Datenschutzerklärung Elektronische Prüfungsabwicklung

Herzlich willkommen im Onlineportal für Prüfungsteilnehmer und Prüfer der IHK Wiesbaden. Beim Aufruf des Portals, der Anmeldung und der Absolvierung von Prüfungen werden natürlich Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet. Die sogenannte Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) enthält nun einige Vorgaben zur Verarbeitung dieser Daten. Wir sind z.B. nach Art. 13 DS-GVO verpflichtet, Sie zum Zeitpunkt der Erhebung über bestimmte Dinge zu informieren. Diese Datenschutzerklärung klärt daher darüber auf, welche Datenverarbeitungen auf unserer Webseite stattfinden.

Beim Datenschutz dreht sich alles um personenbezogene Daten. Darunter fallen alle Informationen, die sich irgendwie auf einen Menschen beziehen lassen. Es kommt dabei nicht darauf an, wer den Bezug herstellen kann. Es reicht, dass es möglich ist. Beispiele für personenbezogene Daten sind Name, Adresse, Ausbildungsberuf, Noten, E-Mail-Adresse, Gesundheitszustand, Familienstand, Telefonnummer und Nutzungsdaten wie die IP-Adresse.

Mit personenbezogenen Daten kann man sehr viel machen. Der Begriff der Verarbeitung ist daher sehr weit zu verstehen und umfasst eigentlich alles vom Erheben bis zum Löschen. Man kann personenbezogene Daten erfassen, organisieren, ordnen, speichern, anpassen, verändern, auslesen, abfragen, verwenden, offenlegen, übermitteln oder bereitstellen. Alle diese Vorgänge stellen eine Verarbeitung dar.

Im Datenschutz stehen häufig sogenannte Cookies im Fokus. Das sind kleine Datenpakete, die normalerweise aus Buchstaben und Nummern bestehen und die auf einem Browser gespeichert werden. Cookies erlauben es der Webseite, Ihren Browser wiederzuerkennen, Ihnen beim Surfen auf den verschiedenen Unterseiten zu folgen und Sie zu identifizieren, wenn Sie auf die Webseite zurückkehren. Cookies beinhalten keine Daten, die Sie persönlich identifizieren. Die von uns gespeicherten Informationen über Sie könnten aber den von den Cookies erhaltenen und in ihnen gespeicherten Daten zugeordnet werden.

Beim Aufruf unseres Onlineportals und der verschiedenen Unterseiten werden bestimmte Daten automatisch erhoben und in Server Logfiles gespeichert. Dabei werden insbesondere Nutzungsdaten wie Browsertyp/-version, verwendetes Betriebssystem, Referrer URL (die zuvor besuchte Seite), IP-Adresse Ihres Endgeräts sowie Uhrzeit der Serveranfrage verarbeitet.

Die Zulässigkeit dieser Verarbeitung richtet sich nach Art. 6 Abs. 1 f) DS-GVO (berechtigtes Interesse). Wir möchten Prüfungsteilnehmern und Prüfern die Möglichkeit geben, die im Rahmen einer Prüfung anfallenden Dinge (z.B. Anmeldung, Kommunikation, Zeugnisausgabe) online abzuwickeln. So werden die Abläufe für alle Beteiligten vereinfacht und verbessert. Prüfungsteilnehmer erhalten z.B. viel schneller Ihre Ergebnisse und Prüfer können ihre Termine zentral organisieren. Um das Onlineportal aufrufen zu können, ist die beschriebene Datenverarbeitung erforderlich.

Die Daten werden spätestens nach 30 Tagen automatisch gelöscht oder anonymisiert.

Wir werten die automatisch generierten Server Logfiles zur Optimierung und Fehleranalyse aus und verwenden die Ergebnisse zur Gewährleistung der Sicherheit des Onlineportals.

Die Zulässigkeit dieser Verarbeitung richtet sich nach Art. 6 Abs. 1 f) DS-GVO (berechtigtes Interesse). Wir müssen sicherstellen, dass kein Unbefugter auf das Onlineportal und die darin gespeicherten Daten zugreifen kann. Auch die durchgängige Verfügbarkeit des Onlineportals ist wichtig, damit Prüfungsteilnehmer und Prüfer ihre Pflichten erfüllen können. Die Auswertung der Server Logfiles erfolgt automatisiert.

Die Daten werden spätestens nach 30 Tagen automatisch gelöscht oder anonymisiert.

Unser Onlineportal ist nicht öffentlich zugänglich, da es ausschließlich für Prüfungsteilnehmer und Prüfer bestimmt ist. Die Inhalte und Funktionen können daher nur mit entsprechenden Zugangsdaten abgerufen werden (Login und Passwort). Diese erhalten Sie von der IHK Wiesbaden. Bitte bewahren Sie Ihre Zugangsdaten sorgfältig auf. Geben Sie diese keinen anderen Personen zur Kenntnis.

Die Zulässigkeit der Datenverarbeitung im Rahmen der Vergabe von Zugangsdaten richtet sich nach Art. 6 Abs. 1 e) und f) DS-GVO (Wahrnehmung einer Aufgabe im öffentlichen Interesse und berechtigtes Interesse). Manche Informationen sollen nicht für die Öffentlichkeit abrufbar sein, weshalb wir den geschützten Login-Bereich eingerichtet haben. Die Verwendung von Zugangsdaten ist dabei ein übliches Mittel. Die Verarbeitung Ihrer Daten in diesem Zusammenhang ist erforderlich, um Ihnen den Zugang zu ermöglichen.

Ihre Zugangsdaten werden für die Dauer Ihrer Berechtigung für den Login-Bereich gespeichert. Fällt Ihre Berechtigung weg, werden auch die Zugangsdaten gelöscht.

Über das Onlineportal organisieren wir verschiedene Dinge. Wir ermöglichen das Herunterladen von Bestätigungen des Ausbildenden und der Berufsschule über das Vorliegen von Voraussetzungen für die Zulassung zur Prüfung (z. B. Anzahl der Fehltage während der gesamten Ausbildungszeit), wir gewähren Nachteilsausgleiche und nehmen entsprechende Nachweise über die Art der Behinderung entgegen und wir kommunizieren empfohlene Maßnahmen bezogen auf die Prüfungsdurchführung. Außerdem führen wir Ausbildungsnachweise (sog. „Berichtshefte“) und dokumentieren Prüfungsergebnisse und Prüfungsstücke.

Die Zulässigkeit der Datenverarbeitung im Rahmen der Vergabe von Zugangsdaten richtet sich nach Art. 6 Abs. 1 e) DS-GVO (Wahrnehmung einer Aufgabe im öffentlichen Interesse und berechtigtes Interesse). Wir haben diverse im Berufsausbildungsgesetz (BBiG) definierte Pflichten, die wir über das Onlineportal erfüllen. Die Verarbeitung der dort gespeicherten Daten ist erforderlich, um Ihre Ausbildung erfolgreich abzuschließen.

Die Daten werden für die Dauer der gesetzlich festgelegten Aufbewahrungszeiträume gespeichert. Diese ergeben sich aus den gesetzlichen Regelungen zur Aufgabenübertragung auf die Industrie- und Handelskammer, aus der Satzung der IHK Wiesbaden und aus steuerrechtlichen Vorschriften. Nach dem Abschluss Ihrer Ausbildung werden Ihre Daten im Onlineportal aber gesperrt und sind nicht mehr abrufbar.

Prüfer können über das Onlineportal ihre Fahrtkosten abrechnen und die dafür notwendigen Angaben an uns übermitteln.

Die Zulässigkeit der Datenverarbeitung im Rahmen der Vergabe von Zugangsdaten richtet sich nach Art. 6 Abs. 1 e) DS-GVO (Wahrnehmung einer Aufgabe im öffentlichen Interesse und berechtigtes Interesse). Wir als IHK organisieren die Prüfungen und sind dafür zuständig, den beteiligten Prüfern angefallene Auslagen zu erstatten. Ohne die notwendigen Angaben können wir dies nicht tun.

Da es sich um steuerrechtlich relevante Vorgänge handelt, richtet sich die Aufbewahrung der anfallenden Unterlagen nach dem Handelsgesetzbuch (HGB) und der Abgabenordnung (AO).

Die IHK Wiesbaden hat verschiedene gesetzlich definierte Aufgaben in den Bereichen Ausbildung, Umschulung, Berufsausbildungsvorbereitung und Prüfungsorganisation. Um diese wahrnehmen zu können, leiten z.B. Ausbildungsbetriebe die Daten ihrer Auszubildenden an uns weiter. Ferner erhalten wir Daten von Bildungs- und Maßnahmenträgern, wenn es um Umschulungsverträge oder Berufsausbildungsvorbereitungsmaßnahmen geht.

Für den Betrieb unseres Onlineportals haben wir einen Dienstleister eingesetzt. Es handelt sich hierbei um die A. Hellmuth C.I.C. GmbH, Große Heide 11, 55444 Waldlaubersheim. Das Onlineportal wird dort in einem Rechenzentrum gehostet. Außerdem stellt der Dienstleister die dem Portal zugrundeliegende Software bereit. Bei der A. Hellmuth C.I.C. GmbH handelt es sich um einen Auftragsverarbeiter, mit dem wir einen entsprechenden Vertrag nach Art. 28 DS-GVO geschlossen haben. Außerdem haben wir sichergestellt, dass die Datenverarbeitung unter Einhaltung ausreichender Schutzmaßnahmen stattfindet.

Die über das Onlineportal verarbeiteten Daten können von Ihren Prüfern, von den zuständigen Mitarbeitern der IHK Wiesbaden sowie anderen mit Ihrer Prüfung befassten Personen eingesehen werden.

Sie haben ein Recht auf Auskunft (Art. 15 DS-GVO), Berichtigung (Art. 16 DS-GVO), Löschung (Art. 17 DS-GVO), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DS-GVO) sowie auf Datenübertragung (Art. 20 DS-GVO).

Sofern Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 e) oder f) DSGVO verarbeitet werden, haben Sie ein Widerspruchsrecht, soweit dafür Gründe vorliegen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben oder sich der Widerspruch gegen Direktwerbung richtet (Art. 21 DSGVO). Bei einem Widerspruch gegen Direktwerbung werden wir Ihnen keine werblichen Nachrichten mehr zukommen lassen.

Sie können diese Rechte jederzeit ausüben. Das heißt allerdings nicht, dass sie auch erfüllt werden. Wir können Ihre Daten z.B. nicht löschen, wenn wir aufgrund gesetzlicher Vorschriften zur Speicherung verpflichtet sind.

Sofern Sie eine Einwilligung in die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erteilt haben und diese widerrufen, bleibt die bis zum Zeitpunkt dieses Widerrufs erfolgte Verarbeitung hiervon unberührt.

Sie haben jederzeit das Recht, sich bei der zuständigen Aufsichtsbehörde zu beschweren. Eine Übersicht der zuständigen Aufsichtsbehörden erhalten Sie, wenn Sie diesem Link folgen.