Checkliste neues Datenschutzrecht

Die europäische Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) kommt: Bis zum 25. Mai 2018 müssen Unternehmen ihre Prozesse an die neuen Datenschutz-Anforderungen anpassen. Die nachfolgende Checkliste kann Unternehmen dabei helfen, eine erste Orientierung zu finden.

1. Sensibilisierung durchführen

Geschäftsführungen, Datenschutzbeauftragte und andere für das Thema Datenschutz Zuständige sollten innerhalb des Unternehmens dafür sensibilisieren, dass sich ab dem 25. Mai 2018 nicht nur der Name einer europäischen Datenschutzregelung ändern wird. Die DS-GVO wird direkte Auswirkungen auf Unternehmen als datenverarbeitende Stellen haben. Sämtliche Datenverarbeitungsprozesse müssen an die Neuerungen angepasst werden.

2. Bestandsaufnahme machen

Um Änderungsbedarf identifizieren zu können, sollte in einem ersten Schritt eine Bestandsaufnahme der Prozesse durchgeführt werden, in denen personenbezogene Daten verarbeitet werden. Das Verfahrensverzeichnis nach § 4d Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) ist ein Ausgangspunkt zur Identifizierung von Verarbeitungsverfahren.

3. Rechtsgrundlage prüfen

Auch unter der DS-GVO ist für die Verarbeitung personenbezogener Daten eine Rechtsgrundlage erforderlich (Artikel 6 bis 11 DS-GVO). Es ist zu prüfen, ob das neue Recht für alle Prozesse Rechtsgrundlagen bereitstellt.

4. Personenbezogene Daten von Kindern besonders prüfen

Besondere Anforderungen bestehen für den Umgang mit personenbezogenen Daten von Kindern, wenn es um die Einwilligung in Bezug auf Dienste der Informationsgesellschaft geht (Artikel 8 DS-GVO).

5. Datenschutz durch Technikgestaltung umsetzen

Die DS-GVO enthält bestimmte Rahmenbedingungen (Artikel 25 DS-GVO) für die Art und Weise, wie die datenschutzrechtlichen Anforderungen schon bei der Prozessgestaltung und durch datenschutzfreundliche Voreinstellungen umzusetzen sind („Privacy-by-Design“ und „Privacy-by-Default“).

6. Verträge checken

Unternehmen sollten insbesondere ihre bestehenden Verträge zur Auftragsdatenverarbeitung überprüfen und überarbeiten. In den Artikeln 26 bis 28 DS-GVO sind Vorgaben für Vereinbarungen mit Auftragsdatenverarbeitern und zwischen gemeinsam für die Verarbeitung Verantwortlichen geregelt.

7. Datenschutzfolgenabschätzung implementieren

Der europäische Gesetzgeber hat die bisherige Vorabkontrolle (§ 4d Abs. 5 BDSG) nicht in die DS-GVO übernommen. Sie wird abgelöst durch die Datenschutz-Folgenabschätzung (Artikel 35 DS-GVO). An eine Datenschutz-Folgenabschätzung kann sich eine verpflichtende Konsultation der zuständigen Aufsichtsbehörde anschließen (Artikel 36 DS-GVO).

8. Melde– und Konsultationspflichten organisieren

Die Melde- und Konsultationspflichten gegenüber den Aufsichtsbehörden (Artikel 33, 36 und 37 DS-GVO) müssen in den internen Abläufen des Unternehmens abgebildet werden.

9. Betroffenenrechte und Informationspflichten umsetzen

Die in der DS-GVO geregelten Betroffenenrechte müssen in den unternehmensinternen Abläufen abgebildet und gegenüber den Betroffenen umgesetzt werden, etwa das Recht auf Löschung (Artikel 17) und das Recht auf Datenübertragbarkeit (Artikel 20) einschließlich der übergreifenden Rahmenbedingungen (Artikel 12) sowie die Informationspflichten des Verantwortlichen (Artikel 13, 14).

10. Dokumentation organisieren

Die DS-GVO enthält an verschiedenen Stellen Dokumentationspflichten, beispielsweise in Artikel 30 (Verarbeitungsverzeichnis), Artikel 33 Abs. 5 (Dokumentation von Datenschutzvorfällen) oder Artikel 28 Abs. 3 lit. a (Dokumentation von Weisungen im Rahmen von Auftragsverarbeitungsverhältnissen).