US-Visa für Geschäftsreisen

Deutsche Unternehmen, die Mitarbeiter zu geschäftlichen Zwecken in die Vereinigten Staaten entsenden, müssen vorab prüfen, ob eine visumsfreie Einreise ausreicht oder ein Visum erforderlich ist. Die Wahl der falschen Kategorie kann zu Zurückweisungen an der US-Grenze oder späteren Einreiseproblemen führen.
Der Antragsprozess ist teilweise komplex und zeitaufwendig. Eine frühzeitige Planung ist daher dringend zu empfehlen. Aktuelle Hinweise zur Einreise finden Sie auf den Internetseiten der US-Botschaft und der US-Generalkonsulate in Deutschland.

Visumsfreie Einreise oder Visum: Was gilt für Geschäftsreisen?

Für deutsche Staatsangehörige ist bei kurzfristigen Geschäftsreisen häufig eine visumsfreie Einreise über das Visa Waiver Program (VWP/ESTA) möglich. Ein Visum wird insbesondere dann benötigt, wenn:
  • der Aufenthalt länger dauert,
  • produktive oder operative Tätigkeiten ausgeübt werden oder
  • eine Arbeitsaufnahme in den USA erfolgt.
Die folgenden Abschnitte geben einen Überblick über die in der Praxis häufigsten Visa- und Einreiseoptionen.

ESTA: Visumsfreie Einreise über das Visa Waiver Program (VWP)

Über das Electronic System for Travel Authorization (ESTA) können Staatsangehörige der am Visa Waiver Program teilnehmenden Länder – darunter Deutschland – ohne Visum in die USA einreisen.
Voraussetzungen und Rahmenbedingungen:
  • Aufenthalt von maximal 90 Tagen
  • zulässig sind touristische und eingeschränkte geschäftliche Tätigkeiten, z. B.:
    • Meetings
    • Vertragsverhandlungen
    • Messebesuche als Besucher
  • keine Vergütung aus US-Quellen (ausgenommen Spesen)
  • keine produktive Arbeit, keine Installations-, Montage- oder Serviceleistungen
Wichtig:
ESTA ist kein Ersatz für ein B-1-Visum, sondern eine deutlich eingeschränktere Einreiseoption.
Der ESTA-Antrag sollte spätestens 72 Stunden vor Abflug online gestellt werden.

Sonderregelung Kuba

Personen, die seit Januar 2021 in Kuba waren, sind von der ESTA-Nutzung ausgeschlossen. Hintergrund ist die Einstufung Kubas als „State Sponsor of Terrorism“ durch das US-Außenministerium. Betroffene müssen auch für Transitaufenthalte ein Visum beantragen.

B-1-Visum für befristete geschäftliche Aufenthalte

Das B-1-Visum (Business Visitor) ist für kurzfristige, nicht produktive Geschäftsreisen vorgesehen und wird in der Regel für mehrere Jahre erteilt. Die Aufenthaltsdauer pro Einreise beträgt bis zu sechs Monate (Entscheidung bei der Einreise durch die US-Grenzbehörde).
Zulässige Tätigkeiten sind unter anderem:
  • Vertragsverhandlungen
  • Meetings mit Geschäftspartnern, Kunden oder verbundenen Unternehmen
  • Teilnahme an Messen, Kongressen und Fachkonferenzen
  • Vorträge oder fachlicher Austausch ohne Vergütung aus US-Quellen
  • Installation, Wartung oder Reparatur von Maschinen nur, wenn:
    • die Leistung vertraglich Teil des Kaufvertrags ist und
    • die Vergütung ausschließlich durch das deutsche Unternehmen erfolgt
Nicht zulässig sind:
  • produktive oder operative Tätigkeiten für ein US-Unternehmen
  • Bezahlung durch eine US-Gesellschaft
  • Tätigkeiten, die einer regulären Arbeitsaufnahme entsprechen
In der Praxis wird häufig ein kombiniertes B-1/B-2-Visum (Geschäfts- und Tourismuszwecke) ausgestellt.

Visa für längere Aufenthalte und Arbeitsaufnahme in den USA

Für längere Aufenthalte oder eine aktive Mitarbeit in den USA kommen insbesondere die folgenden Visakategorien in Betracht.

E-1- und E-2-Visum

Die E-Visa richten sich an Unternehmen und Personen aus Vertragsstaaten (u. a. Deutschland), die substanzielle wirtschaftliche Aktivitäten in den USA entfalten.

E-1-Visum (Handelsvisum)

  • für Unternehmen mit regelmäßigem, substanziellem Handel zwischen den USA und dem Vertragsstaat
  • mindestens 50 % des Handelsvolumens müssen zwischen den Vertragsstaaten erfolgen
  • geeignet für Inhaber, Führungskräfte und sogenannte „Essential Employees“

E-2-Visum (Investorenvisum)

  • für Investoren, die eine wesentliche Investition in ein aktives US-Unternehmen tätigen
  • es gibt keine gesetzlich festgelegte Mindestinvestitionssumme; in der Praxis bewegen sich Investitionen jedoch häufig im sechsstelligen USD-Bereich
  • auch hier können Führungskräfte und Schlüsselmitarbeiter einbezogen werden
Wichtig:
  • Antragsteller müssen nachweisen, dass sie für den Geschäftsbetrieb unentbehrlich sind
  • vor Antragstellung ist eine E-Registrierung des Unternehmens erforderlich
  • für Deutschland ist hierfür ausschließlich das US-Generalkonsulat Frankfurt zuständig
E-Visa können mehrfach verlängert werden, solange die Voraussetzungen erfüllt bleiben.

L-1-Visum (unternehmensinterner Mitarbeitertransfer)

Das L-1-Visum dient der Entsendung von Mitarbeitern innerhalb eines international verbundenen Unternehmens.
Voraussetzungen:
  • qualifizierte Konzern- oder Beteiligungsbeziehung zwischen entsendendem und aufnehmendem Unternehmen
  • mindestens ein Jahr Beschäftigung innerhalb der letzten drei Jahre beim ausländischen Unternehmen
Varianten:
  • L-1A: Führungskräfte und leitende Angestellte (max. 7 Jahre)
  • L-1B: Mitarbeiter mit spezialisiertem Fachwissen (max. 5 Jahre)
Das Visum wird zunächst meist für drei Jahre erteilt und kann verlängert werden. Ein späterer Übergang zu einer dauerhaften Aufenthaltserlaubnis (Green Card) ist möglich.
Familienangehörige (Ehepartner und Kinder unter 21 Jahren) können ein L-2-Visum beantragen. Ehepartner dürfen in den USA grundsätzlich uneingeschränkt arbeiten.

Antragsprozess und Bearbeitungszeiten

Nach Auswahl der passenden Visakategorie ist der Antrag beim zuständigen US-Konsulat einzureichen und ein persönlicher Interviewtermin zu vereinbaren.
Hinweise:
  • Wartezeiten für Termine variieren stark je nach Konsulat und Jahreszeit
  • die vollständige Bearbeitung kann mehrere Wochen bis mehrere Monate dauern
  • aktuelle Wartezeiten veröffentlicht das U.S. Department of State online
Eine frühzeitige Antragstellung ist dringend zu empfehlen.

Praxistipps für Unternehmen

  • Stellen Sie sicher, dass entsandte Mitarbeiter ihre Tätigkeit genau erklären können
  • Bereiten Sie alle Unterlagen vollständig und konsistent vor
  • Gute Englischkenntnisse sind für das Konsularinterview erforderlich
  • Im Zweifel sollte vorab fachkundige Beratung eingeholt werden
Diese Informationen wurden mit großer Sorgfalt erstellt und dienen der allgemeinen Orientierung. Sie ersetzen keine individuelle rechtliche oder konsularische Beratung. Maßgeblich sind ausschließlich die Auskünfte der zuständigen US-Behörden.