Das Hinweisgeberschutzgesetz: Was müssen Unternehmen beachten?

Nach der Einigung im Vermittlungsausschuss am 9. Mai 2023 und der Zustimmung des Bundesrates am 12. Mai 2023 sowie der Verkündung im Bundesgesetzblatt am 2. Juni 2023 ist das Gesetzgebungsverfahren des Hinweisgeberschutzgesetzes (HinSchG) zur Umsetzung der EU-Whistleblowing-Richtlinie abgeschlossen. Die dort erreichten Änderungen entsprechen dem, wofür die IHK-Organisation sich intensiv sowohl auf Landesebene für den Bundesrat als auch im Bundestag eingesetzt hat.

Am 7. Oktober 2019 wurde die „Richtlinie zum Schutz von Personen, die Verstöße gegen das Unionsrecht melden“ (2018/0106 COD) vom Rat der Europäischen Union verabschiedet und soll einerseits Hinweisgebern, sogenannten Whistleblowern, die Verstöße gegen EU-Recht melden wollen, mehr Schutz garantieren und andererseits öffentliche und private Organisationen sowie Behörden dazu verpflichten, sichere Kanäle für die Meldung von Missständen einzurichten.

Die Umsetzung der Richtlinie in Deutschland ließ lange auf sich warten. Nach der Einigung im Vermittlungsausschuss haben der Bundestag am 11. Mai 2023 und der Bundesrat am 12. Mai 2023 das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) beschlossen. Das Gesetz trat am 2. Juli 2023 in Kraft.

Das HinSchG sieht vor, dass Personen geschützt werden, die Verstöße melden gegen

Dabei stellt der Gesetzestext klar, dass der Hinweisgeberschutz nur Hinweise auf Verstöße aus dem beruflichen Umfeld umfasst.

Nach dem Gesetz sind Unternehmen, die mehr als 50 Mitarbeiter beschäftigen oder im Finanzdienstleistungsbereich tätig sind sowie öffentliche Arbeitgeber künftig verpflichtet, ein internes Meldesystem einzurichten. Unternehmen mit bis zu 50 Mitarbeitern sollen nach dem Gesetzesentwurf nicht verpflichtet sein, ein Meldesystem einzurichten.

Unternehmen mit mehr als 250 Mitarbeitenden sind seit dem 2. Juli 2023 zur Einführung eines Hinweisgeberverfahrens verpflichtet. Unternehmen mit 50 bis 249 Beschäftigten erhalten eine verlängerte Einrichtungsfrist bis zum 17. Dezember 2023. Diesen Unternehmen wird zudem erlaubt, eine gemeinsam betriebene Meldestelle mit anderen Unternehmen zur Kosteneinsparung einzurichten.

Mögliche Meldewege sind:

Dabei sollte ersichtlich sein, an wen die Meldung gerichtet ist, wer Zugriff auf diese hat, wie mit Rückfragen verfahren wird und innerhalb welcher Frist eine Rückmeldung erfolgen sollte. Dem Hinweisgeber muss auch ermöglicht werden, zwischen einer schriftlichen und einer mündlichen Übermittlung wählen zu können. Das Gesetz sieht zudem vor, dass die Personen, die für die Entgegennahme der Meldungen zuständig sind, regelmäßig geschult werden. Meldungen sind zu dokumentieren und auf ihre Stichhaltigkeit zu überprüfen, um anschließend entsprechende Folgemaßnahmen, wie etwa interne Untersuchungen oder die Abgabe an eine zuständige Stelle, einzuleiten. Es besteht zudem keine Verpflichtung zur Einrichtung anonymer Meldekanäle.

Die Unternehmen sind verpflichtet, dem Hinweisgeber auf eine Meldung hin innerhalb von drei Monaten eine Rückmeldung zu geben.

Das Gesetz sieht all diejenigen als Hinweisgeber an, die im Zusammenhang mit ihrer beruflichen Tätigkeit oder im Vorfeld einer beruflichen Tätigkeit Informationen über Verstöße erlangt haben und diese an die vom Gesetz vorgesehenen Meldestellen melden oder offenlegen. Darunter fallen beispielsweise Angestellte, Freiwillige, Praktikanten, nicht geschäftsführende Mitglieder oder Gesellschafter.

Den Hinweisgebern wird ein Wahlrecht eingeräumt, wie sie einen Verstoß melden möchten. Es steht ihnen frei, den Hinweis erst über den intern eingerichteten Meldeweg an das Unternehmen weiterzugeben oder unmittelbar an eine (externe) Behörde. Dabei sollen Arbeitgeber Anreize für Beschäftigte schaffen, zunächst interne Meldeverfahren zu nutzen. Die Ausgestaltung dieser Anreize wird zwar durch das Gesetz nicht vorgegeben. Dennoch wird davon auszugehen sein, dass der Zugang zu den externen Meldestellen nicht durch interne Vorschriften oder Vereinbarungen eingeschränkt werden darf.

Ein Verstoß gegen die wesentlichen Vorgaben des HinSchG wird als Ordnungswidrigkeit mit einer Geldbuße geahndet.

Ein Unternehmen, das gegen eine hinweisgebende Person Repressalien (zum Beispiel Gehaltskürzung) verhängt, macht sich gegenüber der hinweisgebenden Person schadensersatzpflichtig. Im Gegenzug ist die hinweisgebende Person im Falle einer vorsätzlichen oder grob fahrlässigen Falschmeldung zur Erstattung des dadurch eingetretenen Schadens verpflichtet.

Der Bußgeldrahmen wurde durch den Vermittlungsausschuss von 100.000 Euro auf 50.000 Euro abgesenkt. Zudem wird für eine Übergangszeit von 6 Monaten kein Bußgeld wegen der fehlenden Einrichtung von Meldekanälen verhängt.