09.01.2026

Checkliste: Sonstige Außenwirtschaftsdokumente

Haben Sie an alles gedacht?

Position Frage Erledigt?
1.
Handelt es sich um Außenwirtschaftsdokumente?
Die IHK darf nur Dokumente bescheinigen, die für den Außenwirtschaftsverkehr erforderlich sind, also von einer Behörde im Zielmarkt für die Abwicklung der Warensendung benötigt werden.
Für alle sonstigen Bescheinigungen sind in Deutschland die jeweiligen Notariate zuständig.
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2.
Keine ausschließliche Zuständigkeit einer Fachbehörde?
Die IHK darf ferner nur tätig werden, wenn der Gesetzgeber die Bescheinigung nicht explizit einer anderen Behörde zugewiesen hat.
Die IHK darf unter anderem nicht bescheinigen:
  • Handelsregistereintragungen oder Auszüge aus vergleichbaren Registern
  • Gesundheitszeugnisse und Analysezertifikate
  • Dokumente für Medizinprodukte etc.
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3.
Eigenerklärung des Unternehmens?
Die IHK bescheinigt grundsätzlich nur Dokumente, die von ihren Mitgliedsunternehmen ausgestellt wurden. Soweit die Erklärung nicht selbst vom Unternehmen erstellt wurde, sondern von dritter Seite (Vorlieferant, Geldinstitut, Prüflabor etc.), ist die IHK an deren Sitz für die Bescheinigung zuständig
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4.
Unterschrift des Ausstellers?
Die IHK bescheinigt keine Dokumente, die nicht unterschrieben sind.
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5.
Kopie für Unterlagen der IHK beigelegt?
Gemäß § 10 Abs. 1 IHK-Statut ist der zu bescheinigenden Erklärung eine Kopie beizufügen, die bei der IHK verbleibt.
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6.
Übersetzung beigefügt?
Die IHK darf nur Erklärungen bescheinigen, die sie geprüft hat. Deshalb dürfen die IHK-Mitarbeiter jederzeit eine Übersetzung eines gerichtlich beeidigten Dolmetschers verlangen. Normalerweise reicht aber eine Eigenübersetzung des Unternehmens.
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7.
Firma als Aussteller eindeutig erkennbar?
Diese Anforderung wird problemlos erfüllt, wenn für die Erklärung Firmenbriefpapier mit den nach HGB erforderlichen Angaben verwendet wird.
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8.
Erklärung schlüssig und nachprüfbar?
Die zivil- und strafrechtliche Verantwortung für die Richtigkeit der Erklärung obliegt dem Antragsteller. Gleichwohl kann die IHK die Bescheinigung von Erklärungen ablehnen, wenn diese nicht schlüssig erscheinen. Ferner können in Zweifelsfällen entsprechende Nachweise angefordert werden.
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9.
Keine verbotenen Erklärungen?
Erklärungen, deren Inhalt den Tatbestand einer Straftat bzw. Ordnungswidrigkeit erfüllen (z. B. Boykotterklärungen), darf die IHK nicht bescheinigen.
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