Informationen für Wohnimmobilienverwalter

Für bereits vor dem 1. August 2018 tätige Wohnimmobilienverwalter gab es eine Übergangsfrist zur Beantra­gung der Erlaubnis bis zum 1. März 2019. Eine ggf. bestehende Erlaubnis nach § 34c GewO als Immobilien­makler, Darlehensvermittler, Bauträger und/oder Baubetreuer reicht für die Tätigkeit als Wohnimmobili­enverwalter nicht aus.

Wenn Sie gewerbsmäßig das gemeinschaftliche Eigentum von Wohnungseigentümern im Sinne des § 1 Absatz 2, 3, 5 und 6 des Wohnungseigentumsgesetzes oder für Dritte Mietverhältnisse über Wohnräume im Sinne des § 549 BGB verwalten (Wohnimmobilienverwalter) wollen, benötigen Sie eine Erlaub­nis als Wohnimmobilienverwalter nach § 34c Absatz 1 Satz 1 Nummer 4 GewO.

Bestimmte Gewerbetreibende bzw. Tätigkeiten sind von der Erlaubnispflicht ausgenommen, da diese bereits auf Grund anderer Spezialgesetze einer Zulassungsregelung unterliegen. Dies gilt insbesondere für Kreditinstitute, für die eine Erlaubnis nach § 32 Absatz 1 des Kreditwesengesetzes (KWG) erteilt wurde und Zweigstellen von Unternehmen im Sinne des § 53b Absatzes 1 Satz 1 KWG (Zweigstellen von ausländischen Kreditinstituten und Finanzdienstleistungsinstituten). Hingegen unterliegen Tochterunternehmen solcher Kreditinstitute (z. B. als Immobilien GmbH), denen die Wohnimmobilienverwaltung übertragen wurde, einer Erlaubnispflicht nach § 34c Abs. 1 S. 1 Nr. 4 GewO.

Ausgenommen von der Erlaubnispflicht sind weiterhin Gewerbetreibende, die lediglich zur Finanzierung der von ihnen abgeschlossenen Warenverkäufe oder zu erbringenden Dienstleistungen den Abschluss von Verträgen über Darlehen vermitteln oder die Gelegenheit zum Abschluss solcher Verträge nachweisen (sog. kreditvermittelnden Warenverkäufer wie z. B. Kraftfahrzeug- oder Möbelhändler oder Dienstleistungserbringer wie z. B. Reisebüros, Fahrschullehrer, Ehevermittler).

Angestellte selbständiger Wohnimmobilienverwalter benötigen keine eigene Erlaubnis. Beachten Sie aber bitte die Hinweise zur Weiterbildungspflicht.

Antrag
Zunächst müssen Sie die Erlaubnis beantragen. Die Antragsformulare für natürliche und juristische Per­sonen finden Sie auf unserer Hompepage.

Bei Personengesellschaften (z. B. GbR, BGB-Gesellschaft, OHG oder KG) ist die Erlaubnis für jeden ge­schäftsführenden Gesellschafter gesondert zu beantragen. Die nicht rechtsfähigen Personengesellschaf­ten können keine eigene Erlaubnis erhalten.Wenn die Tätigkeit in der Rechtsform einer AG, GmbH oder UG (haftungsbeschränkt) ausgeübt wer­den soll, muss die Erlaubnis immer für die juristische Person beantragt werden. Dann reicht es nicht, wenn beispielsweise dem GmbH-Geschäftsführer eine Erlaubnis erteilt wurde.Die Erlaubnisanträge können online ausgefüllt und uns ganz einfach elektronisch übermittelt werden. Das Erlaubnisverfahren ist gebührenpflichtig.

Erlaubnisvoraussetzungen
Die Erlaubnis kann erst erteilt werden, wenn sämtliche Erlaubnisvoraussetzungen erfüllt sind. Unter ande­rem muss der Antragsteller zuverlässig sein und in geordneten finanziellen Verhältnissen leben. Auch eine Berufshaftpflichtversicherung ist erforderlich. Eine Entscheidung über den Antrag ist erst dann möglich, wenn alle erforderlichen Unterlagen (beach­ten Sie hierzu unsere Checkliste) vorliegen.

Keine Registrierungspflicht im Vermittlerregister nach § 11a GewO
Für Wohnimmobilienverwaltung besteht, anders als beispielsweise für die Versicherungsvermittlung, keine Pflicht zur Eintragung in das Vermittlerregister.

Erlaubnis- und Aufsichtszuständigkeit
Die Erlaubnis- und Aufsichtszuständigkeit für Wohnimmobilienverwalter /-innen liegen in Baden-Württem­berg ab 01.03.2019 bei den Industrie- und Handelskammern.

Maklertätigkeit des Verwalters
Hauptaufgabe des Verwalters ist die Verwaltung der Liegenschaft. Daneben darf er als Makler tätig werden, sofern nicht bestimmte Sonderkonstellationen vorliegen und das Wohnungsvermittlungsgesetz Anwendung findet. Die Vermietung zu gewerblichen Zwecken fällt nicht unter das WoVermG. Hier kann der Verwalter auch makelnd tätig werden, sofern nicht Probleme hinsichtlich des Zustimmungserfordernisses entstehen.

Tätigkeits- und Provisionsverbot nach dem Wohnungsvermittlungsgesetz
Der Bundesgerichtshof geht im übrigen davon aus, dass sich die Aufgabenbereiche des WEG-Verwalters und des Wohnungsverwalters im Sinne des WVermG überschneiden können. Da der Verwalter aber gerade nicht Verwalter des Sondereigentums ist, sondern vielmehr das Gemeinschaftseigentum verwaltet und ihm keine weiteren Aufgaben hinsichtlich des Sondereigentums übertragen wurden, kann er eine Vergütung verlangen. Er erhält seine Vergütung als Verwalter nicht für die Tätigkeit im Interesse des einzelnen Wohnungseigentümers, sondern für die Verwaltung des Gemeinschaftseigentums. Etwas anderes gilt, wenn der Verwalter neben seiner gewöhnlichen Tätigkeit als Verwalter auch für den einzelnen Wohnungseigentümer tätig wird. Denkbar ist hier, dass der Verwalter auch die Sondereigentumsverwaltung durch einen zusätzlichen Vertrag übernommen hat oder auch nur eine über die gesetzliche Aufgabe hinaus eine bestimmte Wohnung übertragen ist, wie zum Beispiel hinsichtlich des Mietinkassos.

Das Wohnungsvermittlungsgesetz gilt aber nur dann, wenn es sich bei der erbrachten Tätigkeit für das Sondereigentum um die ständige Übernahme wesentlicher Verwalteraufgaben handelt und nicht nur um eine einmalige Service- bzw. Gefälligkeitshandlung. Nach der Rechtsprechung begründet die Vertretung bei Abschluss eines Mietvertrages noch keine Verwaltereigenschaft für das Sondereigentum, auch nicht wenn der Makler die Wohnung übergibt. Unproblematisch sind weiterhin Tätigkeiten, die üblicherweise ein Verwalter im Rahmen der Wohnungseigentumsverwaltung des Gemeinschaftseigentums erbringt, zum Beispiel das unentgeltliche Weiterleiten einer Mängelrüge des Mieters an den Vermieter, die Veranlassung von Reparaturen oder die Beseitigung der Folgen eines Wasserrohrbruchs auch im Sondereigentum oder Maßnahmen, die zur Erhaltung oder Verbesserung der Vermietbarkeit beitragen, wie das Öffnen und Schließen der Rollläden und das Beheizen der Räume.

Unter das WoVermG fallen hingegen sog. echte Verwaltungshandlungen für das Sondereigentum. Hierzu gehören die definitive Auswahl des Mieters und der Abschluss des Mietvertrages ohne Rücksprache mit dem Vermieter und der Einzug von Mieten und der Ausspruch von Mieterhöhungen. Im Zweifel wird der Verwalter und auch der Makler nachweisen müssen, um was für eine Art von Tätigkeit es sich handelt, wenn er die Provision für die Vermittlung von Wohnraum geltend machen will. Von den eindeutigen Verwaltungshandlungen im Rahmen des Sondereigentums sind die so genannten Service- und Gefälligkeitsarbeiten abzugrenzen, die bei dem Verwalter regelmäßig in der Verwaltung des Gemeinschaftseigentums anfallen, jedoch auch im (entfernten) Zusammenhang mit dem Sondereigentum stehen. Hierunter fällt insbesondere der Abschluss eines Mietvertrages durch den Makler als Vertreter des Eigentümers, der aber selbst die Auswahl des Mieters getroffen hat oder bloße Übergabe der Wohnung an den Mieter.

Tätigkeits- und Provisionsverbot nach § 12 WEG
Derjenige Verwalter, von dessen Zustimmung gemäß § 12 WEG die Gültigkeit eines Wohnungsverkaufs abhängig ist, kann wegen des dadurch entstehenden Konflikts mit den Interessen des Käufers nicht dessen Makler sein. In einem solchen Fall wäre ggf. ein von der Maklerleistung unabhängiges Provisionsversprechen denkbar. Zu berücksichtigen ist auch, dass ein bestellter Verwalter, der gleichzeitig als Makler tätig ist, aus wichtigem Grund als Verwalter abberufen werden kann

Nach § 34c Absatz 2a GewO i. V. m. § 15b und den Anlagen 1 bis 3 MaBV besteht eine Pflicht zur regelmäßigen Weiterbildung für Wohnimmobilienverwalter und ihre unmittelbar bei der erlaubnispflichtigen Tätigkeit mitwirkenden Angestellten in einem Umfang von 20 Zeitstunden (à 60 Minuten) innerhalb eines Zeitraums von drei Jahren.

Angestellte, deren Tätigkeit nichts mit der Wohnimmobilienverwaltung zu tun hat (z.B. Mitarbeiter in der Buchhaltung, Personalabteilung), sind nicht weiterbildungspflichtig.

Bei juristischen Personen besteht die Pflicht grundsätzlich für alle gesetzlichen Vertreter /-innen.

Auch Inhaber einer sogenannten "Schubladenerlaubnis", die von ihrer Erlaubnis als Wohnimmobilienverwalter kein Gebrauch machen, unterliegen der Weiterbildungspflicht.

Der Erwerb eines Ausbildungsabschlusses als Immobilienkaufmann/-frau oder eines Weiterbildungsabschlus­ses als Geprüfte/-r Immobilienfachwirt gilt als Weiterbildung. Für Gewerbetreibende und ihre zur Weiterbil­dung verpflichteten Beschäftigten mit einem bereits vorhandenen Abschluss als Immobilienkaufmann oder Immobilienkauffrau sowie als Geprüfter Immobilienfachwirt oder Geprüfte Immobilienfachwirtin beginnt die Weiterbildungspflicht erst drei Jahre nach dem Erwerb dieses Abschlusses.

Für den Gewerbetreibenden selbst, nicht jedoch für seine bei der erlaubnispflichtigen Tätigkeit unmittelbar mitwirkenden Angestellten, besteht grundsätzlich die Möglichkeit der Weiterbildungsdelegation.

Inhaltlichen Anforderungen an die Weiterbildung (§ 15 Anlage MaBV)
Grundlagen der Immobilienwirtschaft, rechtliche Grundlagen, kaufmännische Grundlagen, Verwaltung von Wohnungseigentumsobjekten, Verwaltung von Mietobjekten, technische Grundlagen der Immobilienver­waltung, Wettbewerbsrecht und Verbraucherschutz.

Form der Weiterbildung
Die Weiterbildung kann in Präsenzform, in einem begleiteten Selbststudium mit nachweisbarer Lernerfolgskon­trolle durch den Anbieter der Weiterbildungsmaßnahme, durch betriebsinterne Maßnah­men des Gewerbetreibenden oder in anderer geeigneter Form erfolgen.

Qualitätsanforderungen an die Weiterbildungsmaßnahme
Eine staatliche Anerkennung oder Zertifizierung von Weiterbildungsanbietern ist nicht vorgesehen. Die Weiter­bildungsanbieter müssen jedoch gewährleisten, dass die Qualitätsanforderungen nach Anlage 2 MaBV an die Weiterbildungsmaßnahme beachtet werden. Eine Liste von Weiterbildungsanbietern kön­nen wir derzeit leider noch nicht zur Verfügung stellen.

Pflicht zur Dokumentation und Aufbewahrung der Weiterbildungsnachweise
Als Wohnimmobilienverwalter /-in sind Sie verpflichtet, Nachweise und Unterlagen über Ihre durchgeführ­ten Weiterbildungsmaßnahmen mit bestimmten Mindestangaben zu sammeln und diese fünf Jahre aufzube­wahren. Dasselbe gilt für die Weiterbildungsmaßnahmen ihrer weiterbildungspflichtigen Mitarbei­ter.

Informationspflicht gegenüber Auftraggebern
Als Wohnimmobilienverwalter sind Sie verpflichtet, Ihren Auftraggebern auf Anfrage Informationen über Ihre berufsspezifischen Qualifikationen sowie über die in den letzten drei Kalenderjahren von Ihnen und Ih­ren unmittelbar bei der erlaubnispflichtigen Tätigkeit mitwirkenden Beschäftigten absolvierten Weiterbil­dungsmaßnahmen zu geben. Diese Informationspflicht kann durch entsprechende Angaben auf der Internetseite erfüllt werden.