absender, Frachtführer und Empfänger; der Absender erstellt typischerweise die Grundmeldung und erhält die Referenznummer, der Frachtführer ergänzt Transportdaten und der Empfänger bestätigt den Erhalt. Bei Transporten, die außerhalb Polens beginnen und enden, aber durch Polen laufen, ist nach der PUESC-Systematik vor allem der Frachtführer meldepflichtig.

Alle Beteiligten müssen die in ihrer Zuständigkeit liegenden Daten rechtzeitig und zutreffend in SENT erfassen. Das Gesetz verlangt außerdem, dass Änderungen der gemeldeten Daten unverzüglich aktualisiert werden. Die Übermittlung, Ergänzung und Aktualisierung der Meldung erfolgt über PUESC; dafür ist eine Registrierung bzw. Nutzerfreischaltung erforderlich.

Für den Frachtführer ist folgendes wichtig: Er muss den Transport mit den erforderlichen Referenzdaten durchführen und bei fehlender Referenznummer die Übernahme des Transports verweigern. Auch der Fahrer darf in diesem Fall nicht mit dem Start des Transports beginnen. Zudem muss der Frachtführer während der gesamten Strecke die Übermittlung aktueller Geolokalisierungsdaten des Transportmittels sicherstellen, entweder über einen Lokalisator oder ein externes Ortungssystem.

Verstöße können erhebliche finanzielle Folgen haben. Für den Absender oder Empfänger kann bei unterlassener Meldung grundsätzlich eine Geldbuße in Höhe von 46 % des Bruttowarenwerts, mindestens aber 20.000 PLN, verhängt werden. Dasselbe gilt bei erheblichen Abweichungen zwischen gemeldeter und tatsächlich transportierter Ware; hierbei greift ebenfalls eine 46-%-Sanktion mit Mindestbetrag.

Für den Frachtführer drohen 20.000 PLN bei unterlassener Meldung, 10.000 PLN bei fehlender Ergänzung bestimmter Transportdaten und weitere 10.000 PLN bei Verstoß gegen die Pflicht zur laufenden Geolokalisierung. In besonders gravierenden Fällen, etwa wenn gemeldete Ware nicht an den gemeldeten Bestimmungsort gelangt und der tatsächliche Erwerber oder Verbleib nicht festgestellt werden kann, sieht das Gesetz sogar 100.000 PLN vor.

Zusätzlich kann der Transport angehalten und an einen behördlich bestimmten Ort verbracht werden. Dann entstehen auch Kosten für Abschleppung, Verwahrung und Bewachung.

Für deutsche Unternehmen ist entscheidend, dass SENT nicht nur polnische Gesellschaften betrifft. Betroffen sein können deutsche Unternehmen als Lieferant nach Polen, als Käufer aus Polen,
als ausländischer Frachtführer, oder als Organisator eines EU-internen oder Transittransports durch Polen.
In der Praxis sollten deutsche Unternehmen vor jedem Polen-Bezug prüfen, ob die Ware überhaupt SENT-pflichtig ist. Seit 17.03.2026 ist das besonders für Mode-, Textil- und Schuhunternehmen relevant, weil hier viele Transporte, die bisher unkritisch waren, nun unter SENT fallen können.

Ebenso wichtig ist eine klare vertragliche und operative Festlegung der Verantwortlichkeiten im Meldeprozess: Wer gibt die Erstmeldung ab? Wer ergänzt die Fahrzeugdaten? Wer bestätigt den Empfang? Wer überwacht die Änderungen unterwegs? Fehler in der Zuständigkeit können schnell zu Bußgeldern führen.

Die AHK Polen empfiehlt für die SENT-Registrierung stets die Hinzuziehung eines Rechtsanwalts. Das SENT-System in Polen ist formal streng, sanktionsbewehrt und in der praktischen Anwendung oft auslegungsbedürftig. Bereits die Frage, ob eine Ware nach ihrer CN-Klassifikation tatsächlich SENT-pflichtig ist, kann im Einzelfall schwierig sein. Hinzu kommt, dass die Pflichten je nach Rolle als Absender, Empfänger oder Frachtführer unterschiedlich verteilt sind und Fehler bei der vertraglichen oder operativen Zuordnung schnell zu erheblichen Bußgeldern führen können. Ein Rechtsanwalt kann deshalb insbesondere dabei helfen, die Meldepflicht im konkreten Fall rechtssicher einzuordnen, Verträge und Zuständigkeiten zwischen den Beteiligten sauber zu strukturieren, interne Prozesse zu prüfen und im Fall einer Kontrolle oder eines Bußgeldverfahrens die Interessen des Unternehmens gegenüber den polnischen Behörden zu wahren.

Bei weitergehenden Fragen können Sie sich an die Deutsch-Polnische Industrie- und Handelskammer in Warschau wenden.

Roland Fedorczyk, LL.M.
Leiter Geschäftsbereich Recht und Steuern/
rfedorczyk@ahk.pl
Telefon: + 48 (22) 53 10 500

Quelle: DIHK und AHK Polen