Visa-Einladungsschreiben

Einladungsschreiben für ausländische Geschäftsreisende

In vielen Fällen benötigen ausländische Geschäftsleute für einen Geschäftsbesuch in Deutschland ein Visum. Dieses erteilen die deutschen Botschaften im Ausland auf Basis eines Einladungsschreiben der deutschen Geschäftspartner. In einigen Fällen fordern die deutschen Botschaften, dass die zuständige IHK dieses Einladungsschreiben bescheinigt.

Die IHK kann Einladungsschreiben nur bescheinigen, wenn folgende Angaben enthalten sind:

  • Betreff: Visa-Erteilung.
  • Name des Unternehmens im Partnerland verbunden mit der Angabe, dass es sich um einen Geschäftspartner der deutschen Firma handelt.
  • Name der s Mitarbeiters dieser Firma, für die das Visum für eine Dienstreise nach Deutschland ausgestellt werden sollen.
  • Dauer des Besuchs mit Datum der Ein- und Ausreise.
  • Unterschrift des Geschäftsführers oder -inhabers.
  • der Hinweis auf die §§ 66-68 Aufenthaltsgesetz, wonach entstehende Kosten, Versicherung etc. von der deutschen Firma getragen werden, unterstützt die Erteilung des Visums, ist aber nicht zwingend.
Darüber hinausgehende Angaben werden von der IHK nicht bescheinigt.

Entsendungsschreiben für Beschäftigte von in Deutschland ansässigen Firmen

Wenn deutsche Firmen Mitarbeitende ins Ausland entsenden, müssen Sie - sofern eine Visumspflicht besteht - bei den ausländischen Botschaften in Deutschland ein Visum beantragen. Häufig verlangen die Botschaften ein von der zuständigen IHK bescheinigtes Entsendungsschreiben. Darin muss die Firma zusichern, alle Kosten für die Reise zu übernehmen.

Die IHK kann Entsendungsschreiben nur bescheinigen, wenn folgende Angaben enthalten sind:

  • Schreiben auf Firmenbriefbogen (mit genauer Firmierung und Anschrift).
  • Adressierung an die Botschaft des Ziellandes in der Bundesrepublik Deutschland.
  • Betreff: Visa-Erteilung.
  • Name des Mitarbeiters, der ins Ausland reisen soll (vollständiger Name, Geburtsdatum, Passnummer).
  • Name des Geschäftspartners im Zielland.
  • Reisezweck (Messe, Montage, Geschäftsreise o.Ä.).
  • Dauer des Besuchs mit Datum der Ein- und Ausreise.
  • Übernahme der Kosten durch deutsche Firma.
  • Unterschrift des Geschäftsführers oder -inhabers.

Informationen zur Beantragung eines Geschäftsvisums für Saudi-Arabien

Unternehmen, die Mitarbeiter für geschäftliche Besprechungen, Verhandlungen oder Projektphasen in das Königreich Saudi-Arabien entsenden möchten, müssen im Vorfeld ein reguläres Geschäftsvisum beantragen. Der gesamte Beantragungsprozess erfordert die Einhaltung mehrerer Schritte und Abstimmung zwischen dem deutschen Unternehmen, dem saudi-arabischen Geschäftspartner sowie den zuständigen Behörden in Deutschland.
Am Anfang des Prozesses steht die Einladung aus Saudi-Arabien. Der dortige Geschäftspartner (Sponsor) muss eine digitale Einladung über das Portal des saudi-arabischen Außenministeriums (MOFA) beantragen. Im Regelfall ist für hessische Unternehmen das Generalkonsulat in Frankfurt am Main als Einreichungsort auszuwählen. Nach der Zusammenstellung aller Unterlagen erfolgt die finale Beantragung sowie die Abgabe der biometrischen Daten über den offiziellen, zertifizierten Visadienstleister VFS Tasheer.
Ein obligatorisches Dokument für den Visumantrag ist das deutsche Entsendeschreiben des Arbeitgebers. Das saudi-arabische Generalkonsulat akzeptiert dieses Schreiben ausschließlich dann, wenn es von der zuständigen Industrie- und Handelskammer geprüft und bescheinigt wurde.

Neben den unter “Entsendungsschreiben für Beschäftigte von in Deutschland ansässigen Firmen” genannten Inhalten, sollte die offizielle MOFA-Einladungsnummer dort mit aufgeführt sein.
Stand: 21.08.2026