US-Quellensteuer

Deutsche Unternehmen, die Geschäftsbeziehungen mit US-amerikanischen Kunden oder Geschäftspartnern unterhalten, werden häufig mit der sogenannten US-Quellensteuer (Withholding Tax) konfrontiert. In diesem Zusammenhang fordern US-Unternehmen regelmäßig die Abgabe eines W-8-Formulars. Der folgende Überblick erläutert, wann eine Steuerpflicht in den USA besteht, welche Formulare relevant sind und worauf Unternehmen achten sollten.

Wann fällt US-Quellensteuer an?

Eine Besteuerung in den USA kommt in Betracht, wenn ausländische Personen oder Unternehmen Einkünfte aus US-Quellen erzielen. Steuerlich relevant sind dabei insbesondere sogenannte FDAP-Einkünfte (fixed, determinable, annual or periodical income). Hierzu zählen unter anderem:
  • Zinsen
  • Dividenden
  • Lizenzgebühren (Royalties)
  • Mieteinnahmen
  • bestimmte Veräußerungsgewinne
Diese Einkünfte unterliegen grundsätzlich einer US-Quellensteuer von 30 %, sofern keine Steuervergünstigung nach einem Doppelbesteuerungsabkommen (DBA) geltend gemacht wird.

Warenlieferungen und Dienstleistungen: wichtige Unterschiede

Reine Warenlieferungen aus Deutschland in die USA gelten in der Regel nicht als US-Quelleneinkommen, sofern:
  • das deutsche Unternehmen keine Betriebsstätte in den USA unterhält und
  • keine sonstige unternehmerische Präsenz in den USA besteht.
In diesen Fällen fällt üblicherweise keine US-Quellensteuer an.
Bei Dienstleistungen ist eine differenzierte Betrachtung erforderlich:
  • Werden Dienstleistungen ausschließlich außerhalb der USA erbracht, liegt in der Regel kein US-Quelleneinkommen vor.
  • Werden Dienstleistungen physisch in den USA erbracht, können die daraus erzielten Einkünfte als steuerpflichtiges US-Einkommen gelten (Effectively Connected Income).
In solchen Fällen greifen andere steuerliche Regelungen und gegebenenfalls abweichende Formulare.

Warum US-Unternehmen W-8-Formulare anfordern

US-Zahlungspflichtige sind gesetzlich verpflichtet, den steuerlichen Status ihrer ausländischen Geschäftspartner zu dokumentieren. Liegt kein gültiges W-8-Formular vor, sind US-Unternehmen verpflichtet,
  • 30 % Quellensteuer einzubehalten und an die US-Steuerbehörde (IRS) abzuführen oder
  • Zahlungen ganz zurückzuhalten.
Aus Haftungsgründen fordern viele US-Unternehmen daher vorsorglich von allen ausländischen Geschäftspartnern ein W-8-Formular an – auch dann, wenn objektiv keine Steuerpflicht besteht.

Welche W-8-Formulare sind relevant?

Je nach Rechtsform kommen unterschiedliche Formulare zum Einsatz:
  • W-8BEN
    Für natürliche Personen und Einzelunternehmer.
  • W-8BEN-E
    Für juristische Personen, z. B. GmbH, AG oder UG.
  • W-8IMY
    Für Personengesellschaften (z. B. KG, OHG).
    Dieses Formular wird in der Regel durch zusätzliche Unterlagen ergänzt, etwa durch die W-8-Formulare der Gesellschafter und sogenannte Withholding Statements.
Die korrekte Auswahl des Formulars ist entscheidend für die steuerliche Behandlung der Zahlung.

Benötigen deutsche Unternehmen eine US-Steuernummer (EIN)?

Eine häufige Frage betrifft die US-Steueridentifikationsnummer (Employer Identification Number – EIN). Grundsätzlich benötigen deutsche Unternehmen nicht automatisch eine EIN, um ein Formular W-8BEN-E abzugeben.
Eine EIN ist insbesondere erforderlich, wenn:
  • Steuervergünstigungen nach dem Doppelbesteuerungsabkommen Deutschland–USA geltend gemacht werden sollen oder
  • der US-Geschäftspartner dies im Rahmen seiner internen Compliance verlangt.
In anderen Fällen kann alternativ die deutsche Steuernummer oder eine andere ausländische Steuer-ID angegeben werden.
Die Beantragung einer EIN erfolgt über das Formular SS-4 bei der US-Steuerbehörde IRS.

Ausfüllhinweise und Unterstützung

Die W-8-Formulare sind komplex und steuerlich verbindlich. Unternehmen sollten insbesondere dann fachliche Unterstützung in Anspruch nehmen, wenn:
  • DBA-Vergünstigungen geltend gemacht werden sollen oder
  • Dienstleistungen oder Lizenzgeschäfte mit den USA bestehen.
Erste Ansprechpartner sind häufig:
  • deutsche Steuerberater mit internationalem Bezug
  • spezialisierte US-Steuerberater
Ausfüllanleitungen stellt die US-Steuerbehörde IRS auf ihrer Website zur Verfügung.
Die Kollegen der Deutsch-Amerikanischen Auslandshandelskammer (AHK) New York unterstützen beim Ausfüllen und bei der Beantragung der ebenfalls (für natürliche Personen) erforderlichen Individual Taxpayer Identification Number (ITIN) oder US-Social Security Number (SSN).

Gültigkeitsdauer der W-8-Formulare

Die Formulare W-8BEN und W-8BEN-E gelten:
  • ab dem Tag der Unterzeichnung
  • bis zum Ende des dritten darauffolgenden Kalenderjahres
Eine vorzeitige Ungültigkeit tritt ein, wenn sich relevante Angaben ändern, z. B.:
  • Firmenname oder Rechtsform
  • Adresse
  • steuerlicher Status
Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine individuelle steuerliche Beratung. Die steuerliche Beurteilung von US-Geschäftsvorgängen hängt stets vom Einzelfall ab.