eRechnungspflicht in Deutschland

Seit 01.01.2025 gilt eine neue Definition der elektronischen Rechnung. Eine eRechnung stellt - anders als eine Papierrechnung oder eine Bilddatei wie PDF - Rechnungsinhalte in einem strukturierten maschinenlesbaren Datensatz dar. Es handelt sich um einen xml-Datensatz. Die eRechnung dient in erster Linie der maschinellen Verarbeitung und ist für Menschen nicht ohne weiteres lesbar. Der Rechnungsempfänger kann die Daten mithilfe einer Software ohne Medienbrüche automatisiert in seiner Buchhaltung verarbeiten und zur Auszahlung bringen. Er kann sie aber auch mithilfe einer Software für das Auge lesbar machen. Der eigentliche Versand der Rechnung, also die Übermittlung vom Rechnungsaussteller zum Rechnungsempfänger, erfolgt durch Bereitstellung der Rechnung in einem Portal, durch Versendung per E-Mail oder über ein Übertragungsnetzwerk (z.B. Peppol, DE-Mail, DATEV, EDI-Verfahren).

Das elektronische Format einer eRechnung muss der Norm CEN 16931 entsprechen. Rechnungen, die in einem nicht dieser Norm entsprechenden elektronischen Format oder auf Papier übermittelt werden, gelten dann als „sonstige Rechnungen“. Also auch die PDF-Rechnung gilt künftig nicht mehr als elektronische Rechnung. Wie die Finanzverwaltung im Oktober 2023 bekannt gab, entsprechen insbesondere Rechnungen nach dem XStandard – die sogenannte „XRechnung“, die im öffentlichen Auftragswesen bereits genutzt wird - und das Format „ZUGFeRD“ – ab Version 2.0.1 - dem geforderten europäischen Format einer eRechnung. „ZUGFeRD“ ist ein hybrides Format, also eine Kombination aus PDF-Dokument und XML-Datei. Bei hybriden Formaten ist künftig der strukturierte Teil maßgeblich.
Wen betrifft die eRechnungspflicht?
Die Verpflichtung zur Verwendung der elektronischen Form gilt für Leistungen zwischen Unternehmen – B2B. Gegenüber Endverbrauchern (B2C) bleibt es dagegen beim Alten. Es kann nur per eRechnung abgerechnet werden, wenn der Rechnungsempfänger zustimmt. Im Bereich B2G, also Unternehmen-öffentlichen Stellen, müssen ohnehin alle Lieferanten des Bundes bei Direktaufträgen ab einem Betrag von 1.000 Euro die Rechnung grundsätzlich in elektronischer Form einreichen. Für öffentliche Aufträge gegenüber den Ländern wurde die eRechnungspflicht im B2G-Bereich nach und nach eingeführt. In Hessen gilt sie ab April 2024.
Zudem müssen leistende Unternehmer und Leistungsempfänger im Inland ansässig sein, also ihren Sitz, die Geschäftsleitung oder eine am Umsatz beteiligte Betriebsstätte in Deutschland haben.
Ausnahmen von der Verpflichtung zur Verwendung der elektronischen Form
Die Regelungen zur verpflichtenden E‑Rechnung gelten nicht
  • bei Rechnungen an Endverbraucher (sogenannte B2C-Umsätze)
  • für viele steuerfreie Umsätze (solche nach § 4 Nummer 8 bis 29 UStG, z. B. steuerfreie Finanzdienstleistungen, steuerfreie Grundstücksvermietungen)
  • Kleinbeträgen (bis 250 Euro Bruttobetrag, § 33 UStDV),
  • Fahrausweisen, die als Rechnung gelten (§ 34 UStDV),
  • Leistungen, die von Kleinunternehmern erbracht werden (§ 34a UStDV),
  • Leistungen an juristische Personen, die nicht Unternehmer sind (z. B. viele Vereine), und
  • bestimmten Leistungen an Endverbraucher im Zusammenhang mit einem Grundstück.
In diesen Fällen kann auch eine sonstige Rechnung ausgestellt werden.
Empfangspflicht seit ab 01.01.2025
Grundsätzlich sollen alle Unternehmen ab 01.01.2025 Rechnungen ausstellen und empfangen können. Während die Ausstellung von eRechnungen aber schrittweise verpflichtend wird, gibt es für die Empfangspflicht keine solche Übergangsphase. Seit dem 01.01.2025 ist die Entgegennahme einer elektronischen Rechnung für alle inländischen Unternehmer verpflichtend. Sonstige Rechnungen dürfen nur noch verwendet werden, wenn der Empfänger damit einverstanden ist. Auch Unternehmer, die selbst nur steuerfreie Leistungen erbringen, wie zum Beispiel Wohnungsvermieter oder Kleinunternehmer, müssen künftig in der Lage sein, elektronische Rechnungen im strukturierten Format empfangen und archivieren zu können. Über das ELSTER-Portal besteht die Möglichkeit, E-Rechnungen im Format XRechnung oder ZUGFeRD für das menschliche Auge lesbar darzustellen. Der E-Rechnungsviewer der Finanzverwaltung ist unter www.e-rechnung.elster.de erreichbar.
Übergangsregelungen
Bis Ende 2026 dürfen weiterhin sonstige Rechnungen übermittelt werden. Bis Ende 2027 dürfen Unternehmen für in 2027 ausgeführte B2B-Umsätze nur noch dann sonstige Rechnungen ausstellen, wenn sie einen Vorjahresumsatz von 800.000 € nicht überschritten haben. Ab 2028 müssen dann alle Unternehmen die neuen Anforderungen an die eRechnung und ihre Übermittlung einhalten.
Ausstellung von Rechnungen nach § 14 Umsatzsteuergesetz (UStG); Einführung der obligatorischen elektronischen Rechnung bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmern ab dem 1. Januar 2025 (BMF-Schreiben)

www.erechnung.elster.de
www.e-rechnung.elster.de
Stand: 04.03.2026