Zeit- und Selbstmanagement - mit Microsoft 365-Tools
Veranstaltungsdetails
Zielgruppe
Führungskräfte, Mitarbeiter, Existenzgründer und alle Menschen, die das kostbare Gut „Zeit“ effizienter nutzen möchten
Ziel
Sie erhalten in diesem Seminar praxisnahe Informationen, wie Sie den Umgang mit der Zeit für sich persönlich erfolgreich gestalten können. Ihnen werden mit Hilfe von erprobten Methoden, Checklisten und Übungen die Schritte zur Umsetzung eines erfolgreichen Zeit- und Selbstmanagements aufgezeigt. Nach dem Seminar haben Sie den Überblick über Ihre Tages- und längerfristigen Aufgaben und können eine sinnvolle Planung mit Ressourcen vornehmen. Die im Seminar gesetzten Impulse werden Ihnen eine größere Zufriedenheit verschaffen, wenn Sie das Gelernte Schritt für Schritt in Ihren (Berufs-)Alltag transferieren.
Effizienzsteigerung ist eine Schlüsselkompetenz, um die Ziele von Zeit- und Selbstmanagement zu erreichen. Dieses Seminar versteht sich als Anleitung für eine optimale Selbstorganisation.
Tag 1 - Grundlagen des Zeitmanagements – Einführung und Hintergründe
- Analyse des eigenen Zeitverhaltens
- die persönliche Arbeits- und Tagesstruktur
- Erfolgsvoraussetzung - richtige Ziele setzen
- Aktivitäten und Zeit zielorientiert planen – die ALPEN-Methode
- Prioritätensetzung – das ABC Prinzip
- Umgang mit Routineaufgaben
- typische Zeitdiebe erkennen
- das Prinzip der persönlichen Arbeitsorganisation
- persönlicher Arbeitsrhythmus
- Analyse des eigenen Zeitverhaltens
- die persönliche Arbeits- und Tagesstruktur
- Erfolgsvoraussetzung - richtige Ziele setzen
- die klassische Bremse: das Aufschieben
- Umgang mit Störungen/ Unterbrechungen
- „Nein“– sagen können
- realistische Zeitplanung- was funktioniert?
- Tipps zur effektiven Selbstorganisation
Tag 2 Microsoft 365 als Produktivitätsplattform
Überblick über die wichtigsten Apps für effektives Selbst- und Zeitmanagement
Ziel
Im praktischen Teil des Seminars verschaffen sich die Teilnehmer einen Überblick über die in Microsoft 365 zur Verfügung stehenden digitalen Tools. Sie kennen danach die Wege für ihr professionelles und effizientes Zeit- und Aufgabenmanagement.
Sie können das im Teil 1 gezeigte theoretische Wissen mit ausgewählten Apps und an praktischen Beispielen anwenden, um auf dieser Basis ihren Arbeitsalltag klarer zu strukturieren und fokussierter zu nutzen.
Zeit- & Aufgabenmanagement
- Microsoft To Do: Aufgaben effizient organisieren
- Erstellen, Priorisieren & Delegieren von Aufgaben
- Integration mit Outlook & Planner
- Outlook-Kalender: Zeitplanung und Fokuszeiten
- Terminplanung, Serientermine & Zeitblöcke setzen
- Nutzung der „Meine Arbeitszeiten“-Funktion
- Microsoft Planner: Team-Aufgaben verwalten
- Kanban-Boards für Projekte nutzen
- Zuweisung von Aufgaben & Statusverfolgung
- OneNote: Digitale Notizen optimal strukturieren
- Meeting-Protokolle und Ideensammlungen
- Erweiterung der Termin-, Besprechungs- und Aufgabenfunktionen aus Outlook und Teams
- Microsoft Loop: Flexibles, kollaboratives Arbeiten
- Wie Loop-Elemente das Zeitmanagement in anderen Apps unterstützen
Kommunikation & Fokusmanagement
- Microsoft Forms: Feedback & Umfragen für bessere Planung
- Effizient Erhebungen von Team-Stimmungen oder Kundenfeedbacks managen
- Umfragen aus der App vs. Aus Teams und Outlook
- Forms im Zusammenspiel mit Excel
- Outlook: Effiziente E-Mail-Verwaltung
- Regeln, Schnellaktionen & Kategorien nutzen
- Priorisierung mit „Wichtige E-Mails“
- Effektivere und effizientere Besprechungs-Termine-Planung
- Microsoft Teams: Klare Kommunikation & Zusammenarbeit
- Wann nutzen wir Teams, wann E-Mail?
- Produktive Meetings & Kanäle nutzen
Automatisierung & Effizienzsteigerung
- Power Automate: Wiederkehrende Aufgaben automatisieren
- Automatische E-Mail-Benachrichtigungen & To-Do-Listen
- OneDrive & SharePoint: Effizientes Dokumentenmanagement
- Zeit sparen durch Collaboration mit zentraler Ablage & Versionierung
- Copilot in Microsoft 365: KI als Produktivitäts-Booster
- Automatische Zusammenfassungen & intelligente Vorschläge