Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen nach handels- und steuerrechtlichen Vorschriften
Jeder Gewerbetreibende ist verpflichtet, geschäftliche Unterlagen über einen bestimmten Zeitraum aufzubewahren. Man unterscheidet dabei Fristen von sechs und zehn Jahren. Im Bereich des Steuerrechts sind die Aufbewahrungspflichten in der Abgabenordnung (AO) und im Bereich des Handelsrechts im Handelsgesetzbuch (HGB) geregelt. Darüber hinaus bestehen für bestimmte Berufe und Tätigkeiten weitere Aufbewahrungspflichten, so z. B. für Apotheken, Fahrschulen und Makler.
Wer muss Aufbewahrungspflichten beachten?
Die Aufbewahrungspflicht ist Teil der steuerlichen und handelsrechtlichen Buchführungs- und Aufzeichnungspflicht. Folglich ist derjenige, der nach Steuer- oder Handelsrecht zum Führen von Büchern und Aufzeichnungen verpflichtet ist, auch verpflichtet, diese aufzubewahren.
Zur Aufbewahrung der Unterlagen sind folgende Personen verpflichtet:
- bei Einzelunternehmen der Geschäftsinhaber
- bei stillen Gesellschaften nur der Inhaber des Handelsgeschäfts
- bei der BGB-Gesellschaft und OHG die Gesellschafter
- bei der KG die persönlich haftenden und die zur Geschäftsführung berufenen Gesellschafter
- bei der AG, Vereinen, Stiftungen und Genossenschaften die Vorstände
- bei der GmbH der/die Geschäftsführer
Was ist aufzubewahren?
Grundsätzlich sind aus steuerlichen Gründen sämtliche Bücher und Aufzeichnungen aufzubewahren, die für die Berechnung der Steuergrundlage von Bedeutung sind.
Folgende Unterlagen werden ausdrücklich in § 147 Abs. 1 AO genannt:
- Bücher und Aufzeichnungen
- Inventare
- Jahresabschlüsse bestehend aus Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung
- Lageberichte
- Eröffnungsbilanz
- die zum Verständnis dieser Unterlagen erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen
- empfangene Handels- und Geschäftsbriefe
- Wiedergaben der abgesandten Handels- und Geschäftsbriefe
- Buchungsbelege
- Unterlagen, die einer mit Mitteln der Datenverarbeitung abgegebenen Zollanmeldung nach Art. 15 Abs. 1 und Art. 163 des Zollindex der Unionbeizufügen sind, sofern die Zollbehörden auf ihre Vorlage verzichtet oder sie nach erfolgter Vorlage zurückgegeben haben und
- Sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind
Zu den Büchern und Aufzeichnungen gehören Grundbuch sowie Haupt- und Nebenbücher, wobei Letztere in Form von Konten geführt werden. Inventare sind Aufzeichnungen über die körperliche und wertmäßige Bestandsaufnahme aller Vermögensgegenstände und Schulden. Nach AO und HGB sind die Arbeitsanweisungen und Organisationsvorschriften aufzubewahren, die zum Verständnis der Bücher etc. notwendig sind. Dazu gehören auch Unterlagen, die die Benutzung von Buchführungssystemen thematisieren. Geschäfts- und Handelsbriefe bilden jegliche Korrespondenz, die ein Geschäft vorbereitet, durchführt oder rückgängig macht. Buchungsbelege sollen den tatsächlich zugrunde liegenden Vorgang beweisen. Dabei sind alle Sachverhalte buchungspflichtig, die die Vermögens-, Finanz- oder Ertragslage des Unternehmens beeinflussen. Beispiele für sonstige Unterlagen sind Kalkulationsunterlagen, Ausfuhrbelege oder Bewertungen von Eigenleistungen. Entscheidend ist im Einzelfall die Bedeutung für die Besteuerung.
Das Umsatzsteuergesetz regelt speziell die Aufbewahrung von Rechnungen. Nach § 14 b UStG hat ein Unternehmer ein Doppel der Rechnungen, die er selbst oder ein Dritter in sei-nem Namen und auf seine Rechnung ausgestellt hat, sowie alle Rechnungen, die er erhalten oder die ein Leistungsempfänger oder in dessen Namen und auf dessen Rechnung ein Dritter ausgestellt hat, aufzubewahren.
Betriebsinterne Aufzeichnungen (wie z. B. Kalender, Arbeits- und Fahrberichte) sind nicht aufzubewahren. Diese Unterlagen können fristlos vernichtet werden.
Wie lange ist aufzubewahren?
Die Aufbewahrungsfrist für Bücher und Aufzeichnungen, Jahresabschlüsse, Inventare, Lageberichte, Eröffnungsbilanzen, Buchungsbelege, Unterlagen, die einer Zollanmeldung beizufügen sind, sofern die Zollbehörden auf die Vorlage verzichtet oder sie nach erfolgter Vorlage zurückgegeben haben und Rechnungen beträgt zehn Jahre. Alle anderen aufbewahrungspflichtigen Geschäftsunterlagen sind sechs Jahre aufzubewahren.
Die Frist beginnt stets mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem die letzten Eintragungen, Änderungen oder Handlungen in den jeweiligen Unterlagen vorgenommen wurden bzw. Handelsbriefe empfangen oder abgesandt worden sind.
Bei einer begonnenen Außenprüfung, einer vorläufigen Steuerfestsetzung, einer anhängigen steuerstraf- oder bußgeldrechtlichen Ermittlung, einem schwebenden oder zu erwartenden Rechtsbehelfsverfahren sowie zur Begründung von Anträgen an das Finanzamt sollten die Schriftstücke auch länger aufbewahrt werden.
In welcher Form müssen Unterlagen aufbewahrt werden und wo?
Für die Aufbewahrung der Geschäftsunterlagen sind gesetzlich folgende Formen vorgeschrieben:
- Jahresabschlüsse und Eröffnungsbilanzen sind gem. Paragraf 147 AO im Original aufzubewahren. Bei den in Paragraf 147 Abs.1 Nr. 4a AO genannten Unterlagen, die einer mit Mitteln der Datenverarbeitung abgegebenen Zollanmeldung beizufügen sind, sofern die Zollbehörden auf ihre Vorlage verzichtet oder sie nach erfolgter Vorlage zurückgegeben haben, ist abweichend von der gesetzlichen Regelung nicht mehr eine Aufbewahrung im Original erforderlich. Nach einer Verfügung des Bundesfinanzministeriums vom 8. März 2004 reicht eine Aufbewahrung auf Bild- bzw. sonstigen Datenträgern aus.
- Handels- und Geschäftsbriefe sowie Buchungsbelege sind so aufzubewahren, dass ihre Wiedergabe bildlich mit dem Original übereinstimmt.
- Bei allen anderen aufbewahrungspflichtigen Unterlagen reicht eine inhaltliche Wiedergabe aus.
Aufbewahrung im Original
Die Aufbewahrung im Original muss gesichert und geordnet erfolgen. Eine gesicherte Aufbewahrung bedeutet, dass der Raum oder das Gebäude, in dem die Unterlagen aufbewahrt werden, vor Einwirkungen wie Feuer, Wasser und Feuchtigkeit geschützt ist. Insbesondere muss auch gewährleistet sein, dass die Schrift auf dem verwendeten Papier nicht verblasst. Die geordnete Aufbewahrung erfordert, dass ein sachverständiger Dritter die Unterlagen in angemessener Zeit prüfen können muss. Hierzu kann beispielsweise ein Regelwerk dienen, in dem unter anderem festgelegt wird, welche Unterlagen nach welchen Ordnungskriterien archiviert werden und wer dafür verantwortlich ist.
Aufbewahrung durch bildliche Wiedergabe
Die bildliche Wiedergabe erfordert die originalgetreue Übertragung des Bildes auf das Speichermedium sowie die gesicherte und geordnete Aufbewahrung der Speichermedien und eine lesbare bildliche Wiedergabe bei Bedarf. Dabei kann die bildliche Wiedergabe auch kleinformatiger wiederhergestellt werden. Sie muss allerdings alle auf dem Original angebrachten Sicht-, Kontroll- und Bearbeitungsvermerke enthalten. Im Einzelfall kann auch der Farbe Beweiskraft zukommen, z.B. bei einer Rechnung, wenn allein die Farbe beweist, dass es sich dabei um das Original und nicht um den Durchschlag handelt.
Aufbewahrung durch inhaltliche Wiedergabe
Die inhaltliche Wiedergabe erfordert, dass die aufzubewahrenden Informationen vollständig und richtig auf das magnetische Speichermedium übernommen werden, dass der Inhalt während der Aufbewahrung nicht verändert wird und dass die Wiedergabe während der Aufbewahrungsfrist möglich ist.
Als Unternehmer sollten Sie sich vor Vernichtung der Originalunterlagen immer fragen, ob eine Aufbewahrung im Original aus Beweisgründen notwendig ist. Insbesondere gilt dies für Rechnungen, die zur Geltendmachung des Vorsteuerabzugs gemäß § 15 UStG notwendig sind. Die Aufbewahrung des Originals kann auch aus Gründen der Beweiserheblichkeit im Prozess notwendig sein. Dies ist beispielsweise dann der Fall, wenn ein Rechtsanspruch nur durch das Original zu beweisen ist (z. B. bei Vollmachten, Wertpapieren). Grundsätzlich genügt die Möglichkeit der bildlichen Wiedergabe zur Beweissicherung. Sie unterliegt der freien richterlichen Beweiswürdigung. Als Urkundenbeweise gelten nur schriftliche Äußerungen. Elektronisch gespeicherte Daten gelten deshalb vor Gericht nicht als Urkunden im Sinne der Zivilprozessordnung. Ihnen fehlt die für Urkunden erforderliche Schriftlichkeit, da bei diesen Speichermedien Belege digital aufgezeichnet werden und sie deshalb nur maschinell darstell-bar sind.
Nach den steuerrechtlichen Vorschriften (Paragraf 146 Abs. 2 AO) sind die aufbewahrungspflichtigen Unterlagen grundsätzlich in Deutschland aufzubewahren. Das Handelsgesetzbuchschreibt keinen bestimmten Ort vor, doch müssen die Unterlagen in einer angemessenen Zeit vorgelegt werden können (Paragraf 239 Abs. 4 HGB). Hinsichtlich der Aufbewahrung von Rechnungen ist zu beachten, dass im Inland ansässige Unternehmer alle Rechnungen im Inland aufzubewahren haben. Handelt es sich allerdings um eine elektronische Aufbewahrung, die eine vollständige Fernabfrage der betreffenden Daten gewährleistet, darf der Unternehmer die Rechnungen auch im übrigen Gemeinschaftsgebiet aufbewahren. Es ist jedoch dem Finanzamt mitzuteilen, wenn die Rechnungen nicht im Inland aufbewahrt werden.
Folgen bei Verstoß gegen die Aufbewahrungspflichten
Bei einem Verstoß gegen diese Vorschriften muss ein Unternehmer mit unterschiedlichen Folgen rechnen. In Bezug auf die Besteuerungsgrundlage ist das Finanzamt bei Nichtvorlage der erforderlichen Dokumente berechtigt den Betrag zu schätzen (§140-148 AO). Des Weiteren können auf Grundlage der Steuerstraftatbestände im Strafgesetzbuch Geld- und Freiheitsstrafen verhängt werden. Lediglich ein Verstoß aufgrund höherer Gewalt ohne Verschulden des betroffenen Unternehmers schließt negative Rechtsfolgen aus.
Verzeichnis zu den Aufbewahrungsfristen
Folgende Auflistung enthält alle wesentlichen Schriftgüter in alphabetischer Reihenfolge.
| Schriftgut | Aufbewahrungsfrist (Jahre) |
|---|---|
| Abrechnungsbelege | 10 |
| Abtretungserklärungen | 6 |
| Akkreditive | 6 |
| Aktenvermerke (soweit steuerrechtlich relevant) | 10 |
| Angebote mit Auftragsfolge | 6 |
| Angestelltenversicherung (Belege) | 10 |
| Anlagenvermögensbücher und -karteien | 10 |
| Arbeitsanweisungen für EDV-Buchführung | 10 |
| Ausgangsrechnungen | 10 |
| Außendienstabrechnungen | 10 |
| Bankbelege | 10 |
| Bankbürgschaften | 6 |
| Beitragsabrechnungen der Sozialversicherungsträger | 10 |
| Belege (soweit Buchführung) | 10 |
| Betriebsabrechnungsbögen mit Belegen als Bewertungsunterlagen | 10 |
| Betriebskostenrechnungen | 10 |
| Betriebsprüfungsberichte | 6 |
| Bewertungsunterlagen | 10 |
| Bewirtungsunterlagen | 10 |
| Bilanzen (Jahresbilanzen) | 10 |
| Buchungsbelege | 10 |
| Darlehensunterlagen | 6 |
| Dauerauftragsunterlagen | 10 |
| Debitorenlisten | 10 |
| Depotauszüge und -bestätigungen | 10 |
| Einfuhrunterlagen | 6 |
| Eingangsrechnungen | 10 |
| Einheitswertunterlagen | 6 |
| Essensmarkenabrechnungen | 10 |
| Exportunterlagen | 6 |
| Fahrtkostenerstattungsunterlagen | 10 |
| Frachtbriefe | 6 |
| Gehaltslisten | 10 |
| Geschäftsberichte | 10 |
| Geschäftsbriefe | 6 |
| Geschenknachweise | 6 |
| Gewinn- und Verlustrechnung (Jahreserfolgsrechnung) | 10 |
| Grundbuchauszüge (Inventarunterlagen) | 10 |
| Grundstücksverzeichnis (soweit Inventar) | 10 |
| Gutschriften (wenn Buchungsbeleg) | 10 |
| Handelsbriefe (außer Rechnungen oder Gutschriften) | 6 |
| Handelsbücher | 10 |
| Hauptabschlussübersicht (wenn anstelle der Bilanz) | 10 |
| Investitionszulage (Unterlagen) | 6 |
| Jahresabschlüsse (soweit Bilanzunterlagen) | 10 |
| Journale für Hauptbuch oder Kontokorrent | 10 |
| Kalkulationsunterlagen | 6 |
| Kassenberichte | 10 |
| Kassenbücher und -blätter | 10 |
| Kassenzettel | 10 |
| Kontenpläne und Kontenplanänderungen | 10 |
| Kontenregister | 10 |
| Kontoauszüge (über Neubaukonten) | 6 |
| Kreditunterlagen (soweit Buchungsbelege) | 10 |
| Kreditunterlagen (soweit Korrespondenz) | 6 |
| Lagerbücher | 10 |
| Lieferungsunterlagen (soweit Buchungsgelege) | 10 |
| Lohnbelege | 10 |
| Lohnkonto | 6 |
| Lohnlisten | 10 |
| Magnetbänder mit Buchfunktion | 10 |
| Mahnbescheide | 6 |
| Mietunterlagen (soweit empfangene Handelsbriefe) | 6 |
| Mietunterlagen (soweit Buchungsbelege) | 10 |
| Nachnahmebelege | 10 |
| Nebenbücher | 10 |
| Organisationsunterlagen und -pläne | 10 |
| Pachtunterlagen (soweit Handelsbriefe) | 6 |
| Pachtunterlagen (soweit Buchungsbelege) | 10 |
| Postquittungsbücher | 10 |
| Preislisten (soweit Bewertungsunterlagen) | 10 |
| Protokolle | 10 |
| Prozessakten (nach Abschluss des Prozesses) | 10 |
| Quittungen | 10 |
| Rechnungen | 10 |
| Reisekostenabrechnungen | 10 |
| Repräsentationsaufwendungen (Unterlagen) | 10 |
| Sachkonten | 10 |
| Saldenbilanzen | 10 |
| Schadensunterlagen (soweit nicht Bilanzbelege) | 6 |
| Scheckbelege | 6 |
| Schriftwechsel | 6 |
| Spendenbescheinigungen | 10 |
| Steuerunterlagen | 10 |
| Überstundenlisten (soweit Lohnbelege) | 10 |
| Verbindlichkeiten (Zusammenstellungen) | 10 |
| Verkaufsbücher | 10 |
| Vermögensverzeichnis | 10 |
| Vermögenswirksame Leistungen (Unterlagen) | 10 |
| Versand- und Frachtunterlagen (soweit Buchungsbelege) | 10 |
| Versicherungspolicen (nach Ablauf der Versicherung) | 6 |
| Verträge (nach Vertragsende, soweit steuerrechtlich relevant) | 6 |
| Wareneingangs- und -ausgangsbücher | 10 |
| Wechsel | 10 |
| Zahlungsanweisungen | 10 |
| Zollbelege | 6 |
| Zwischenbilanz (bei Gesellschafterwechsel oder Umstellung des Wirtschaftsjahres) | 10 |
Stand: Januar 2024