Innergemeinschaftliche Lieferung

Gelangensbestätigung - Nachweispflicht bei innergemeinschaftlichen Lieferungen

Lieferungen von Deutschland in andere EU-Mitgliedstaaten sind unter bestimmten Voraussetzungen von der Umsatzsteuer befreit. Unternehmer müssen nachweisen, dass eine Ware aus Deutschland tatsächlich in einem anderen Mitgliedstaat der Europäischen Union (EU) angekommen und somit von der Umsatzsteuer befreit ist. Der Nachweis für die innergemeinschaftliche Lieferung ist die sogenannte Gelangensbestätigung.

Voraussetzungen für eine Lieferung ohne Umsatzsteuer

  • Die gelieferte Ware ist in einem EU-Mitgliedstaat angekommen.
  • Der Kunde ist ein*e Unternehmer*in, dokumentiert durch die ausländische Umsatzsteuer-Identifikationsnummer.
  • Der Kunde hat die gelieferte Ware für sein Unternehmen erworben.
  • Der Erwerb der Ware unterliegt beim Kunden den Vorschriften des Umsatzbesteuerung. Der Kunde ist also verpflichtet, die Erwerbsbesteuerung durchzuführen.
Wenn alle Voraussetzungen erfüllt sind und der Lieferant diese Voraussetzungen nachweisen kann, kann er eine Rechnung ohne Umsatzsteuer ausstellen.

Pflichtangaben einer Gelangensbestätigung

  • Name und Anschrift des Abnehmers
  • Menge des Gegenstands der Lieferung und handelsübliche Bezeichnung
  • Empfänger und Bestimmungsort
  • Monat des Erhalts des Gegenstands
  • Ausstellungsdatum der Bestätigung
  • Unterschrift des Abnehmers oder eines von ihm zur Abnahme Beauftragten
Die Gelangensbestätigung lässt sich auch als Sammelbestätigung ausstellen. Versender können also mit ihren Vertragspartnern im EU-Ausland eine Vereinbarung treffen, wonach diese quartalsmäßig per Sammelbestätigung den Empfang der Leistung elektronisch bestätigen.

Muster zur Gelangensbestätigung

Die Gelangensbestätigung kann in Deutsch, Englisch und Französisch verfasst werden:
Andere Sprachfassungen müssen amtlich übersetzt sein.

Übermittlung der Gelangensbestätigung

Für die Anerkennung der elektronischen Übermittlung der Gelangensbestätigung ist es unschädlich, wenn die E-Mail-Adresse nicht vorher bekannt war sowie die Domain weder auf den Ansässigkeitsstaat des Abnehmers noch den Bestimmungsmitgliedstaat der Lieferung hinweist. Wird die Gelangensbestätigung per Mail versandt, kann die E-Mail für Umsatzsteuerzwecke in ausgedruckter Form aufbewahrt werden.

Alternative Nachweise

Versendungsbelege

Versendungsbelege, insbesondere in der Form handelsrechtlicher Frachtbriefe werden anerkannt, soweit sie vom Auftraggeber des Frachtführers unterzeichnet sind und die Unterschrift des Empfängers als Bestätigung des Erhalts des Gegenstands der Lieferung enthalten. Für den CMR-Frachtbrief bedeutet das, dass die Empfängerunterschrift in Feld 24 nunmehr wieder gefordert wird. Der BFH hat zudem mit Urteil vom 22. Juli 2015 V R 38/14 strenge Anforderungen an Feld 1 (Absender) des CMR-Frachtbriefs gesetzt. Absender ist im Beförderungsfall nach Transportrecht, derjenige, der den Beförderungsvertrag mit dem Spediteur geschlossen hat.  In dem Fall war die Klägerin als Absender eingetragen, obwohl der Warenempfänger den Transportvertrag mit dem beauftragten Spediteur geschlossen hatte (Abholfall). Daher hätte in Feld 1 der Warenempfänger eingetragen werden müssen. Weiterhin fallen hierunter ein Konnossement oder Doppelstücke des Frachtbriefs oder Konnossements.

Spediteurbescheinigung

Den Weg der gelieferten Ware in einen anderen EU-Staat kann der Lieferant auch durch eine Bescheinigung des beauftragten Spediteurs nachweisen - mit der sogenannten Spediteurbescheinigung. Dieser Nachweis muss folgende Angaben enthalten:
  • Name und Anschrift des mit der Beförderung beauftragten Unternehmen und Ausstellungsdatum
  • Namen und Anschrift des liefernden Unternehmers sowie des Auftraggebers der Versendung
  • Menge des Liefergegenstands und handelsübliche Bezeichnung
  • Empfänger des Liefergegenstands und Bestimmungsort im übrigen Gemeinschaftsgebiet
  • Versicherung des mit der Beförderung beauftragten Unternehmers, dass die nachprüfbaren Angaben basieren
  • die Unterschrift des mit der Beförderung beauftragten Unternehmens 

Muster zur Spediteurbescheinigung

Die Spediteurbescheinigung kann auch in elektronischer Form abgegeben werden. In dem Fall muss sie keine Unterschrift enthalten. Erkennbar muss aber sein: Die elektronische Übermittlung hat beim Abnehmer begonnen - erkennbar zum Beispiel am Header-Abschnitt der Mail.

Tracking and Tracing

In den Fällen, in denen der Sendungsverlauf elektronisch überwacht wird (Kurierdienste), genügt zur Nachweisführung die schriftliche oder elektronische Auftragserteilung sowie ein vom Kurierdienst erstelltes Protokoll, das den Transport lückenlos bis zur Ablieferung beim Empfänger nachweist. Bei Postsendungen, in denen dies nicht möglich ist, genügt eine Empfangsbescheinigung eines Postdienstleisters über die Entgegennahme der an den Abnehmer adressierten Sendung und der Nachweis über die Bezahlung der Lieferung. Laut BMF-Schreiben wurde beim Tracking and Tracing (Kurierdienstleistungen) eine Vereinfachungsregelung für Warensendungen mit einem Gesamtwert von max. 500 Euro aufgenommen (Abschnitt 6a.5 Abs. 5 Satz 3): Danach kann in diesen Fällen auf das Tracking-and-Tracing-Protokoll verzichtet werden, wenn der Nachweis über die Bezahlung der Lieferung geführt werden kann. Zudem kann bei Kurierdienstleistungen hinsichtlich der schriftlichen bzw. elektronischen Auftragserteilung auf schriftliche Rahmenvereinbarungen oder schriftliche Bestätigungen des Kurierdienstes verwiesen werden (Abschnitt 6a.5 Abs. 6 S. 2 und 3).
Laut BMF-Schreiben kann auch der Nachweis per:
  • Frachtbrief,
  • Spediteur-Bescheinigung,
  • Kurierdienst sowie
  • Postdienstleister
 jeweils aus mehreren Dokumenten bestehen, die nicht aufeinander Bezug nehmen müssen (Abschnitt 6a.5 Abs. 1 S. 2, Abs. 4 S. 2 und 4, Abs. 5 S. 2, Abschnitt 6a.5 Abs. 7 S. 2).

Eigentransport/Selbstabholer

Während im Fall des Eigentransports durch den Lieferer und der Einschaltung von selbständigen Transportunternehmen gegenüber der bisherigen Nachweisregelung die Änderungen geringeren Maßes sind, ergibt sich die größte Änderung bei den Selbstabholern. Hier ist anders als bislang nun ein erst nachträglich ausstellbarer Beleg des Abnehmers über die tatsächlich erfolgte Verbringung erforderlich. Die Verbringens-Versicherung zum Zeitpunkt der Abholung genügt nicht mehr. Die Umstellung unter notwendiger Einbindung der Kunden muss hier wie auch für die übrigen Fälle zeitig begonnen werden.