Gesellschafterliste: Registergericht prüft nur ausnahmsweise den Inhalt

Reicht eine GmbH eine Gesellschafterliste nach Paragraf 40 Absatz 1 Gesetz betreffend die Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbHG) beim Handelsregister ein, ist das Registergericht grundsätzlich nicht zur inhaltlichen Prüfung berufen. Es fungiert im Ausgangspunkt lediglich als Verwahrstelle. Eine Ablehnung der Aufnahme kommt nur in klaren Evidenzfällen in Betracht. Das hat das Oberlandesgericht Schleswig-Holstein (OLG) mit Beschluss vom 28. November 2025 entschieden.

Ein Notar reichte im September 2025 eine vom Geschäftsführer unterzeichnete Gesellschafterliste beim Handelsregister ein. Das Registergericht forderte daraufhin den Nachweis, dass eine Gesellschafterin, deren Geschäftsanteile eingezogen worden waren, ordnungsgemäß zur Gesellschafterversammlung eingeladen worden sei. Zur Begründung verwies es auf eine Entscheidung des Kammergerichts Berlin (KG Berlin).

Er legte Kopien von Einladungsschreiben vor. Diese waren jedoch nur teilweise lesbar und zeigten unter anderem Rückvermerke von Einschreiben. Das Registergericht verlangte daraufhin mit Zwischenverfügung die Einreichung vollständig lesbarer Einladungsschreiben, bevor die Gesellschafterliste aufgenommen werde.

Die betroffene Gesellschaft legte Beschwerde ein. Das Registergericht habe kein allgemeines inhaltliches Prüfungsrecht bei der Einreichung einer Gesellschafterliste nach Paragraf 40 Absatz 1 GmbHG. Die vom Registergericht herangezogene Entscheidung des KG Berlin betreffe zudem eine Registereintragung, nicht die bloße Aufnahme einer Gesellschafterliste.

Das OLG Schleswig-Holstein hob die Zwischenverfügung auf. Das Registergericht war nicht befugt, die Aufnahme der Gesellschafterliste von der Vorlage der Einladungsschreiben abhängig zu machen.

Bei der Einreichung einer Gesellschafterliste nach Paragraf 40 Absatz 1 GmbHG ist das Registergericht grundsätzlich keine prüfende Instanz. Es nimmt die Liste lediglich entgegen und verwahrt sie im Registerordner. Die Verantwortung für die inhaltliche Richtigkeit liegt primär bei dem Einreichenden, der hierfür haftet.

Anders als in der vom Registergericht zitierten Entscheidung des KG Berlin ging es hier nicht um eine Eintragung im Handelsregister, sondern ausschließlich um die Aufnahme einer Gesellschafterliste. Diese Unterscheidung ist entscheidend.

Das Gericht betonte die besondere Funktion der Gesellschafterliste als Rechtsscheinträger nach Paragraf 16 GmbHG. Zwar begründet die Aufnahme keine materielle Gesellschafterstellung, sie ist aber Voraussetzung für die Legitimation gegenüber der Gesellschaft. Deshalb ist eine zügige Aufnahme in das Register von besonderer Bedeutung.

Auch der Umstand, dass es sich um eine Einreichung nach Paragraf 40 Absatz 1 GmbHG und nicht nach Paragraf 40 Absatz 2 GmbHG mit notarieller Richtigkeitsbescheinigung handelte, rechtfertigt keine weitergehende Prüfung. Selbst bei einem möglicherweise leicht erweiterten Prüfungsmaßstab muss eine nahezu sichere Unrichtigkeit ohne weitere Ermittlungen feststellbar sein. Das war hier nicht der Fall.

Quelle: OLG Schleswig-Holstein, Beschluss vom 28. November 2025 Az. 2x W 74/25