Steuerabteilung im Wandel: Mit KI dem Fachkräftemangel und wachsenden Anforderungen begegnen

Aktuell betreuen wir 17 operative Gesellschaften in Deutschland, den Niederlanden und Polen mit mehr als 200.000 Belegen jährlich. Gleichzeitig haben wir sehr kurze Fristen: Buchungsschluss ist am fünften Werktag des Monats, die Umsatzsteuer-Voranmeldung muss bis zum siebten Werktag abgegeben werden. Das funktioniert nur, weil wir konsequent digitalisiert und automatisiert arbeiten. Ohne intelligente Systeme, insbesondere KI-gestützte Tools, wäre dieses Volumen in der geforderten Qualität mit unseren Ressourcen nicht zu bewältigen.

Döhler ist stark gewachsen. Gleichzeitig haben steigende gesetzliche Vorgaben und Compliance-Anforderungen die Steuer- und Prozessabläufe deutlich komplexer gemacht.

Neben bestehenden Systemen wie SAP, das über KI-Elemente verfügt, nutze ich unsere Döhler-eigene KI, die auf unsere Anforderungen abgestimmt und datenschutzkonform aufgebaut ist.

Ja, Datenschutz ist bei der Einführung und Nutzung von KI-Systemen zentral. Man muss sehr sorgfältig prüfen, welche Daten in welche Systeme hochgeladen werden. Deshalb waren die Rechts- und Datenschutzabteilung eng in den Einführungsprozess eingebunden.

Ein zentrales Feld ist die Zolltarifierung. Dort nutzen wir eine KI-basierte Lösung, um Produkte automatisch den richtigen Zolltarifnummern zuzuordnen. Das beschleunigt den Prozess und sorgt für mehr Konsistenz. Die Fachprüfung bleibt bei uns, aber die KI liefert sehr gute Vorschläge und reduziert den manuellen Aufwand deutlich. Außerdem nutzen wir ein KI-Recherche-Tool, um Anfragen und Stellungnahmen zu bearbeiten. Es unterstützt uns bei fachlichen Recherchen, der Aufbereitung von Dokumentationen und bei Rückfragen aus Betriebsprüfungen. Wichtig war uns, dass das Tool nicht „halluziniert“ und dass wir eigene Dokumente einbinden können. So sparen wir viel Zeit in der Informationsbeschaffung und -aufbereitung.

Unsere Arbeit verlagert sich dadurch weg von repetitiven Routinetätigkeiten hin zu Bewertung, Steuerung und Kontrolle. Die KI hilft uns, Massendaten vorab zu analysieren, Fälle vorab zu strukturieren und Informationen schneller verfügbar zu machen.

Ja, indirekt. Durch KI analysieren wir Massendaten automatisiert und identifizieren Auffälligkeiten in oder nahe an Echtzeit. So können wir umsatzsteuerliche Prozesse effektiver monitoren und gezielt Lücken in der automatisierten Steuerfindung schließen. Das Accounting geht noch einen Schritt weiter: In der Bankbuchhaltung wird Machine-Learning genutzt, um Buchungen automatisch zuzuordnen. Wo Regeln allein nicht ausreichen, lernt das System aus bisherigen Entscheidungen und erhöht nach und nach den Automatisierungsgrad.

KI unterstützt mich vor allem dabei, Wissen effizienter aufzunehmen und auf dem aktuellen Stand zu bleiben. Ich lasse mir relevante Inhalte – etwa Newsletter, Fortbildungsthemen, neue gesetzliche Regelungen oder Urteile – von der KI aufbereiten und höre mir diese Zusammenfassungen während der Fahrt zur Arbeit als Podcast an. Aber keine Sorge, für das Hören von Musik bleibt auch noch Zeit.