Offenlegung der Rechnungslegungsunterlagen

Die Übermittlung von Rechnungslegungsunterlagen und Unternehmensberichten erfolgt nur noch an das Unternehmensregister und nicht mehr an den Bundesanzeiger.

Damit die Umstellung reibungslos funktioniert, hat der Bundesanzeiger Verlag GmbH, der weiterhin Betreiber des Bundesanzeigers und registerführende Stelle des Unternehmensregisters im Auftrag des Bundesamtes für Justiz ist, ihre Publikationsplattform angepasst. So können Unternehmen wie gewohnt auf einer einzigen Plattform all ihren Offenlegungspflichten – ob im Unternehmensregister oder im Bundesanzeiger – komfortabel nachkommen und müssen sich nur einmal registrieren.

Mit der Änderung des Offenlegungsmediums verbunden ist die Pflicht zur einmaligen, elektronischen Identitätsprüfung für alle Übermittler von Rechnungsunterlagen und Unternehmensberichten. Die neue Identifikationspflicht betrifft jede natürliche Person, die für ein offenlegungspflichtiges Unternehmen eine Datenübermittlung an das Unternehmensregister vornehmen möchte. Das heißt, ohne vorherige Identifikation der tatsächlich übermittelnden Person seit Inkrafttreten des DiRUG wird unter anderem kein Jahresabschluss mehr offengelegt. Zur Identifikation als Übermittlungsberechtigter stellt die Bundesanzeiger Verlag GmbH auf ihrer Publikationsplattform drei Identifikationsverfahren zur Verfügung : VideoIdent, AutoIdent und elektronischer Identitätsnachweis (eID). Für alle Verfahren benötigen sie ein internetfähiges Gerät und eine Kamera sowie ihr Ausweisdokument, beim eID-Verfahren zusätzlich ihre eAusweis-PIN.

Um Unannehmlichkeiten und Zeitdruck zu vermeiden, empfiehlt sich die möglichst frühzeitige Identifikation aller mit der Übermittlung von Rechnungslegungsunterlagen und Unternehmensberichten beauftragten Personen. Vorhandene Kundenkonten können weiter genutzt werden, auch zur elektronischen Identifikation.

Jede übermittelnde Person ist gleichzeitig Ansprechpartner / Rechnungsempfänger gegenüber der Bundesanzeiger Verlag GmbH.

Das XML-Format ist das amtliche Übermittlungsformat für die Offenlegung nach DiRUG. Dieses Format ist bereits hinlänglich bekannt und wird durch ganzheitliche Buchhaltungslösungen wie DATEV oder ergänzende Online-Anwendungen wie z.B. eBilanz-Online (www.ebilanz-online.de) bereits abgedeckt. Eine Einreichung in anderen Formaten (wie z. B. Word, PDF, Excel) bleibt über die Publikationsplattform weiterhin möglich. Die Unterlagen werden dann vom Bundesanzeiger Verlag - wie auch heute schon - in das Einreichungsformat XML konvertiert. Die Konvertierung ist kostenpflichtig. Es besteht auch weiterhin die Möglichkeit gescannte PDF-Dokumente einzureichen, jedoch zieht dieses erhöhte Gebühren nach sich. Die verschiedenen Gebühren richten sich nach dem Justizverwaltungskostengesetz.

Mit der Erweiterung der grenzüberschreitenden Informationen unter § 9b Abs. 4 HGB n.F. bezüglich Änderungen von Rechnungslegungsunterlagen verpflichtet der Gesetzgeber inländische Zweigniederlassungen ihre Rechnungslegungsunterlagen (erneut) an das Unternehmensregister (UReg) zu übermitteln, sobald die ausländische Hauptniederlassung offenlegungsrelevante Änderungen vornimmt.

Empfehlung: Aktualisieren Sie Ihre Rechnungslegungsunterlagen beim Unternehmensregister, sobald neue Unterlagen der Hauptniederlassung im Ausland vorliegen.

Bitte beachten Sie: Das Unternehmensregister ist gesetzlich dazu verpflichtet, bei nicht ordnungsgemäßer Offenlegung das Unternehmen dem Bundesamt für Justiz zu melden, sodass ggf. ein Ordnungsgeldverfahren eingeleitet wird.