Steuerrechtliche Aufbewahrungsfristen

Welche Aufbewahrungsfristen gelten?

Das Handelsgesetzbuch (HGB) verpflichtet alle Kaufleute zur Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen (§ 257 HGB). Vor allem aber aus steuerlichen Gründen haben alle Unternehmen der gewerblichen Wirtschaft die Aufbewahrungsvorschriften nach § 147 Abgabenordnung (AO) zu beachten.

Die Aufbewahrungspflicht beginnt immer mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung in die Unterlage erfolgt ist bzw. das Inventar, die Bilanz, der Jahresabschluss oder der Lagebericht aufgestellt ist. Bei Geschäfts- und Handelsbriefen zählt das Jahr des Zu- bzw. Abgangs und bei Verträgen das Jahr des Vertragsendes.

Beispiel: Der Jahresabschluss des Jahres 2014 wurde im August 2016 erstellt und beim Finanzamt eingereicht. Die Aufbewahrungsfrist beginnt am 31.12.2016 (24:00 Uhr) und endet am 31.12.2026. Die Unterlagen können deshalb erst ab 1.1.2027 entsorgt werden.

Die Aufbewahrungsfristen können sich verlängern, wenn die Unterlagen für Steuern von Bedeutung sind, deren Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist (§ 147 Abs. 3 AO). Für Zwecke der Besteuerung weiterhin, d. h. nach Ablauf der regulären Aufbewahrungsfrist, aufzubewahren sind daher insbesondere Unterlagen, die

von Bedeutung sind.

Aufbewahrungsfrist für Privatpersonen: Privatpersonen (auch Unternehmer, die Leistungen für ihren privaten Bereich verwenden), die aufgrund des „Gesetzes zur Bekämpfung der Schwarzarbeit“ von Unternehmern für Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück eine Rechnung erhalten haben, sind verpflichtet, diese Rechnung zwei Jahre lang aufzubewahren. Bei Verstoß können bis zu 500 € Bußgeld verhängt werden. Auf diese neue Aufbewahrungspflicht der Privatperson ist in der Rechnung hinzuweisen, z. B. durch einen Zusatz „Der Rechnungsempfänger ist verpflichtet, die Rechnung zu Steuerzwecken 2 Jahre lang aufzubewahren.“

Folgende Unterlagen können Sie ab 1. Januar 2025 vernichten

Das Verzeichnis listet in alphabetischer Reihenfolge wesentliche Schriftgutarten auf. Dabei kann aus der Bezeichnung des Schriftgutes allein noch keine Aussage über seine Aufbewahrung gemacht werden. Entscheidend ist die Funktion, die das Schriftgut im Betrieb hat.

Schriftgüter, in denen die letzte Eintragung in dem in der letzten Spalte genannten Jahr und früheren Jahren erfolgt ist, können ab 1. Januar 2025 vernichtet werden, soweit nicht die oben genannten Sonderfälle vorliegen, die die Aufbewahrungsfrist verlängern.

Steuerrechtlich gelten folgende Aufbewahrungsfristen:

Anmerkung 1: Für Protokolle über die Gewährung von Prämien für Verbesserungsvorschläge gilt eine zehnjährige Aufbewahrungsfrist; Protokolle der DÜVO-Meldung gilt dagegen nur eine dreijährige Aufbewahrungsfrist.

Anmerkung 2: Bei vermögenswirksamen Leistungen gilt bei Buchungsbelegen eine zehnjährige Aufbewahrungsfrist, soweit es sich um Handelsbriefe handelt gilt eine sechsjährige Aufbewahrungsfrist.

Anmerkung 3: Wird ein privates Konto auch zur Verbuchung betrieblicher Einnahmen verwendet, wird es nach Ansicht der Finanzverwaltung zu einem betrieblichen Konto. Die Aufbewahrungsfrist beträgt dann ebenfalls 10 Jahre.

Anmerkung 4: Lieferantenerklärung unter www.zoll.de

In welcher Form müssen die Unterlagen aufbewahrt werden?

Die Aufbewahrung im Original ist nur in Ausnahmefällen vorgeschrieben. Im Original aufbewahrt werden müssen nur Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse und Konzernabschlüsse, auch wenn sie auf Mikrofilm oder anderen Datenträgern aufgezeichnet sind (§ 257 Abs. 3 S. 1 HGB, § 147 Abs. 2 S. 1 AO).

Für alle übrigen Unterlagen ist die Aufbewahrung wesentlich erleichtert. Sie können auch als Wiedergabe auf einem Bildträger oder einem anderen Datenträger aufbewahrt werden, wenn dies den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung entspricht. Die zum Einsatz kommenden DV- oder Archivsysteme müssen den Anforderungen der AO, den GoB und den GoBD (BMF-Schreiben vom 14.11.2014, BStBl 2014 I S. 1450) insbesondere in Bezug auf Vollständigkeit, Richtigkeit und Unveränderbarkeit entsprechen. Es muss sichergestellt sein, dass die Wiedergabe oder die Daten bildlich und inhaltlich übereinstimmen, wenn sie lesbar gemacht werden. Außerdem müssen die Unterlagen während der Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar sein, unverzüglich lesbar gemacht und maschinell ausgewertet werden können (§ 147 Abs. 2 AO). Für bestimmt Zolldokumente gelten Sondervorschriften.

Erfolgt eine nach AO und GoBD ordnungsgemäße Aufbewahrung und Archivierung der Unterlagen auf Bilddateiformaten, Datenträgern bzw. als Daten in sonstiger maschinell auswertbarer Form (z.B. als csv-Datei), können die Papierbelege grundsätzlich vernichtet werden. Dies gilt jedoch nicht für Originalunterlagen, die nach anderen Rechtsvorschriften im Original aufzubewahren sind, wie z. B. nach § 62 Abs. 2 UStDV „Belegnachweis im Vorsteuervergütungsverfahren”. Sie dürfen nicht vernichtet werden.

Aufbewahrung von elektronischen Kontoauszügen: Da an elektronische Kontoauszüge keine höheren Anforderungen als an elektronische Rechnungen zu stellen sind, werden diese grundsätzlich steuerlich anerkannt. Dazu hat der Steuerpflichtige im Rahmen seines internen Kontrollsystems den elektronischen Kontoauszug bei Eingang auf seine Richtigkeit (Echtheit der Herkunft und Unversehrtheit des Inhalts) zu überprüfen und diese Prüfung zu dokumentieren und zu protokollieren. Die alleinige Aufbewahrung eines Papierausdrucks genügt nicht den Aufbewahrungspflichten des § 147 AO (u. a. LfSt Bayern, 20.1.2017, S 0317.1.1 - 3/5 St 42).

Wo muss aufbewahrt werden?

Nach der steuerlichen Vorschrift (§ 146 Abs. 2 AO) ist das aufbewahrungspflichtige Schriftgut grundsätzlich in Deutschland aufzubewahren. Die zuständige Finanzbehörde kann jedoch auf schriftlichen Antrag des Steuerpflichtigen abweichend vom vorgenannten Grundsatz bewilligen, dass elektronische Bücher und sonstige erforderliche elektronische Aufzeichnungen im Ausland geführt und aufbewahrt werden können. Voraussetzungen sind, dass

Das Handelsgesetzbuch schreibt keinen bestimmten Ort vor, doch müssen die Unterlagen in einer angemessenen Zeit vorgelegt werden können (§ 239 Abs. 4 HGB).

Hinsichtlich der Aufbewahrung von Rechnungen ist zu beachten, dass im Inland ansässige Unternehmer alle Rechnungen im Inland aufzubewahren haben. Handelt es sich allerdings um eine elektronische Aufbewahrung, die eine vollständige Fernabfrage der betreffenden Daten gewährleistet, darf der Unternehmer die Rechnungen auch im übrigen Gemeinschaftsgebiet aufbewahren. Es ist jedoch dem Finanzamt mitzuteilen, wenn die Rechnungen nicht im Inland aufbewahrt werden.

Dieses Merkblatt soll erste rechtliche Hinweise geben und erhebt daher keinen Anspruch auf Vollständigkeit und Richtigkeit.