Datenschutzinformationen für Videokonferenzen und -veranstaltungen, Web-Seminare oder Desk-Sharing

Informationspflicht gem. Art. 13 DSGVO für Videokonferenzen und -veranstaltungen, Web-Seminare oder Desk-Sharing
Bezeichnung der Verarbeitungstätigkeit
Die Datenschutzhinweise erfolgen im Zusammenhang mit der Teilnahme an Videokonferenzen und -veranstaltungen, Web-Seminaren oder Desk-Sharing der Industrie- und Handelskammer Südlicher Oberrhein.
Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen
Die IHK Südlicher Oberrhein ist verantwortliche Stelle im Sinne des Datenschutzrechts.
Kontaktdaten der/des behördlichen Datenschutzbeauftragten
Die behördliche Datenschutzbeauftrage ist: Aslihan Kilic, TÜV SÜD Akademie GmbH, Westendstraße 160, 80339 München, E-Mail: aslihan.kilic@tuvsud.com
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Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung
Ihre Daten werden verarbeitet, um Ihre Teilnahme an einer Videokonferenz, -veranstaltung, Web-Seminar oder einem Desk-Sharing (Darstellung von Bildschirminhalten von unserem PC) zu ermöglichen. Dies umfasst die Organisation und die Durchführung.
Abhängig vom Einzelfall erfolgt die Verarbeitung Ihrer Daten auf einer der folgenden Rechtsgrundlagen: im Fall von Sitzungen und Veranstaltungen der Vollversammlung und Ausschüssen als gesetzliche Pflichtaufgabe: Art. 6 Abs.1 S.1 lit.c, Abs.3 S.1 lit.b DSGVO, §§ 13b, 1 Abs.1 IHK i.V.m. §§ 4 ff der Satzung der IHK Südlicher Oberrhein i.V.m. einem entsprechenden Beschluss i.V.m. § 1, 4 LDSG BW. Gremienarbeit (bspw. Sitzungen von Arbeitskreisen) und weitere Aufgaben nach § 1 Abs.1 IHKG (bspw. Unterrichtungen): Art. 6 Abs.1 S.1 lit.e, Abs.3 S.1 lit.b DSGVO i.V.m. Spezialgesetz i.V.m. §§ 1,4 LDSG BW. Im Fall von kostenpflichtigen/kostenfreien Veranstaltungen: Art. 6 Abs.1 S.1 lit.b DSGVO.
Eine Aufzeichnung der Videokonferenz, -und veranstaltung, Web-Seminar oder Desk-Sharing bzw. die Anfertigung von Fotos erfolgt nur nach Erteilung einer Einwilligung der betroffenen Person zu Beginn der Veranstaltung, Art. 6 Abs. 1 S.1 lit. a) DSGVO.
Empfänger oder Kategorien von Empfängern der personenbezogenen Daten
Ihre personenbezogenen Daten werden übermittelt an:
  • Eine Übermittlung Ihrer Daten an Dritte findet nur statt, wenn wir gesetzlich hierzu verpflichtet sind.
  • Sofern die betroffene Person ihre Kamera und das Mikrofon aktiviert hat, erfolgt eine Datenübermittlung an alle anderen Teilnehmer.
  • Dienstleister des Kommunikationsdienstes und deren Subdienstleister.
  • Mit der Durchführung der Videokonferenzen und -veranstaltungen, Web-Seminare oder Desk-Sharing betraute Abteilungen.
Unsere Dienstleister für die technische Unterstützung der Anwendung haben Zugriff auf die Daten.
Dauer der Speicherung der personenbezogenen Daten
Ihre personenbezogenen Daten werden für die Dauer der Erfüllung der oben genannten Zwecke verarbeitet. Nach der Zweckerfüllung werden die vorgenannten Daten, sofern systemseitig möglich, gelöscht; andernfalls wird der Personenbezug durch Anonymisierung entfernt und ein Zugriff auf Ihre Daten gesperrt. Gesetzliche, vertragliche oder satzungsmäßige Aufbewahrungsfristen können die Löschung bzw. Sperrung der Daten hemmen. Die Verjährungsfristen können wegen §§ 195 ff. Bürgerliches Gesetzbuch bis zu dreißig Jahre betragen; die regelmäßige Verjährungsfrist beträgt drei Jahre. Daneben sind die steuerrechtlichen, handelsrechtlichen, abgaberechtlichen und sonstigen gesetzlichen Aufbewahrungspflichten zu beachten. Die dort vorgesehenen Fristen zur Aufbewahrung/ Dokumentation betragen sechs bis zehn Jahre zuzüglich der Festsetzungsverjährung von weiteren vier Jahren. Ansonsten besteht auch die Verpflichtung zur Andienung aller Unterlagen, die die IHK Südlicher Oberrhein nicht mehr zur Erfüllung Ihrer Aufgaben benötigt, an das Landesarchiv Baden-Württemberg. Um nicht gegen gesetzliche Regelungen zu verstoßen oder die Möglichkeit zu verlieren, einen Anspruch durchzusetzen oder uns gegen einen solchen zu verteidigen, behalten wir uns vor, die Daten erst nach Ablauf der letzten Frist zu löschen, die die Datenspeicherung legitimiert. Im Falle der Einwilligung erfolgt mit Widerruf der Einwilligung die Datenlöschung.
Betroffenenrechte
Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO). Sollten unrichtige personenbezogene Daten verarbeitet werden, steht Ihnen ein Recht auf Berichtigung zu (Art. 16 DSGVO). Liegen die gesetzlichen Voraussetzungen vor, so können Sie die Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung verlangen sowie Widerspruch gegen die Verarbeitung einlegen (Art. 17, 18 und 21 DSGVO) sowie gegebenenfalls ein Recht auf Datenübertragbarkeit zu (Art. 20 DSGVO). Sollten Sie von Ihren oben genannten Rechten Gebrauch machen, prüft die IHK, ob die gesetzlichen Voraussetzungen hierfür erfüllt sind. Eine erteilte Einwilligung in die Verarbeitung personenbezogener Daten könne Sie mit Wirkung für die Zukunft jederzeit uns gegenüber widerrufen.
Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an die/den behördliche/n Datenschutzbeauftragte/n.
Bei datenschutzrechtlichen Beschwerden können Sie sich an die zuständige Aufsichtsbehörde wenden: Landesbeauftragter für den Datenschutz und die Informationssicherheit Baden-Württemberg mehr Infos unter: www.baden-wuerttemberg.datenschutz.de.
Widerrufsrecht der Einwilligung
Wenn Sie in die Verarbeitung durch die IHK Südlicher Oberrhein durch eine entsprechende Erklärung eingewilligt haben, können Sie die Einwilligung jederzeit für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Datenverarbeitung wird durch diesen nicht berührt.
Pflicht zur Bereitstellung der Daten
Wenn Sie die erforderlichen Daten für die Teilnahme nicht angeben, können Sie an den Videokonferenzen und -veranstaltungen, Web-Seminaren oder Desk-Sharing nicht teilnehmen. Video- und Audioaufnahmen sind grundsätzlich nur vom Leiter der Veranstaltung und ggf. dem Referenten erforderlich.