Standortbotschafterin Juli: Evelyn Paul, Office & Phone Büromanagement GmbH

Evelyn Paul beschreibt sich selbst als „tiefbadisches Kind“. Nach ihrem Abschluss am kaufmännischen Berufskolleg absolviert die gebürtige Kippenheimerin eine Ausbildung als Kauffrau in der Grundstücks- und Wohnungswirtschaft. Ins Berufsleben startet sie bei der Sparkasse in der Immobilienabteilung, gründet mit 24 Jahren eine Familie und kauft mit ihrem Mann ein Haus in Lahr. Nach der Geburt des zweiten Kindes arbeitet sie zunächst in einer Versicherungsagentur und dann in einem Bauunternehmen – sie liebt ihren Job.

Im Jahr 2000 nahm ihr Leben eine spontane Wende: Die fünfköpfige Bürogemeinschaft ihres Mannes in Freiburg suchte jemanden für Verwaltungsaufgaben – ohne Erfolg: „Keiner wollte eine eigene Sekretärin, aber jeder wollte die Vorzüge einer Sekretärin“, erinnert sich Paul. Der Gedanke, für viele Chefs gleichzeitig zu arbeiten und den unterschiedlichen Anforderungen gerecht zu werden, reizte sie – „da war das Samenkörnchen gesetzt“. Sie gründete Office & Phone und machte sich selbstständig. Schnell kamen Aufträge auch von extern, der Kundenkreis wuchs und mit ihm ihr Team.

Heute leitet Evelyn Paul das Unternehmen gemeinsam mit ihrer Tochter. Rund 140 Kunden betreut das neunköpfige Team am Standort in Freiburg und seit 2020 auch in Lahr. Sie selbst pendelte zwanzig Jahre lang aus Lahr nach Freiburg. Um ihrer Tochter dies zu ersparen, und um die mentale Grenze zwischen dem Breisgau und der Ortenau zu überwinden, eröffnete sie mitten in Corona das zweite Büro in Lahr: „Solange wir in Lahr keinen Standort hatten, hatten wir keine Kunden aus der Ortenau.“

Zu ihren Dienstleistungen gehören unter anderem der Telefonservice, die Sachbearbeitung, die Buchhaltung und die Vermietung von Workspaces mit „Rundum-Vollkasko-Versorgung“. Doch die Aufträge sind so vielfältig wie ihre Kunden, die ihre Services aus der ganzen Welt in Anspruch nehmen. Lediglich Australien und Afrika fehlen noch in der Liste. Englisch ist daher genau wie Deutsch Arbeitssprache. Sprachbarrieren, landesspezifische Gesetze und EU-Verordnungen hin oder her: „Wir stellen uns auf das ein, was unsere Kunden wollen.“

Es gibt fast nichts, was Evelyn Paul und ihr Team nicht machen. Für einen dänischen Biounterwäsche-Produzenten wickelten sie von der Bestellannahme über die Reklamation bis hin zum Zahlungsverkehr alles ab. Dafür eignete sie sich Wissen über die biologische Herstellung und das ökologische Färben von Kleidungsstücken an. „Wenn jemand Merinowolle falsch wäscht, dann ist es halt keine Reklamation.“ Ihr Job ist es dann auch, den Endkunden „freundlich, aber bestimmt“ klarzumachen, warum es kein Geld zurückgibt.

Einen Kunden wird Evelyn Paul nicht so schnell vergessen. Elf Jahre lang arbeitete sie im Auftrag eines amerikanischen Unternehmens, das menschliches Gewebe zur Transplantation aufbereitete; dabei handelte es sich um Herzklappen und Blutgefäße. Paul und ihr Team stellten sicher, dass bei einer Gewebespende alle im europäischen Transplantationsgesetz vorgeschriebenen Unterlagen rechtzeitig und vollständig vorhanden waren und dass das Spendergewebe dann innerhalb der Haltbarkeitsfrist sicher aus Amerika nach Deutschland in die Klinik kam: „Wenn dieses Gewebe nicht innerhalb von drei Tagen aus dem Tiefkühler in Amerika beim Empfänger eingesetzt wird, kann man es nicht mehr verwenden – dabei geht‘s tatsächlich um Leben und Tod.“ Da muss sehr schnell gehandelt werden, wenn z. B. die Box mit der tiefgefrorenen Herzklappe beim Zoll hängen bleibt.

Was sie antreibt? „Wir haben wenig Tage, wo wir nicht irgendwas Neues dazulernen.“ Eine Kollegin sagte einmal zu ihr: „Das ist hier jeden Tag eine Bildungsreise.“ Evelyn Paul ist fest davon überzeugt: „Wer nicht mit der Zeit geht, geht mit der Zeit.“ Bei der Gründung von Office & Phone gab es natürlich schon PCs, jedoch war vieles noch Handarbeit. Das Unternehmen ist weit vorne bei der Digitalisierung und technisch immer auf einem aktuellen Stand. Selbstverständlich nutzt Evelyn Paul auch Künstliche Intelligenz. Sie ist überzeugt, dass sich ihre Arbeit dadurch in den kommenden Jahren weiter drastisch verändern wird. Doch ihr Erfolgsrezept ist das individuelle Eingehen auf die Bedürfnisse ihrer Kunden – so chaotisch sie auch sein mögen. Emotionen und Vertrauen spielen dabei eine entscheidende Rolle: „Das kann zumindest heute noch keine KI.“

Offenheit und Flexibilität prägen auch ihre Unternehmenskultur. Als selbstständige Unternehmerin und zweifache Mutter weiß sie, wie schwierig der Spagat zwischen Familie und Beruf ist. Deshalb dürfen ihre Mitarbeitenden Kinder und Hunde ins Büro mitbringen oder auch mal von zuhause arbeiten: „Wenn ich damals diese Möglichkeit nicht gehabt hätte, wäre ich nicht da, wo ich heute bin“, sagt Paul. Auf Veranstaltungen wurde sie von Männern oft süffisant belächelt. Doch derlei Vorbehalte prallten an ihr ab. Evelyn Paul ist selbstbewusst und weiß sich zu behaupten – ihr Motto: „Ich bin so emanzipiert, ich kann mir sogar die Tür aufhalten lassen.“

Dieses Jahr hat Evelyn Paul ihren 60. Geburtstag gefeiert. Die Arbeit hat für sie nach wie vor einen großen Stellenwert im Leben: „Natürlich ist die Firma mein drittes Kind.“ Selbst im Urlaub fällt es ihr schwer, den Optimierungsmodus abzulegen – immerzu fragt sie sich: „Wie könnte man dieses oder jenes besser hinkriegen?“ An einem Ort gelingt es ihr dann doch: In ihrem großen Garten – „da kann ich total abschalten“. Gärtnern, Lesen, Schnitzen und Bildhauen – für ihre Hobbys nimmt sie sich Zeit. So sehr ihr die Arbeit auch Spaß macht, ist sie für Paul nicht alles im Leben: „Wir arbeiten, um zu leben und nicht umgekehrt.“ Mittlerweile arbeitet sie an vier Tagen die Woche „lange und viel“ und nimmt sich den Freitag frei. Dann ist sie als „Vollzeit-Oma“ voll und ganz für ihre Enkel da.