Freihändige Vergabe - Personelle Besetzung Service Center

Allgemein

Die Industrie- und Handelskammer Braunschweig ist innerhalb ihres Kammerbezirks zentrale Anlaufstelle für ihre Mitgliedsunternehmen, für Vertretungen aus Politik und Verwaltung sowie für Personen aus der Region. Sie erfüllt ihre gesetzlichen Aufgaben unter anderem durch Beratung, Information und Serviceleistungen.
Ein wesentlicher Bestandteil dieser Aufgaben ist das Service Center der Industrie- und Handelskammer Braunschweig. Es fungiert als erster Kontaktpunkt für Besuchende vor Ort sowie für Anfragen, die über die zentrale Telefonnummer oder die zentrale E-Mailadresse der IHK Braunschweig eingehen. Das Service Center übernimmt eine wichtige Schnittstellenfunktion zwischen externen Kontaktpersonen und den Fachabteilungen der IHK Braunschweig.
Zur Sicherstellung eines professionellen, serviceorientierten und reibungslosen Ablaufs im Service Center beabsichtigt die IHK Braunschweig, die personelle Besetzung dieses Bereichs extern zu vergeben. Die Mitarbeitenden sollen Anfragen freundlich, zuverlässig und zeitnah bearbeiten sowie die interne Weiterleitung und Abstimmung mit den zuständigen Fachabteilungen unterstützen.
Im Rahmen dieses Vergabeverfahrens sind auf Basis der nachfolgenden Leistungsbeschreibung geeignete Dienstleiter zur Abgabe eines Angebots aufzufordern. Ziel ist es, eine verlässliche und einheitliche Servicequalität sicherzustellen, die den Anforderungen der Industrie- und Handelskammer Braunschweig entspricht.
Angebote sind per E-Mail Iza Redzepi zukommen zu lassen.

Zeitplan des Vergabeverfahrens

  • Zeitraum der Angebotsabgabe: 1. Februar 202 bis 26. Juni 2026
  • Bekanntgabe der Vergabe: 12. August 2026
  • Laufzeit: ab 1. September 2026 für zwei Jahre

Kündigungsfristen

  • Der Vertrag läuft mit einer jederzeitigen Kündigungsfrist von drei Monaten
  • Der Vertrag verlängert sich automatisch um jeweils zwölf Monate, sofern nicht einer der Vertragspartner drei Monate vor Ablauf kündigt
  • Kündigungen bedürfen der Schriftform

Leistungsbeschreibung

Rahmenbedingungen

Mit Beteiligung an der Ausschreibung bestätigen Sie, dass Sie die Leistungsbeschreibung erfüllen können.

Personelle Besetzung

Die IHK Braunschweig wird in die Entscheidung über die personelle Besetzung einbezogen und kann im Einzelfall eine andere Arbeitskraft verlangen, ohne dass hierfür Gründe angegeben werden müssen.
Eine personelle Besetzung soll für mindestens 6 Monate erfolgen, zur Sicherstellung der Kontinuität und Verlässlichkeit.
Der Dienstleister sorgt eigenständig für Urlaubs- und Krankheitsvertretungen. Geplante Abwesenheiten sind im Vorfeld mit der IHK Braunschweig abzustimmen. Unvorhergesehene Abwesenheiten sind mitzuteilen, sobald sie bekannt sind.

Ansprechperson

Der Dienstleister stellt der IHK Braunschweig eine Ansprechperson zur Verfügung, die für das eingesetzte Personal verantwortlich ist.

Aufwand für Anfahrt & Reisekosten

Der Dienstleiter ist für Anfahrten sowie sonstige Reisekosten selbst verantwortlich; eine Erstattung durch die Industrie- und Handelskammer erfolgt nicht.

Arbeitszeiten

  • Besetzung des Service Centers zu folgenden Zeiten:
    • Montag bis Donnerstag: 7:30 bis 17:00 Uhr
    • Freitag: 7:30 bis 16:00 Uhr.
  • Schließgang in der IHK Braunschweig zu folgenden Zeiten:
    • Montag bis Donnerstag: 17:00 bis 18:00 Uhr
    • Freitag: 16:00 bis 17:00 Uhr
  • Nach gesonderter Anforderung kann im Rahmen von Veranstaltungen im Haus der IHK eine längere Besetzung erforderlich sein. Eine Verlängerung wird im Vorfeld per E-Mail angekündigt.

Preisgestaltung

  • Tages- & Stundensatz einer Empfangskraft
  • Angaben zu Steigerungen in Bezug auf den Mindestlohn
  • ggf. Wochenend- und Feiertagszuschläge
  • ggf. Stornierungs- und Änderungsgebühren

Aufgaben, die das Service Center durchführt

  • Tägliche Öffnung der Eingangstür (Montag bis Freitag um 7:30 Uhr)
  • Schließgang in der IHK Braunschweig zu den oben genannten Zeiten
  • Personelle Besetzung des Service Centers in den oben genannten Zeiten
  • Starten, Inbetriebnahme und Pflege der Arbeitsmittel im Service Center
    • Hierzu gehören: Telefon, PC, E-Mailprogramm, Terminübersichtstafel
    • technische Störungen nach Möglichkeit selbstständig beheben oder der IT-Abteilung melden
  • Eingehende Korrespondenz annehmen und an die zuständigen Abteilungen weiterleiten
    • Hierzu gehören: Anrufe, E-Mails, Faxe, persönliche Besuchende
  • Begrüßung von Besuchenden, klären und (soweit möglich) Erledigen ihrer Anliegen bzw. Weiterleiten an die zuständigen Fachbereiche
  • Annahme von Sendungen und Warensendungen sowie deren Weiterleitung an die jeweils zuständigen Fachbereiche
  • Ausgabe von hinterlegten Unterlagen
  • Themen der eingehenden Anrufe und Besucheranliegen in der entsprechenden Statistik erfassen
  • ggf. Pflege der allgemeinen Besucherliste (unter anderem mit der Datenaufnahme von Namen, Ansprechperson in der IHK, Ankunftszeit, Zeit des Verlassens der IHK)
  • ggf. Abhaken von Besuchenden von Seminaren und Veranstaltungen auf Listen, die von den jeweiligen Fachbereichen zugeliefert werden

Anforderungsprofil an das Personal

  • Erste Berufserfahrungen im kaufmännischen Service Bereich
    • bestenfalls in vergleichbaren Einrichtungen wie der IHK Braunschweig
  • Identifikation mit gelebter Dienstleistungskultur
  • Verständnis der Aufgaben und Zuständigkeiten einer IHK
  • Verständnis der an die IHK Braunschweig gestellten Erwartungen
  • Repräsentativer Auftritt in gepflegter Kleidung
  • Schnelle Auffassungsgabe
  • Verschwiegenheit und Vertrauenswürdigkeit
  • Gute Zusammenarbeit im Team
  • Gute Kenntnisse im Umgang mit Computern und MS Office Produkten
    • (u.a. Outlook, Word, Excel und Teams)
  • Sehr gutes Deutsch in Wort und Schrift
  • Strukturierte Arbeitsweise

Allgemeine Hinweise

  • Der Dienstleister stellt sicher, dass eingesetztes Personal über notwendige Qualifikationen und Erfahrungen für die Tätigkeit im Service Center verfügt.
  • Der Dienstleister stellt sicher, dass eingesetztes Personal über gültige Haftpflichtversicherungen verfügt, die Schäden während der Tätigkeit im Service Center abdecken.
  • Die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen, insbesondere im Umgang mit personenbezogenen Daten von Besuchenden, Mitarbeitenden und Mitgliedsunternehmen, liegt in der Verantwortung des Dienstleisters.
  • Der Dienstleister sorgt für die Einhaltung interner IHK-Richtlinien, Betriebsanweisungen und sonstiger Vorgaben, die für die Tätigkeit im Service Center relevant sind.

Wie nehme ich an der Ausschreibung teil?

1. Wer darf teilnehmen?

  • Dienstleister mit Sitz im Kammerbezirk der IHK Braunschweig
  • Dienstleister, die die in dieser Ausschreibung genannten Leistungsanforderungen und Rahmenbedingungen erfüllen

2. Wie ist das Angebot einzureichen?

  • Format: PDF
  • Sprache: Deutsch
  • Versand: per E-Mail an Iza Redzepi

3. Was muss das Angebot enthalten?

  • Vollständige Kontaktdaten
  • Benennung einer Ansprechperson
  • Preisangaben gemäß der aufgeführten Leistungsbeschreibung
  • Angaben zu ggf. anfallenden Zuschlägen (Wochenende, Feiertage)
  • Bestätigung der genannten Rahmenbedingungen
  • Optionale Angabe zu Zusatzleistungen
Stand: 02.02.2026