Notfall-Handbuch

Aktualisiert am 24.07.2025

Sich mit persönlichen Krisen, schweren Krankheiten, einem Unfall oder gar noch Schlimmerem auseinanderzusetzen, noch bevor überhaupt irgendwas passiert ist, liegt nicht in der Natur des Menschen. Kaum jemand denkt im Tagesgeschäft daran, dass es plötzlich vorbei sein kann - einfach so, aus heiterem Himmel.

Vorbereitung und erste Schritte
Weisungen und Vollmachten
Erläuterung wichtiger Begriffe
Umgang mit dem Notfall-Handbuch
Formulare und Checklisten zum Herunterladen

Trotzdem sollte sich jede Unternehmerin und jeder Unternehmer rechtzeitig die Frage stellen: Was würde mit meinem Unternehmen passieren, wenn es mich plötzlich nicht mehr gäbe? Wer kümmert sich bei einem solchen Schicksalsschlag um den Betrieb? Es besteht die Gefahr, dass ohne entsprechende Vorbereitungen von heute auf morgen alle Räder stillstehen.

Viel zu oft werden diese Gedanken verdrängt. Viele Unternehmen haben genau deshalb keine ausreichende Notfallvorsorge getroffen. Dabei kann das Unternehmen mit der richtigen Strategie und einigen praktischen Schritten wirksam abgesichert werden. Um den Betrieb vor unnötigem Schaden zu bewahren, sollte es einen aktuellen Notfallplan geben.

Das Notfall-Handbuch soll Anregung, Orientierung und Werkzeug zugleich sein, um die wichtigsten Regelungen konkret umzusetzen.

Vorbereitung und erste Schritte

Wer frühzeitig Vorkehrungen trifft, sorgt im Notfall für den Fortbestand seines Unternehmens. Um eine ausreichende Vorsorge zu treffen, sollte Klarheit über grundsätzliche Überlegungen bestehen: Wie soll die Zukunft des Unternehmens aussehen? Welche Interessen sollen verfolgt werden? Welche familiären und unternehmerischen Ziele sollen erreicht werden?

Daran anknüpfend stellen sich weitere Fragen: Spiegeln sich diese Vorstellungen in den vertraglichen Regelungen, wie zum Beispiel Ehevertrag, Erbvertrag, Testament oder Gesellschaftsvertrag, eindeutig wider? Oder gibt es Anpassungsbedarf? Und welche Regelungen würden im Notfall greifen, wenn diese Verträge noch nicht existieren? Zur Prüfung, Beratung und Ausgestaltung sind anwaltliche und notarielle Unterstützung sehr zu empfehlen.
Bei der Ausgestaltung des Regelwerks sollten folgende Überlegungen auf jeden Fall auf den Prüfstand gestellt werden:

Wer könnte im Notfall vorübergehend oder dauerhaft das Unternehmen weiterführen?
Gibt es Familienangehörige, Mitarbeitende oder Externe, die diese Funktion allein oder verteilt auf mehrere Personen vertrauensvoll wahrnehmen könnten?
Wer hat einen Überblick über die aktuellen Aufträge, kennt die Kundschaft und Lieferunternehmen und ist mit den wichtigsten Projekten vertraut?
Ist der Zahlungsverkehr durch Bankvollmachten und den Zugang zu wichtigen Informationen (zum Beispiel Kontenübersicht, Passwörter für Onlinebanking) gesichert? Wie ist im Bedarfsfall die Verfügbarkeit von IT-Passwörtern, Codes und Schlüsseln geregelt?
Gibt es bereits eine potenzielle Nachfolgerin oder einen Nachfolger? Ist diese Person bereits hinreichend eingearbeitet oder besteht hier noch Handlungsbedarf? Oder gibt es für eine Übergangszeit noch eine andere Option für die Unternehmensleitung?
Wurde für das Unternehmen bereits ein Beirat gegründet? Falls nein: Könnte durch die Einrichtung eines solchen
Gremiums eine Begleitung gewonnen werden?
Ist ausreichende Vorsorge für die Familie getroffen worden?
Gibt es aktuelle Regelungen, die den Fortbestand des Unternehmens auch für den Erbfall absichern? Sind die eigenen Überlegungen bereits mit den Erbberechtigten besprochen worden?

Darüber hinaus sind weitere Punkte individuell zu klären. Dabei ist es sinnvoll, Familienangehörige und Mitarbeitende, die in den Notfallplan eingebunden werden sollen, bei der Ausgestaltung einzubeziehen, zumindest aber diese Personen über die Existenz des Notfall-Handbuchs zu informieren.

Weisungen und Vollmachten

Für den Fall, dass Sie über einen kürzeren Zeitraum oder dauerhaft nicht handlungsfähig sind, sollten geeignete Vertrauenspersonen, die die Geschäfte weiterführen, benannt werden. Sie werden die Geschäftsführung übernehmen, bis Sie wieder an Bord sind oder eine Nachfolgerin beziehungsweise ein Nachfolger eingearbeitet ist. Diese Vertrauenspersonen sollten mit den notwendigen Vollmachten ausgestattet sein. Dies kann durch die zeitlich befristete Erteilung von Vollmachten geschehen oder mit der Erteilung von Prokura.

Bei einer Gesellschaft mit beschränkter Haftung ist es notwendig, eine Vertrauensperson zu benennen, die die Gesellschafterrechte in der Gesellschafterversammlung ausübt. Damit die Person handlungsfähig ist, muss sie mit den notwendigen Stimmrechtsvollmachten ausgestattet sein.

Da bei Erteilung der Prokura oder von Vollmachten eine Reihe gesetzlicher Bestimmungen gelten, sollten Sie auch eine Rechtsanwältin oder einen Rechtsanwalt zur Beratung hinzuziehen.

Sofern (derzeit) keine Prokura oder Handlungsvollmacht erteilt wird, sollte die notwendige Generalvollmacht im Notfall-Handbuch oder an einem anderen sicheren Ort hinterlegt werden.

Das betrifft selbstverständlich auch die private Ebene, denn solange eine Erbin oder ein Erbe (auch die Ehepartnerin oder der Ehepartner) keinen Erbschein oder kein Testament vorlegen kann, gibt es keine Berechtigung zu handeln. Bei einer GmbH können sich somit die Erbberechtigten auch nicht als Geschäftsführende bestellen.

Verfügungen im privaten Bereich

Auch im privaten Bereich ist Vorsorge zu treffen. Es ist die Handlungsfähigkeit der Familie zu sichern. Das gilt nicht nur für den Todesfall, sondern auch für schwere Krankheiten oder Unfälle, die zur Geschäftsunfähigkeit führen. Hier können Betreuungsverfügungen und eine Vorsorgevollmacht nützliche Hilfen für die Angehörigen darstellen.

Achten Sie darauf, dass diese Verfügungen und Vollmachten nicht nur in einem Testament Berücksichtigung finden. Werden die Angaben nur dort gemacht, werden sie auch erst bei der Testamentseröffnung bekannt. Das kann in vielen Fällen zu spät sein. Es empfiehlt sich, auch hier den Rat einer Rechtsanwältin oder eines Rechtsanwalts sowie einer Notarin oder eines Notars einzuholen.

Erläuterung wichtiger Begriffe

Vorsorgevollmacht

Mit der Vorsorgevollmacht kann man einer anderen Person die Wahrnehmung einzelner oder aller Angelegenheiten für den Fall übertragen, dass man die Fähigkeit, selbst zu entscheiden, einbüßt. Die oder der Bevollmächtigte kann dann handeln, ohne dass es weiterer Maßnahmen bedarf. Das Gericht wird nur eingeschaltet, wenn es zur Kontrolle der oder des Bevollmächtigten erforderlich ist. Die Vorsorgevollmacht ermöglicht so ein hohes Maß an Eigenverantwortlichkeit.

Betreuungsverfügung

Mit der Betreuungsverfügung kann jeder schon im Voraus festlegen, wen das Gericht als Betreuerin oder Betreuer bestellen soll, wenn es ohne rechtliche Betreuung nicht mehr weitergeht. Genauso kann bestimmt werden, wer auf keinen Fall hierfür in Frage kommt. Möglich sind auch inhaltliche Vorgaben, etwa welche Wünsche und Gewohnheiten respektiert werden sollen oder ob im Pflegefall Betreuung zu Hause oder im Pflegeheim gewünscht wird.

Patientenverfügung

In der Patientenverfügung kann man vorab über das Ob und Wie medizinischer Maßnahmen entscheiden. Wer nicht möchte, dass andere über die medizinische Behandlung entscheiden, wenn man selbst dazu nicht mehr in der Lage ist, kann festlegen, ob bei konkret beschriebenen Krankheitszuständen bestimmte medizinische Maßnahmen gewünscht oder nicht gewünscht sind.

Weitere Informationen hält die Internetseite des Bundesministeriums der Justiz bereit. Hier können Sie auch Broschüren zu diesem Thema herunterladen oder anfordern.

Umgang mit dem Notfall-Handbuch

Alle Maßnahmen und Hinweise eines Notfallplans sind schriftlich festzuhalten. Das Notfall-Handbuch kann dabei als roter Faden genutzt werden.

In der Onlineversion können Sie die einzelnen Seiten direkt im PDF ausfüllen und speichern. Wir empfehlen Ihnen, die Seiten auszudrucken und zusammen mit allen notwendigen dazugehörigen Unterlagen abzuheften. Alternativ können Sie im Notfall-Handbuch auch vermerken, wo sich die ergänzenden Unterlagen befinden.

Es ist sinnvoll, die Unterlagen laufend zu aktualisieren. Das gilt insbesondere für alle Adressen, Passwörter, Stellvertretungsregelungen, Vordrucke und Ähnliches.

Das Handbuch umfasst eine Vielzahl von Themen und ist daher recht umfangreich. Es eröffnet Ihnen damit die Möglichkeit, Ihr eigenes individuelles Notfall-Handbuch zusammenzustellen.

Nehmen Sie sich bitte die erforderliche Zeit für die Erstellung und Pflege des Notfall-Handbuchs. Sprechen Sie auch die einzelnen Positionen mit den verantwortlichen Mitarbeitenden und der Familie durch. Es ist wichtig, dass Ihre Vertrauenspersonen wissen, wo sich Ihr Notfall-Handbuch befindet. Da hier sensible Daten gebündelt sind, empfiehlt es sich, das Notfall-Handbuch an einem sicheren Ort zu verwahren.

Anmerkung: Diese Ausarbeitung, insbesondere die Checklisten, wurde mit größter Sorgfalt erstellt. Sie kann aber nicht abschließend sein, sondern muss stets der individuellen betrieblichen und privaten Situation angepasst werden. Wir bitten um Verständnis, dass wir keine Gewähr für die Richtigkeit und Vollständigkeit des Inhalts übernehmen können.