Digitale Warenwirtschaftssysteme

Welche Waren werden von einem Unternehmen eingekauft, gelagert und weiterverkauft? Das Wissen darüber ist unverzichtbar für ein funktionierendes Handelsunternehmen, und Auskunft darüber gibt ein Warenwirtschaftssystem (WWS). Mit ihm werden die Warenströme im Unternehmen dargestellt, die Betriebswirtschaftslehre spricht von der mengen- und wertmäßigen Abbildung und Steuerung des Warenflusses. Früher wurden dafür Lagerlisten, Auftragsbücher und Rechnungsbelege auf Papier geführt, die mehr und mehr von EDV-Systemen ersetzt wurden. Es überrascht wenig, dass in diesem Bereich die Digitalisierung zu umfassenden Veränderungen und Erweiterungen führt.
Gerade in einen Online-Shop lässt sich ein digitales Warenwirtschaftssystem besonders gut einbinden. Es überwacht nicht nur die Warenströme vollautomatisch, sondern erfasst auch über entsprechende Verknüpfungen Bestellungen, Bezahlungen, Lieferungen und Retouren. Von der Zuverlässigkeit und Schnelligkeit des WWS profitieren Lieferanten und Kunden.

Was ist ein digitales Warenwirtschaftssystem?

Ein digitales Warenwirtschaftssystem ist eine Software, in der eine ganze Reihe von Informationen und Aufgaben gebündelt werden. Es gilt, Waren genau zu erfassen und zwar für die Disposition, das Bestellwesen, den Wareneingang und -ausgang sowie das Rechnungswesen. Das System enthält dafür Informationen von Lieferanten, Kunden und Waren.
In dieses System sind mehrere Bereiche eines Unternehmens eingebunden: Einkauf, Verkauf und Lagerhaltung. Es wird zwischen offenen, geschlossenen und integrierten WWS unterschieden:
  • Offene Systeme kontrollieren allein den Wareneingang und -ausgang.
  • Geschlossene Systemen bilden den gesamten Warenfluss ab, mit Modulen für Wareneingang und -ausgang, Disposition, Bestellungen und Marketing.
  • Integrierte Systeme haben zusätzlich Verbindungen zu externen Systemen, etwa zu Banken und Lieferanten.
Eine WWS-Software greift auf eine Datenbank zu, in der folgende Informationen abgelegt sind:
  • Stammdaten von Kunden, Lieferanten und Waren beziehungsweise Stücklisten.
  • Bewegungsdaten des Zahlungsverkehrs (Rechnungen) und Warenbewegungen (Lagereingang, Lagerzeiten und Auslieferung).
In der Praxis bedeutet das: Die Daten der Waren (wie Art, Lieferant, Menge, Sortierung, Preis, Liefertermin, Vollständigkeit der Bestellung) werden beim Eingang erfasst. Bei der Lagerung werden zusätzlich Informationen wie beanspruchte Lagerfläche und Gesamtbestand dokumentiert. Beim Ausgang erfolgt wieder die Erfassung der genannten Datensätze. Diese Informationen werden für alle relevanten Geschäftsvorgänge von den verschiedenen Abteilungen genutzt.

Beispiel für den Leistungsumfang einer WWS-Software:

  • Verwaltung von Ein- und Verkauf mit Kundendaten und Auftragsmanagement
  • Verwaltung der Lagerbestände inklusive Auszeichnung der Waren und Bestandsführung
  • Erfassung des Wareneingangs
  • Erfassung des Warenausgangs
  • Möglichkeiten zur Auswertung der Daten
Eine WWS-Software besitzt in der Regel Schnittstellen zu anderen Systemen – wie zum Beispiel Banken, Kassensystemen, Online-Shops und mobilen Anwendungen (Apps).

Das Potential eines digitalen WWS

Ein digitales WWS bietet eine Reihe von Verbesserungen und Einsparungspotentialen, die dieses deutlich effektiver als ein papierbasiertes Warenwirtschaftssystem machen. Insbesondere die Verknüpfung zu Bereichen und Prozessen wie Finanz- und Rechnungswesen, Personalwirtschaft, Marketing und Entwicklung ist ein enormer Vorteil, da alle Mitarbeiter auf einen Datenpool zugreifen und Veränderungen immer aktuell an alle ausgespielt werden. Der Wegfall von Grenzen zwischen den Abteilungen verbessert die Kommunikation innerhalb des Unternehmens, automatisierte Prozesse sichern immer ausreichende Lagerbestände und die fristgerechte Abwicklung von Bestell-, Rechnungs- und Mahnvorgängen. Das sorgt für Fehlerminimierung und eine bessere Koordination mehrerer Vertriebswege (Multichannel). So kann beispielsweise ein Händler die Warenbewegungen im eigenen Online-Shops sowie auf mehreren Marktplätzen in einem System verwalten.
Großes Potential liegt auch in der Auswertung der erfassten Daten und der Erstellung von Statistiken. Umsatzstarke und -schwache Artikel lassen sich per Mausklick anzeigen, die Geschäftszahlen für festgelegte Zeiträume nach gewünschten Parametern analysieren. Diese Informationen kann ein Unternehmer für strategische Entscheidungen nutzen, etwa bei dem zu erwartenden Warenbedarf.

Worauf Unternehmer achten sollten

Ein digitales WWS ist nicht nur für große Unternehmen sinnvoll. Auch KMUs können sie nutzen. Bei der Wahl einer Softwarelösung sollten Sie folgende Dinge beachten beziehungsweise festlegen:
  • Bestandsaufnahme: Welche Software ist bereits vorhanden und kann in die WWS-Lösung eingebunden werden? Muss oder soll das System komplett neu aufgesetzt werden? Sind Hardware-Nachrüstungen erforderlich?
  • Leistungsumfang: Welche Aufgaben und Bereiche sollen durch das System abgedeckt werden?
  • Wissensstand der Mitarbeiter: Sind Einarbeitungen und Schulungen erforderlich?
  • Kosten: Eine WWS-Software können Sie kaufen, mieten oder selbst entwickeln lassen.
  • Möglich sind verschiedene Softwarelösungen: Individualsoftware: Ihre IT-Abteilung oder ein Dienstleister entwickelt ein Programm, das auf die Anforderungen Ihres Unternehmens maßgeschneidert ist. Nachteile sind die in der Regel starre Struktur der Software, in der sich Anpassungen schwerer umsetzen lassen, und die Abhängigkeit vom Entwickler.
  • Branchensoftware: So ein Programm ist branchenspezifisch konfiguriert und wird vom Anbieter regelmäßig angepasst. Die Anbieter von Branchensoftware haben meist ein vergleichsweise dünnes Vertriebsnetz, ein Ansprechpartner vor Ort ist häufig nicht vorhanden. Allerdings ist der Support mittlerweile bei vielen Programmen so integriert, dass eine Problembehandlung über das Internet möglich ist.
  • Kaufmännische Standardsoftware: Diese Programme werden in deutlich größerer Zahl vertrieben und sind daher günstiger. Allerdings sie nicht auf bestimmte Branchen zugeschnitten. Die allgemeine Struktur kann durch den modularen Aufbau so einer Software zwar auf die individuellen Bedürfnisse eines Unternehmens konfiguriert werden, aber nur in einem begrenzten Umfang.

Einführung eines WWS

Wie schon beschrieben, kann eine WWS-Software die Abläufe in Ihrem Unternehmen optimieren und Fehlerquellen verringern. Vereinfachungen bei Kommunikation und Datenzugriff sowie automatisierte Vorgänge sorgen für deutliche Verbesserungen. Gleichzeitig verpassen Sie nicht den Anschluss, bleiben beim Kontakt mit Lieferanten und Kunden auf dem aktuellen Entwicklungsstand und mit der Konkurrenz auf Augenhöhe.
Unterschätzen Sie aber nicht den Aufwand und neue Abhängigkeiten! Die Implementierung eines neuen Systems im laufenden Geschäftsbetrieb will gut geplant sein. Beachten Sie Datenschutzaspekte und die sichere digitale Archivierung Ihrer Daten.
Stimmen Sie die Veränderungen mit Ihren Mitarbeitern ab und sorgen Sie für eine gute Einarbeitung oder Schulung. Durch Automatisierung und Datenerfassung entstehen auch Ängste vor Arbeitsplatzverlust und übermäßiger Kontrolle. Bereiten Sie Ihre Mitarbeiter und natürlich auch die Kunden rechtzeitig auf die Umstrukturierungen vor.


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