Legalisierung von Dokumenten - Endbeglaubigung
Sollen Dokumente bescheinigt werden, die nicht Papiere des Außenhandelsverkehrs sind (z.B. Grundstückskauf oder bestimmte Verträge), ist für die Bescheinigung ein Notar einzuschalten. Zusätzlich kann das Ausland die Einschaltung des deutschen Auswärtigen Amtes verlangen. Es handelt sich in diesen Fällen um eine sogenannte „Endbeglaubigung“.
Zuständig für solche Endbeglaubigungen (und Apostillen) ist das Bundesamt für Auswärtige Angelegenheiten (BfAA) mit Dienstsitz in Brandenburg an der Havel.
Die Endbeglaubigung von Handelsdokumenten (bzw. die Apostillierung von Bundesurkunden) ist zu beantragen, das Antragsformular ist elektronisch abrufbar (LINK). Von IHKs elektronisch bescheinigte und anschließend von Unternehmen ausgedruckte Dokumente endbeglaubigt das BfAA nicht. Darüber ist die DIHK mit dem BfAA im Gespräch.
Zudem empfiehlt die DIHK betroffenen Unternehmen, genau zu prüfen, ob eine Endbeglaubigung von Handelsdokumenten durch das BfAA überhaupt erforderlich ist.
Länderkreis: Lediglich folgende Länder werden vom BfAA zum Stichwort „Beglaubigung“ überhaupt gelistet: Afghanistan, Bangladesch, Myanmar, China, Irak, Iran, Jordanien, Kambodscha, Katar, Libanon, Mali, Mauretanien, Nepal, Ruanda, Senegal, Somalia, Sudan, Syrien, Taiwan/Taipeh, Vereinigte Arabische Emirate.
Dokumentenarten: Das BfAA (ehemals BVA) endbeglaubigt verschiedenste Dokumentenarten. Dabei prüft es vor allem die formalen Voraussetzungen (z.B. Unterschrift/Siegel der IHK, Landgericht, Landesbehörde, Bundesbehörde …). Häufig endbeglaubigt das BfAA anschließend sämtliche, ihm zur Verwendung in einem der o.g. Länder vorgelegten Dokumentenarten. Das BfAA unterscheidet dabei häufig nicht, für welche Dokumentenarten das jeweilige Land in der täglichen Praxis tatsächlich eine BfAA-Endbeglaubigung zwecks finaler konsularischer Legalisierung fordert. So hat z.B. ein Austausch zwischen BVA und DIHK im Jahr 2021 ergeben, dass viele der gelisteten Länder (z.B. China) für IHK-Ursprungszeugnisse und für von der IHK bescheinigte Handelsrechnungen gar keine Endbeglaubigung vorsehen und sich diese Anforderung stattdessen auf andere ausgewählte Dokumentenarten beschränkt.
Länderkreis: Lediglich folgende Länder werden vom BfAA zum Stichwort „Beglaubigung“ überhaupt gelistet: Afghanistan, Bangladesch, Myanmar, China, Irak, Iran, Jordanien, Kambodscha, Katar, Libanon, Mali, Mauretanien, Nepal, Ruanda, Senegal, Somalia, Sudan, Syrien, Taiwan/Taipeh, Vereinigte Arabische Emirate.
Dokumentenarten: Das BfAA (ehemals BVA) endbeglaubigt verschiedenste Dokumentenarten. Dabei prüft es vor allem die formalen Voraussetzungen (z.B. Unterschrift/Siegel der IHK, Landgericht, Landesbehörde, Bundesbehörde …). Häufig endbeglaubigt das BfAA anschließend sämtliche, ihm zur Verwendung in einem der o.g. Länder vorgelegten Dokumentenarten. Das BfAA unterscheidet dabei häufig nicht, für welche Dokumentenarten das jeweilige Land in der täglichen Praxis tatsächlich eine BfAA-Endbeglaubigung zwecks finaler konsularischer Legalisierung fordert. So hat z.B. ein Austausch zwischen BVA und DIHK im Jahr 2021 ergeben, dass viele der gelisteten Länder (z.B. China) für IHK-Ursprungszeugnisse und für von der IHK bescheinigte Handelsrechnungen gar keine Endbeglaubigung vorsehen und sich diese Anforderung stattdessen auf andere ausgewählte Dokumentenarten beschränkt.
Da das BfAA nicht prüft, für welche Dokumente das jeweilige Land eine finale konsularische Legalisierung fordert, sollten Unternehmen dies im Vorfeld klären. Meist sind Ursprungszeugnisse und Rechnungen nicht betroffen. Gerne steht Ihre IHK für Rückfragen zur Verfügung.