Die E-Rechnung wird Pflicht

Ab dem 1. Januar 2025 wird schrittweise die elektronische Rechnung (E-Rechnung) eingeführt. So sieht es das Wachstumschanchengesetz vor, das der Bundesrat im November verabschiedet hat. Zwar ist das Gesetzgebungsverfahren noch nicht abgeschlossen. Letztlich geht es jedoch um die Umsetzung eines EU-weiten Maßnahmenpakets, durch das europaweit eine einheitliche digitale Registrierung, die Verpflichtung zur Fakturierung von E-Rechnungen und ein einheitliches digitales Meldesystem eingeführt werden. Darum ist es sehr wahrscheinlich, dass trotz der Streitigkeiten um das Wachstumschancengesetz die Pflicht zur E-Rechnung wie geplant kommen wird. Bisher gibt es in Deutschland eine Verpflichtung zur Verwendung von E-Rechnungen nur im Zusammenhang mit öffentlichen Aufträgen, also im Bereich B2G („Business to Government“). Bereits seit 2020 müssen alle Lieferanten des Bundes bei Direktaufträgen ab einem Betrag von 1.000 Euro die Rechnung grundsätzlich in elektronischer Form einreichen. Für öffentliche Aufträge gegenüber den Ländern wurde die Pflicht für E-Rechnungen nach und nach eingeführt. Nun kommt also die Pflicht auch für Umsätze im B2B-Bereich („Business to Business“).
Schrittweise Einführung
Nach den Plänen der Bundesregierung müssen ab dem 1. Januar 2025 alle Unternehmen elektronische Rechnungen empfangen können. Das bedeutet, wenn der leistende Unternehmer eine E-Rechnung ausstellt, muss der Rechnungsempfänger diese entgegennehmen. Ab dem 1. Januar 2026 gilt dann nicht nur eine Empfangspflicht, sondern auch eine Pflicht zur Ausstellung der Rechnungen als E-Rechnung. Hierbei gibt es eine nach Größenklassen gestaffelte Übergangsfrist: Unter[1]nehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 Euro müssen ab dem 1. Januar 2027 ihre Rechnungen an andere Unternehmen grundsätzlich als E-Rechnung stellen. Für Unternehmen mit einem Gesamtumsatz im vorangegangenen Kalenderjahr (2026) bis zu 800.000 Euro gilt diese Pflicht allerspätestens ab dem 1. Januar 2028. Für Kleinbetragsregelungen (§ 33 UStDV), also für Rechnungen, deren Gesamtbetrag 250 Euro nicht übersteigt, sowie für Fahr[1]ausweise (§ 34 USt DV) können weiterhin alle Arten von Rechnungen verwendet werden. Gegenüber Endverbrauchern (B2C) bleibt es dagegen beim Alten. Es kann nur per E-Rechnung abgerechnet werden, wenn der Rechnungsempfänger zustimmt.
Eile ist geboten
Die Industrie- und Handelskammern fordern, dass der Staat bis zur Einführung der Pflicht zur E-Rechnung ein einfach verständliches und kostenfreies elektronisches Tool zur Lesbarmachung und Erstellung von E-Rechnungen zur Verfügung stellt. Ob der Staat dies bis zum 1. Januar 2025 gewährleisten wird, ist jedoch fraglich. Darum sollten sich alle Unternehmen so bald wie möglich damit vertraut machen, wie sie die Pflicht zur E-Rechnung umsetzen können. Es ist damit zu rechnen, dass es bei IT-Dienstleistern im laufenden Jahr zu einer hohen Nachfrage nach passenden Systemen kommen wird.
Gerade viele kleine Unternehmen verfügen nicht über die technische Infrastruktur, um E-Rechnungen lesen zu können. Sie laufen Gefahr, künftig von Geschäftsprozessen ausgeschlossen zu werden.
Was ist der Unterschied?
Eine E-Rechnung stellt – anders als eine Papierrechnung oder eine Bilddatei wie PDF – Rechnungsinhalte in einem strukturierten maschinenlesbaren Datensatz dar. Es handelt sich um einen xml-Datensatz, der in erster Linie der maschinellen Verarbeitung dient und für Menschen nicht ohne Weiteres lesbar ist. Ein bekanntes Format für die E-Rechnung ist die „XRechnung“. Das Format „ZUGFeRD“ ist ein hybrides Format, also eine Kombination aus PDF-Dokument und XML-Datei (ab Version 2.0.1). Bei hybriden Formaten ist künftig der strukturierte Teil maßgeblich. Innerhalb der EU muss das elektronische Format einer E-Rechnung der Norm CEN 16931 entsprechen. Rechnungen, die in einem nicht dieser Norm entsprechenden elektronischen Format oder auf Papier übermittelt werden, gelten dann als „sonstige Rechnungen“. Auch die PDF-Rechnung gilt künftig nicht mehr als elektronische Rechnung.
Der Rechnungsempfänger kann die Daten mithilfe einer Software ohne Medienbrüche automatisiert in seiner Buchhaltung weiterverarbeiten und zur Auszahlung bringen. Er kann sie aber auch mithilfe einer Software für das Auge lesbar machen. Der eigentliche Versand der Rechnung, also die Übermittlung vom Rechnungsaussteller zum Rechnungsempfänger erfolgt durch die Bereitstellung der Rechnung in einem Portal, durch Versendung per E-Mail oder über ein Übertragungsnetzwerk (zum Beispiel Peppol, DE-Mail, Datev). ■

Einführung der E-Rechnung: Was kommt auf die Unternehmen zu?
Der Finanz- und Steuerausschuss der IHK Gießen-Friedberg lädt ein zu einer Informations- und Diskussionsveranstaltung. Wie sich die Finanzverwaltung die Umstellung vorstellt, wird Andreas Kruchen, Referatsleiter Umsatzsteuer im Hessischen Finanzministerium, erläutern. Die Veranstaltung ist kostenfrei. Um Anmeldung wird gebeten. Fragen zur E-Rechnung können gern vorab an Elke Dietrich (Tel.: 0641/7954 4100, dietrich@giessen-friedberg.ihk.de) eingereicht werden.
  • Datum: Donnerstag, 29. Februar 2024
  • Zeit: 17:00 bis ca. 19:00 Uhr
  • Ort: Plenarsaal der IHK Gießen-Friedberg, Lonystraße 7, 35394 Gießen
  • Veranstaltungsnummer: 14406

VON ELKE DIETRICH

Stand: 09.02.2024