Ab 2025 - die elektronische Rechnung
Im B2B-Bereich wird es zukünftig obligatorisch sein, elektronische Rechnungen (eRechnungen) zu verwenden. Diese Verpflichtung wurde im März 2024 durch das Wachstumschancengesetz eingeführt, welches die entsprechenden umsatzsteuerrechtlichen Regelungen umfasst.
Warum eRechnungen?
Die Einführung eines elektronischen Meldesystems (Umsatzsteuer) ist im Rahmen der ViDA-Initiative der Europäischen Kommission geplant, wobei dieses System aus den Daten der eRechnungen gespeist werden soll. Zur Vorbereitung auf dieses Meldesystem wurde zunächst die Einführung der eRechnung beschlossen.
Änderungen ab 2025
Ab dem 1. Januar 2025 treten neue Begriffsdefinitionen in Kraft, die eine Unterscheidung zwischen elektronischen Rechnungen (auch bekannt als eRechnungen) und sonstigen Rechnungen vorsehen. Eine elektronische Rechnung (eRechnung) wird definiert als eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Eine Rechnung im PDF-Format erfüllt diese Anforderungen nicht.
Das strukturierte elektronische Format muss den Vorgaben der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung (CEN-Norm EN 16931) und der Liste der entsprechenden Syntaxen entsprechen. Beispiele für Formate, die diesen Anforderungen genügen, sind die XRechnung, die bereits im öffentlichen Auftragswesen Verwendung findet, sowie das hybride ZUGFeRD-Format, das eine Kombination aus PDF-Dokument und XML-Datei darstellt.
Unter den Begriff der “sonstigen Rechnung” fallen zukünftig Papierrechnungen, aber auch Rechnungen, die in einem anderen elektronischen Format (PDF, JPG, etc.) übermittelt werden.
Demnach ist eine per E-Mail versandte PDF-Rechnung ab 2025 nicht mehr als elektronische Rechnung definiert!
Welche Unternehmen sind von dieser Regelung betroffen?
Die Verpflichtung zur Ausstellung einer e-Rechnung betrifft ausschließlich Transaktionen zwischen Unternehmen (B2B), unabhängig davon, ob das Unternehmen im Haupt- oder Nebenerwerb betrieben wird. Ab dem Jahr 2028 sind auch Kleinunternehmer (Umsatzsteuer) verpflichtet, eRechnungen (B2B) auszustellen. Darüber hinaus müssen sowohl der leistende Unternehmer als auch der Leistungsempfänger im Inland ansässig sein.
Beginn der Verpflichtung
Ab dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen eRechnungen im B2B-Geschäftsverkehr empfangen und verarbeiten können (wenn keine vorherige Zustimmung erfolgt ist). Es besteht auch ab diesem Datum eine grundlegende Verpflichtung zur Ausstellung elektronischer Rechnungen. Für Rechnungsaussteller gibt es jedoch Übergangsregelungen von 2025 bis 2027 aufgrund des erwarteten Umsetzungsaufwandes.
Schritt für Schritt Anleitung
Die IHK München hat eine Schritt für Schritt Anleitung zum Thema eRechnung erstellt.
Dieser Leitfaden bietet eine strukturierte Anleitung , wie Unternehmen die Umstellung auf die eRechnung planen und umsetzen können.
Hier können Sie die Anleitung abrufen.
Anbieterübersicht (Auswahl)
| Übersicht an einer Auswahl von Software für die Verarbeitung von eRechnungen (nicht vollständig) | ||
|---|---|---|
| Accountable | Hilfe bei der Verwaltung Buchhaltungs- und Steuerpflichten für kleine und mittlere Unternehmen |
LINK |
| billit | Online-Plattform für eRechnungsstellung und Buchhaltungsmanagement | LINK |
| Billomat | Cloudbasierte Rechnungs- und Buchhaltungssoftware | LINK |
| DATEV | Bietet unterschiedliche Softwarelösungen an, wie z.B. für die Buchhaltung, Lohn- und Gehaltsabrechnung, Steuerberatung usw. |
LINK |
| FastBill | Cloudbasierte Rechnungs- und Buchhaltungssoftware | LINK |
| Lexware | Bietet kaufmännische Softwarelösungen für kleine und mittlere Unternehmen | LINK |
| Sage | Softwarelösungen für Buchhaltung, Finanzmanagement, Personalwesen, Zahlungssysteme usw. | LINK |
| sevDesk | Cloudbasierte Buchhaltungs-und Rechnungssoftware | LINK |
| weclapp | Cloudbasierte ERP-Software insbesondere für kleine und mittlere Unternehmen | LINK |
| WISO | Bietet Softwarelösungen für Finanzen, Steuern, Buchhaltung und Unternehmensverwaltung | LINK |
| Quba-Viewer | Kostenlose Open-Sourcelösung für die Anzeige von eRechnungen der Formate ZUGFeRD und XRechnung | LINK |
| EUrechnung | Manuelle oder KI-gestützte Umwandlung von Rechnungen in eRechnungen (ZUGFeRD oder XRechnung) | Link |
FAQ
- Was sind eRechnungen?
Eine eRechnung ist ein strukturierter Datensatz zur automatisierten und medienbruchfreien Verarbeitung von Rechnungen.Als eRechnung werden Rechnungsinformationen elektronisch übermittelt und automatisiert empfangen und weiterverarbeitet. Damit wird eine durchgehende digitale Bearbeitung von der Erstellung der Rechnung bis zur Zahlung der Rechnungsbeträge möglich.Eine eRechnung stellt Rechnungsinhalte – anstelle auf Papier oder in einer Bilddatei wie PDF – in einem strukturierten, maschinenlesbaren Datensatz dar. Dies gewährleistet, dass Rechnungen, die in dieser Form vom Rechnungssteller ausgestellt werden:
- elektronisch übermittelt
- elektronisch empfangen
- sowie medienbruchfrei und automatisiert weiterverarbeitet und zur Auszahlung gebracht werden können.
- Welche Übergangsregelungen gelten?
01.01.2025 - Grundlegende Verpflichtung für Unternehmen zur Nutzung von eRechnungen: Empfangen und ArchivierenAlle inländischen Unternehmen müssen laut Wachstumschancengesetz ab dem 1. Januar 2025 in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen und zu archivieren. Bis Ende 2026 ist es gestattet, statt eRechnungen weiterhin Papierrechnungen für B2B-Umsätze auszustellen.01.01.2027 - Pflicht zur Ausstellung von eRechnungen01.01.2028 - Pflicht zur Ausstellung von eRechnungen auch für Unternehmen mit einem Vorjahres-Umsatz von unter 800.000 €Ab 01.01.2028 - Umfassende Pflicht zur Einhaltung der neuen Anforderungen bzgl. eRechnungen und deren Übermittlung
- Welche Formate sind für eine eRechnung zulässig?
Eine E-Rechnung liegt insbesondere dann vor, wenn sie die Vorgaben der europäischen Norm EN 16931 erfüllt.Insbesondere die in Deutschland üblichen Formate XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 (mit Ausnahme der Profile MINIMUM und BASIC‑WL) erfüllen die umsatzsteuerlichen Voraussetzungen für eine eRechnung. Quelle: BundesfinanzministeriumXRechnung ist ein Standard für die Art und die technische Zusammensetzung der Rechnungsinformationen in einem XML-Datensatz.ZUGFeRD ist ein hybrides Format in einem PDF Dokument. Das Dokument enthält zusätzlich eine XML Komponente, die der Norm entsprechend die strukturierten Datensätze enthält.
- Welche Unternehmen sind betroffen?
Die Verpflichtung zur Ausstellung einer e-Rechnung betrifft ausschließlich Transaktionen zwischen Unternehmen (B2B), unabhängig davon, ob das Unternehmen im Haupt- oder Nebenerwerb betrieben wird. Ab dem Jahr 2028 sind auch Kleinunternehmer (Umsatzsteuer) verpflichtet, eRechnungen (B2B) auszustellen. Darüber hinaus müssen sowohl der leistende Unternehmer als auch der Leistungsempfänger im Inland ansässig sein.