Registrierkassenpflicht soll kommen, der Papierbon soll gehen - Update

Die Bundesregierung treibt ihre Pläne zur Einführung einer verpflichtenden elektronischen Registrierkasse für bestimmte Unternehmen weiter voran. Das Vorhaben ist Bestandteil des Koalitionsvertrags und wurde im Regierungsentwurf vom 23. September 2026 sowie im Aktionsplan gegen Steuer- und Finanzkriminalität erneut bekräftigt.
  • Mehr Unternehmen benötigen ein elektronisches Kassensystem
  • Bonpflicht: Papierbeleg wird verpflichtend digital
  • Einführungstermin: voraussichtlich ab 2028
  • IHK sucht Betroffene: Unternehmen für Praxisbeispiele gesucht
  • Wie geht es weiter?
Mit dem Gesetzentwurf verfolgt das Bundesfinanzministerium das Ziel, Steuerhinterziehung und Kassenmanipulationen wirksamer zu bekämpfen. Von den geplanten Regelungen wären jedoch auch zahlreiche redliche Unternehmen betroffen, die ihren steuerlichen Pflichten bereits heute ordnungsgemäß nachkommen. Für diese Betriebe werden die neuen Vorgaben mit zusätzlichem Investitions-, Umstellungs- und Dokumentationsaufwand verbunden sein.

Gesucht: Ihre Erfahrungen und finanzielle Belastung durch die Umstellung

Die Industrie- und Handelskammern setzen sich im Gesetzgebungsverfahren aktiv für praxisnahe Regelungen und den Abbau von Bürokratie ein. Um die finanziellen und organisatorischen Auswirkungen der geplanten Kassenpflicht gegenüber der Politik konkret zu verdeutlichen, suchen wir Mitgliedsunternehmen, die bereit sind, ihre voraussichtliche finanzielle Belastung und den Umstellungsaufwand darzustellen. Bitte melden Sie sich, wenn Sie zu Aussagen dazu bereit sind, gerne bei Thomas Kaiser zeitnah. Eine Übersicht zu den benötigten Daten finden Sie im Download.

Mehr Unternehmen benötigen ein elektronisches Kassensystem

Nach dem aktuellen Regierungsentwurf sollen Betriebe mit Gewinneinkunftsarten verpflichtend ein elektronisches Aufzeichnungssystem (eAS) einsetzen, wenn:
  1. der Gesamtumsatz im Kalenderjahr 100.000 Euro überschreitet und
  2. der Barumsatz mindestens 12.000 Euro beträgt.
Die bislang zulässige offene Ladenkasse stünde damit für viele Betriebe nicht mehr zur Verfügung. Gerade kleinere Unternehmen, Gastronomiebetriebe oder Saisonbetriebe würden dadurch mit zusätzlichen Kosten belastet.
Befreiungen und Ausnahmen: Das Gesetz sieht zwar Befreiungsmöglichkeiten bei sachlicher Härte (§ 146b Abs. 4 AO-E) sowie branchenspezifische Ausnahmen im Rahmen einer Durchführungsverordnung vor (z. B. für Verkäufe außerhalb festlicher Betriebsstätten oder bei sehr geringen Barumsätzen unter 12.000 Euro), jedoch sind diese im Detail noch nicht final verabschiedet.

Mehr bürokratische Pflichten

Bereits heute müssen Unternehmen für ihre elektronischen Kassensysteme Vorgaben der Kassensicherungsverordnung erfüllen (TSE-Pflicht, Aufbewahrung, Sicherung). Ab 2028 kommen erweiterte Mitteilungspflichten hinzu: Anschaffung, Außerbetriebnahme sowie der regelmäßige TSE-Wechsel müssen innerhalb eines Monats an das Finanzamt gemeldet werden.
Ebenso greift ab 2027 eine erweiterte Kassen-Nachschau: Künftig darf jede Finanzbehörde, in deren Bezirk ein Kassensystem oder eine offene Ladenkasse eingesetzt wird (z. B. auf Märkten, Messen oder Veranstaltungen), unangekündigte Prüfungen durchführen.

Bonpflicht: Papierbeleg wird verpflichtend digital

Die bislang papiergebundene Belegausgabepflicht wird ab dem 1. Januar 2028 durch eine elektronische Belegbereitstellungspflicht ersetzt. Unternehmen sind dann verpflichtet, Kunden einen digitalen Beleg in einem standardisierten Datenformat bereitzustellen.
Die Umsetzung soll technologieoffen erfolgen. Denkbar sind beispielsweise:
  • Ein QR-Code am Kassendisplay
  • Der Versand per E-Mail oder Download-Link
  • Die Übermittlung per Near-Field-Communication (NFC)
  • Die Bereitstellung im Kundenkonto
Wichtig: Der zivilrechtliche Anspruch der Kunden auf einen Papierbeleg (Quittung) bleibt unverändert bestehen. Unternehmen müssen daher digitale und auf Wunsch weiterhin papiergebundene Belege parallel vorhalten. (Eine Ausnahme gilt bis Ende 2032 lediglich für Kassensysteme mit integrierter eichrechtlicher Waagenfunktion).

Einführungstermin: Voraussichtlich ab 2028

Der aktuelle Regierungsentwurf sieht vor, dass …
  • die Registrierkassenpflicht für Unternehmen oberhalb der Umsatzgrenzen (100.000 € Gesamtumsatz / 12.000 € Barumsatz) sowie
  • die Umstellung auf die verpflichtende digitale Belegbereitstellung
zum 1. Januar 2028 in Kraft treten. Überschreitet ein Betrieb im Jahr 2026 die Umsatzgrenzen, greift die Pflicht ab dem 1. Januar 2028.

Wie geht es weiter?

Am 7. Oktober 2026 hat die IHK Darmstadt bereits im Rahmen des kostenfreien Webinars „Ab 2028: Registrierkassenpflicht und digitaler Beleg – was Unternehmen bereits heute wissen sollten“ ausführlich über den aktuellen Stand informiert. Wer die Präsentation haben möchte, kann sich gerne an Thomas Kaiser wenden.
Die Industrie- und Handelskammern bringen sich weiterhin aktiv in das Gesetzgebungsverfahren ein, um unzumutbare bürokratische Hürden abzuwenden und praxistaugliche Ausnahmeregelungen zu erreichen.
Für Unternehmen besteht aktuell noch kein unmittelbarer Handlungsbedarf, jedoch sollten Betriebe mit einer offenen Ladenkasse und Barumsätzen ab 12.000 Euro die Entwicklungen aufmerksam beobachten und sich frühzeitig mit den Anforderungen vertraut machen.