US-Quellensteuer

Eine Besteuerung in den USA kommt dann in Betracht, wenn die ausländische Person ein Einkommen aus Quellen wie Zinsen, Dividenden, Mieten, Erlösen aus der Veräußerung von Aktien und ähnliche feste, wiederkehrende Einkünfte und Gewinne bezieht.

Deutsche Unternehmen, deren Einkünfte in direktem Zusammenhang mit einer US-Geschäftstätigkeit stehen (z.B. Warenlieferungen, Dienstleistungen), sind jedoch nicht betroffen und fallen nicht unter die Offenlegungspflicht. Viele US-Unternehmen gehen jedoch auf Nummer sicher und fordern alle ausländischen Geschäftspartner zur Abgabe des Formulars auf. Wird das Formular vom deutschen Geschäftspartner nicht ausgefüllt, kann das US-‎Unternehmen Aufträge verweigern oder pauschal 30 % der Rechnungssumme einbehalten und an ‎die IRS abführen.

Bei natürlichen Personen und Einzelunternehmen kommt das Formular W-8BEN zum Einsatz. Alle anderen Unternehmen mit Rechtsformen wie GmbH und AG füllen das Formular W-8BEN-E aus. Zusätzlich gibt es das Formular W-8IMY als Erklärungsvordruck für Personengesellschaften, auf dieses folgt zusätzlich für jeden Gesellschafter und Teilhaber das W-8BEN-Formular.

Der Zahlungsempfänger muss auf dem Formular eine steuerliche US-Identifikationsnummer (employer identification number oder EIN) angeben. Die meisten deutschen Unternehmen besitzen keine US-Steuernummer und müssen sich deshalb erst steuerlich registrieren. Dies erfolgt durch das Ausfüllen und Übersenden des Formulars SS-4 .

Wegen des Aufwands und der Komplexität der Formulare empfiehlt es sich, für das Ausfüllen eine rechtsverbindliche Beratung hinzuzuziehen – vor allem dann, wenn Steuervergünstigungen nach dem mit den USA bestehenden Doppelbesteuerungsabkommen geltend gemacht werden sollen. Häufig ist der Steuerberater in Deutschland der erste Ansprechpartner. Da deutsche Firmen mit US-Geschäft das Formular mittlerweile oft zugesandt bekommen, kennen sich inzwischen viele deutsche Steuerbüros mit der Thematik aus. Eine Ausfüllanleitung zu den Formularen ist auf der Webseite des IRS abrufbar. 

Die Deutsch-Amerikanische Auslandshandelskammer (AHK) New York unterstützt beim Ausfüllen und bei der Beantragung der ebenfalls erforderlichen Individual Taxpayer Identification Number (ITIN) oder US-Social Security Number (SSN). Hierzu wenden Sie sich bitte an die Ansprechpartnerin Frau Susanne Gellert.

Die ausgefüllten Formulare W-8BEN und W-8BEN-E gelten ab dem Tag der Unterzeichnung bis zum Ende des darauffolgenden dritten Kalenderjahres, außer, wenn das Formular aus anderen Gründen geändert werden muss (zum Beispiel aufgrund einer Änderung der Adresse, der Firmierung oder der Rechtsform der Gesellschaft).