eRechnungspflicht in Deutschland

Ab 01.01.2025 soll eine neue Definition der elektronischen Rechnung gelten. Eine eRechnung stellt - anders als eine Papierrechnung oder eine Bilddatei wie PDF - Rechnungsinhalte in einem strukturierten maschinenlesbaren Datensatz dar. Es handelt sich um einen xml-Datensatz, der in erster Linie der maschinellen Verarbeitung dient und für Menschen nicht ohne weiteres lesbar ist. Der Rechnungsempfänger kann die Daten mithilfe einer Software ohne Medienbrüche automatisiert in seiner Buchhaltung weiterverarbeiten und zur Auszahlung bringen. Er kann sie aber auch mithilfe einer Software für das Auge lesbar machen. Der eigentliche Versand der Rechnung, also die Übermittlung vom Rechnungsaussteller zum Rechnungsempfänger, erfolgt durch Bereitstellung der Rechnung in einem Portal, durch Versendung per E-Mail oder über ein Übertragungsnetzwerk (z.B. Peppol, DE-Mail, DATEV).

Das elektronische Format einer eRechnung muss der Norm CEN 16931 entsprechen. Rechnungen, die in einem nicht dieser Norm entsprechenden elektronischen Format oder auf Papier übermittelt werden, gelten dann als „sonstige Rechnungen“. Also auch die PDF-Rechnung gilt künftig nicht mehr als elektronische Rechnung. Wie die Finanzverwaltung im Oktober 2023 bekannt gab, entsprechen insbesondere Rechnungen nach dem XStandard – die sogenannte „XRechnung“, die im öffentlichen Auftragswesen bereits genutzt wird - und das Format „ZUGFeRD“ – ab Version 2.0.1 - dem geforderten europäischen Format einer eRechnung. „ZUGFeRD“ ist ein hybrides Format, also eine Kombination aus PDF-Dokument und XML-Datei. Bei hybriden Formaten ist künftig der strukturierte Teil maßgeblich. Nicht abschließend geklärt ist die Zulässigkeit des elektronischen Datenaustauschs per EDIFACT, dem sogenannten „EDI-Verfahren“. Streng genommen entspricht dieses Format nicht der europäischen Norm. Das Verfahren spielt aber in bestimmten Bereichen der Wirtschaft eine große Rolle. Daher wird an einer Lösung gearbeitet, die die Weiternutzung dieses Verfahrens nach technischen Anpassungen auch unter dem künftigen Rechtsrahmen ermöglichen soll.
Wen betrifft die eRechnungspflicht?
Die Verpflichtung zur Verwendung der elektronischen Form gilt für Leistungen zwischen Unternehmen – B2B.
Gegenüber Endverbrauchern (B2C) bleibt es dagegen beim Alten. Es kann nur per eRechnung abgerechnet werden, wenn der Rechnungsempfänger zustimmt.
Im Bereich B2G, also Unternehmen-öffentlichen Stellen, müssen ohnehin alle Lieferanten des Bundes bei Direktaufträgen ab einem Betrag von 1.000 Euro die Rechnung grundsätzlich in elektronischer Form einreichen. Für öffentliche Aufträge gegenüber den Ländern wurde die eRechnungspflicht im B2G-Bereich nach und nach eingeführt. In Hessen gilt sie ab April 2024.
Zudem müssen leistende Unternehmer und Leistungsempfänger im Inland ansässig sein, also ihren Sitz, die Geschäftsleitung oder eine am Umsatz beteiligte Betriebsstätte in Deutschland haben.
Ausgenommen von der Verpflichtung zur Verwendung der elektronischen Form sind Kleinbetragsrechnungen – derzeit bis 250 Euro - und Fahrscheine.
Erster Schritt: Empfangspflicht ab 01.01.2025
Grundsätzlich sollen alle Unternehmen ab 01.01.2025 Rechnungen ausstellen und empfangen können. Während die Ausstellung von eRechnungen aber schrittweise verpflichtend wird, soll es die Empfangspflicht keine solche Übergangsphase geben. Ab dem 01.01.2025 soll die Entgegennahme einer elektronischen Rechnung für alle inländischen Unternehmer verpflichtend sein. Das bedeutet, dass eine Zustimmung des Rechnungsempfängers zur Verwendung der elektronischen Rechnung nicht mehr erforderlich wäre. Während also nach der derzeitigen Regelungen eRechnungen im B2B-Bereich nur verwendet werden dürfen, wenn der Empfänger damit einverstanden ist, wäre dies ab 2025 umgekehrt und sonstige Rechnungen wären nur noch mit Zustimmung des Empfängers zulässig. Das bedeutet zugleich, dass auch solche Leistungsempfänger, die die elektronische Rechnung gar nicht wollen, ab 2025 die Möglichkeit vorhalten müssten, elektronische Rechnungen entgegenzunehmen. Auch Unternehmer, die selbst nur steuerfreie Leistungen erbringen, wie zum Beispiel Wohnungsvermieter oder Ärzte, müssen künftig in der Lage sein, elektronische Rechnungen im strukturierten Format empfangen und archivieren zu können. Dasselbe gilt für Unternehmer, die die Kleinunternehmerregelung des Paragrafen 19 UStG in Anspruch nehmen.
Pflichten des Rechnungsausstellers
Angesichts des zu erwartenden hohen Umsetzungsaufwands für die Unternehmen soll es für die Pflicht zur Ausstellung von elektronischen Rechnungen Übergangsregelungen für die Jahre 2025-2027 geben.
Bis Ende 2026 dürfen für in 2025 und 2026 ausgeführte B2B-Umsätze weiterhin als Papierechnungen übermittelt werden. Auch elektronische Rechnungen, die nicht dem neuen Format entsprechen, bleiben in diesem Zeitraum zulässig, allerdings ist hierfür (wie bisher) die Zustimmung des Rechnungsempfängers erforderlich
Bis Ende 2027 dürfen Unternehmen für in 2027 ausgeführte B2B-Umsätze nur noch dann Papierrechnungen ausstellen, wenn sie einen Vorjahresumsatz von 800.000 € nicht überschritten haben. Das gleiche gilt, wenn ein Unternehmen elektronische Rechnungen ausstellen möchte, die nicht dem neuen Format entsprechen. Für Unternehmen, die im Vorjahr über dieser Umsatzgrenze lagen, gilt dann bereits 2027 die Pflicht, Rechnungen nur noch als eRechnung zu stellen. Für die Weiterverwendung des EDI-Verfahrens soll eine gesonderte Regelung gelten.
Ab 2028 sollen dann von allen Unternehmen die neuen Anforderungen an die eRechnung und ihre Übermittlung zwingend einzuhalten sein. Damit sollen dann auch die Voraussetzungen für das im Koalitionsvertrag vorgesehene Meldesystem geschaffen sein.

Ausstellung von Rechnungen nach § 14 Umsatzsteuergesetz (UStG); Einführung der obligatorischen elektronischen Rechnung bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmern ab dem 1. Januar 2025 (BMF-Schreiben)
Link zu der Internetseite für den Viewer der XML-Dateien finden Sie rechts unter “Weitere Informationen”

www.erechnung.elster.de
www.e-rechnung.elster.de
Stand: 19.02.2025